Sales Admin Manager

1. Chịu trách nhiệm điều hành và giám sát toàn bộ công việc của phòng Sales Service, bao gồm: Sales Admin và Quản lý tài sản. Responsible for operating and supervising the entire work of the Sales Service department, including: Sales Admin and Asset Management
1.1 Công việc Sales Admin/Sales Admin duties:
A, Mảng Hỗ trợ đội ngũ bán hàng/Sales support
• Tổ chức thực hiện & kiểm soát hoạt động dịch vụ Bán hàng của Công ty, trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp hỗ trợ bán hàng tại từng khu vực, tình thành và NPP, giúp khắc phục kịp thời tình trạng suy giảm hoặc nguy cơ không đạt kế hoạch bán hàng. Implement and monitor the Company's Sales service activities to provide solutions to support sales in each region, area, province and distributor, helping to promptly overcome risk of shortage of goods leading to failure of sales plan
• Nắm kế hoạch nhập khẩu, số liệu tồn kho/Kế hoạch doanh số để điều tiết hàng hóa cho từng Kênh/Vùng/Khu vực/Tỉnh cho phù hợp với nhu cầu bán hàng. Coordinate with Supply Chain Department for importation planning for each area/region, in line with the actual sale plan.
• Dựa trên chiến lược công ty và lịch sử bán hàng để hỗ trợ BTGĐ/Nhân sự xây dựng KPI phù hợp cho đội ngũ bán hàng. Based on corporate strategy and sales history to assist BOD to build KPI for sales team
• Tổ chức thực hiện & chịu trách nhiệm trong việc tính thưởng & các chương trình thi đua bán hàng của phòng Kinh Doanh. Organize the implementation & be responsible for the calculation of sales bonus and other rewards.
B, Chăm sóc khách hàng/ Customer Service
• Trực tiếp chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ: xử lý đơn hàng, lập đơn hàng, các thanh quyết toán liên quan đến bán hàng, kiểm tồn NPP, đổi, thu hồi hàng NPP, siêu thị ...Direct manage daily sales operation: Sales order, payment, stock at the distributors, product change, product recall at distributors, supermarkets...
• Tham gia xây dựng các hợp đồng thương mại cũng như xây dựng các quy trình bán hàng nội bộ, quy trình thanh quyết toán các chương trình hỗ trợ thương mại, bán hàng. Assist BODs to compose Commercial contracts, internal process/procedure
• Giám sát thực hiện theo dõi nội dung các chương trình khuyến mại và hỗ trợ bán hàng, tổng hợp chi phí khuyến mại theo yêu cầu. Kiểm tra và rà soát hoạt động trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt
Monitor promotion program execution following the monthly trade promotion plan, manage and consolidate promotion expenses and submit to Management team for approval
• Tiếp nhận vào giải đáp các thắc mắc của NPP, điểm lẻ liên quan đến: hàng kém chất lượng, thu hồi hàng, chính sách bán hàng... của Công ty trong thẩm quyền cho phép. Trong trường hợp vượt quá thẩm quyền cho phép báo cáo BTGĐ để có chỉ đạo giải quyết.Receive and respond inquiries of distributors, points of sales related to: bad quality product, recall product, selling policy... within the permissible authority. In case of exceeding the authority, permission to report to the Board of Management for guidance.
• Xây dựng các chính sách hỗ trợ cho hoạt động NPP nhằm đảm bảo mục tiêu phát triển hệ thống phân phối phù hợp với định hướng phát triển của Công ty. Develop policies to support distributor activities to ensure the development of distribution systems in accordance with company development orientation.
C, Mảng Phân tích số liệu/ Data Analysis
• Xây dựng hệ thống báo cáo theo dõi kiểm soát các hoạt động bán hàng (sales in, sales out, tồn kho, khuyến mại...). Develop a reporting system to track, control sales activities (sales in, sales out, inventory, ...)
• Quản trị dữ liệu khách hàng (Nhà phân phối, chuỗi kênh siêu thị & cửa hàng)/ Customer data management (Distributors, supermarket chains & stores)
• Giám sát việc thực hiện theo dõi chi phí và ngân sách Phòng Kinh Doanh. Kiểm soát và theo dõi hoạt động của tất cả các chi phí Phòng Kinh Doanh trước khi trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt./ Supervise the implementation of expense and budget tracking. Control and monitor the operational expenses before submitting for approval.
1.2 Công việc quản lý tài sản/ Assets management
• Quản lý & kiểm soát toàn bộ hệ thống tủ mát nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng để phục vụ việc bán hàng cũng như sửa chữa khi cần thiết. Manage all Coolers, Freezer for sales or maintenance purpose
• Xây dựng, triển khai quy trình sửa chữa - cấp mới - thu hồi - hủy tủ mát. Develop and implement the process of repairing - renewing - recalling - destroying refrigerators
• Xây dựng, triển khai hệ thống báo cáo quản lý tủ mát để có thể quản lý & sử dụng một cách hiệu quả, đồng thời có căn cứ để tư vấn cho ban TGĐ đưa ra các quyết định, chính sách liên quan đến tủ mát. Building and implementing reports of Coolers, Freezer management system to be able to manage and use it effectively, and advise the BOD to make decisions and policies related to Coolers, Freezers
• Hàng năm, cùng với Giám Đốc Kinh Doanh Toàn Quốc xây dựng kế hoạch mua mới - lắp đặt tủ mát theo tình hình thực tế & nhu cầu thị trường trình ban TGĐ phê duyệt. Support NSD to develop a plan to buy and install a new Coolers, Freezers according to the actual situation & market demand and submit it to the Board of Directors for approval.
2. Phối hợp các bộ phận liên quan để quản lý hệ thống DMS và sử dụng một cách hiệu quả trong việc quản lý bán hàng. Coordinate with relevant department to manage DMS system and use DMS system for sales management purpose effectively
3. Thực hiện các báo cáo định kỳ/đột xuất đảm bảo chính xác/phản ánh đầy đủ,kịp thời/đáp ứng về thời gian theo yêu cầu của Ban lãnh đạo. Prepare all reports on regular/irregular basis with high level of precision & detail according to BOD requirement