NHIỆM VỤ
Chúng tôi đang tìm kiếm Nhân viên Sales Admin & Tender Support có tinh thần trách nhiệm cao, chủ động và am hiểu lĩnh vực vật tư, thiết bị y tế để đồng hành cùng đội ngũ kinh doanh trong việc triển khai các hoạt động bán hàng, quản lý hồ sơ khách hàng và hỗ trợ công tác đấu thầu.
Vị trí này đóng vai trò là cầu nối giữa bộ phận Kinh doanh, Khách hàng, Nhà cung cấp và các phòng ban liên quan, đảm bảo quy trình bán hàng, đấu thầu và thực hiện hợp đồng được triển khai chính xác, hiệu quả và đúng tiến độ.
1. Hỗ trợ hoạt động kinh doanh & quản lý đơn hàng
• Hỗ trợ đội ngũ kinh doanh trong các hoạt động bán hàng hàng ngày.
• Tiếp nhận, kiểm tra và theo dõi yêu cầu báo giá từ khách hàng và
nhân viên kinh doanh.
• Soạn thảo báo giá, hợp đồng kinh tế, phụ lục hợp đồng, thư chào hàng, công văn và các tài liệu liên quan.
• Tiếp nhận, xử lý và theo dõi đơn hàng bán, đơn hàng ký gửi, đảm bảo tiến độ giao hàng và nghiệm thu.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan (Kho, Logistics, Kế toán, Kỹ thuật...) để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện đơn hàng.
2. Hỗ trợ công tác đấu thầu (Tender Support)
• Chuẩn bị, kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của từng dự án/gói thầu.
• Quản lý hồ sơ sản phẩm, hồ sơ năng lực công ty, tài liệu kỹ thuật, giấy phép, chứng nhận chất lượng và các hồ sơ pháp lý liên quan đến vật tư thiết bị y tế.
• Theo dõi tiến độ các gói thầu, phối hợp với bộ phận kinh doanh để đảm bảo hồ sơ được chuẩn bị đúng thời hạn.
• Cập nhật và
quản lý dữ liệu đấu thầu: danh mục sản phẩm, giá thầu, kết quả thầu, lịch sử tham dự thầu.
• Theo dõi cơ số thầu, số lượng hàng đã cung cấp/sử dụng và tồn kho theo từng dự án hoặc khách hàng.
• Hỗ trợ phân tích kết quả đấu thầu và đề xuất cải thiện cho các kế hoạch kinh doanh tiếp theo.
3. Quản lý dữ liệu & báo cáo kinh doanh
• Quản lý, lưu trữ và cập nhật hồ sơ khách hàng, hợp đồng, báo giá và hồ sơ dự án một cách khoa học.
• Tổng hợp và theo dõi doanh số bán hàng theo tuần, tháng, quý, năm.
• Theo dõi tình hình thực hiện doanh số so với kế hoạch theo khu vực, nhóm khách hàng và ngành hàng.
• Chuẩn bị các báo cáo kinh doanh, báo cáo quản trị theo yêu cầu của cấp quản lý.
• Phân tích dữ liệu bán hàng nhằm hỗ trợ đội ngũ kinh doanh đưa ra các quyết định phù hợp.
4. Các công việc khác
• Phối hợp với các phòng ban nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả.
• Chủ động đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình làm việc.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Quản lý trực tiếp.
1. Trình độ & kinh nghiệm
• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành: Kinh tế, Quản trị Kinh doanh, Thương mại, Dược,
Kỹ thuật y sinh hoặc các ngành liên quan.
• Có từ 1-3 năm kinh nghiệm ở vị trí Sales Admin, Sales Support, Tender Executive, Bid Coordinator hoặc các vị trí tương đương.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực vật tư tiêu hao, thiết bị y tế, dược phẩm hoặc ngành hàng liên quan đến bệnh viện.
• Có kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ đấu thầu, quản lý hợp đồng, làm việc với bệnh viện/cơ sở y tế là một lợi thế.
• Am hiểu quy trình đấu thầu trong lĩnh vực y tế là điểm cộng.
2. Kỹ năng & phẩm chất
• Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là Excel, Word và PowerPoint.
• Có khả năng quản lý hồ sơ, tổng hợp số liệu và lập báo cáo.
• Kỹ năng tổ chức công việc tốt, cẩn thận, tỉ mỉ và chú trọng tính chính xác.
• Có khả năng xử lý nhiều công việc cùng lúc và đảm bảo tiến độ trong môi trường áp lực cao.
• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp với nhiều phòng ban và khách hàng hiệu quả.
• Chủ động, trách nhiệm, cầu tiến và có tinh thần học hỏi.
• Trung thực, chuyên nghiệp và mong muốn gắn bó lâu dài.