Sales Admin Staff (fmcg/ beverage)

Báo cáo cho: National Sales Manager
1. Hỗ trợ đội ngũ phòng Sales
- Hỗ trợ quản lý chung về các hoạt động của phòng Sales.
- Là cầu nối giữa khách hàng và công ty, tương tác giữa phòng kinh doanh và các phòng ban khác.
- Kiêm tra hợp đồng mua bán, thanh lý hợp đồng và theo dõi thanh toán khi đến hạn
- Tổng hợp và cập nhật Sales Forecast từng kênh bán hàng theo tưng tháng, quý, năm
- Tiếp nhận và trình ký hồ sơ, chuyển giao hồ sơ cho các phòng ban theo đúng phân quyền.
- Tìm nguyên nhân, đánh giá và thực hiện các thay đổi cần thiết theo yêu cầu trong quy trình kinh doanh.
- Nhận báo cáo doanh số hàng ngày theo từng kênh bán hàng, data, thông tin sản phẩm đang bán, date, số lượng hàng tồn,... từ S&OP của các kênh bán hàng, tổng hợp thông tin vào file theo dõi, gửi cho GĐKD.
- Theo dõi hàng mẫu gửi khách hàng, các vật dụng POSM.
- Chịu trách nhiệm về độ chính xác của số liệu lưu trữ.
2. Công việc hỗ trợ National Sales Manager
- Hỗ trợ GĐKD trong việc giám sát, đôn đốc các phòng, bộ phận liên quan trong việc triển khai các mục tiêu, kế hoạch kinh doanh đề ra.
- Thúc đẩy các công việc của Sales /S&OP và thực hiện các loại báo cáo khi được GĐKD yêu cầu.
- Tham gia cùng GĐKD các buổi họp của Sales team, ghi chú nội dung buổi họp các công việc cần thực hiện, hỗ trợ push thực hiện theo deadline.
- Đặt lịch họp nội bộ và thông báo đến cấp trên và các Phòng ban liên quan tham gia
- Chuẩn bị biên bản họp, báo cáo theo yêu cầu
3. Công việc admin
- Chuẩn bị, sắp xếp và theo dõi lịch trình làm việc của GĐKD.
- Chịu trách nhiệm quản lý hành chính, nội quy, kỷ luật của Phòng thuộc Khối Sales.
- Lưu trữ thông tin khách hàng (chính sách, hợp đồng, data, contact list, các loại giấy tờ, chứng từ...).
- Lưu trữ và quản lý các chứng từ của phòng Kinh doanh bao gồm: chính sách bán hàng, bảng giá, chương trình khuyến mãi...và cung cấp thông tin cho Sales team khi cần.
4. Công việc liên quan đến các phòng ban khác
- Phòng S&OP: Thúc đẩy S&OP các vấn đề về đơn hàng, hồ sơ, hợp đồng,... của phòng Sales
- Phòng HR&AD:
+ Thực hiện chấm công & kiểm tra doanh thu Sales dựa trên dữ liệu của phòng S&OP gửi đến phòng HR&AD
+ Tiếp nhận nhân viên mới của Phòng Sales
- ISO/SOP: Đề xuất các ý tưởng giúp cải tiến quy trình, hoạt động của phòng Kinh doanh.
- Kế toán: Kiểm tra các đề nghị thanh toán của Phòng Sales
- Các phòng ban khác: Tuên thủ Theo Quy định, Quy trình, Hướng dẫn đã ban hành từ Ban ISO/SOP
5. Khác
- Các công việc khác dưới sự phận công của Cấp Quản lý.