Sales Admin

I. Nhiệm vụ chính:
Giữ vai trò hỗ trợ hoạt động cho Bộ phận kinh doanh toàn công ty cũng như chi nhánh miền Bắc miền Trung Tây Nguyên. Phối hợp liên phòng ban giữa các Khối phục vụ công việc hiệu quả.
II. Mô tả công việc:
1. Hỗ trợ hoạt động Kinh doanh
- Theo dõi, đôn đốc nhắc nhở nhân viên Kinh doanh thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra.
- Lập và quản lý các văn bản hành chính liên quan đến việc kinh doanh của công ty như: thư chào hàng, bản báo giá, hợp đồng, công văn, tài liệu...
- Quản lý hồ sơ khách hàng.
- Giúp khách hàng ký kết hợp đồng
- Thu thập phản hồi của khách hàng, xử lý vấn đề gặp phải, nếu vấn đề vượt qua quyền hạn của bản thân phải báo cáo lên cấp quản lý cao hơn để xin chỉ thị.
- Duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, nhắc nhở khách hàng gia hạn hợp đồng khi gần tới thời điểm hết hạn.
- Theo dõi công nợ, liên hệ trực tiếp khách hàng để thu hồi công nợ.
- Trình ký hồ sơ: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, công văn... cho 03 miền
- Hỗ trợ các hoạt động kinh doanh toàn công ty, hỗ trợ chính cho khối kinh doanh miền Bắc và miền Trung Tây Nguyên. Theo dõi, tổng hợp thông tin sản phẩm dịch vụ của công ty, tổng hợp thông tin khách hàng, theo dõi triển khai dự án, theo dõi công nợ đồng thời theo dõi, xử lý các tình huống phát sinh, báo cáo kịp thời đến các cấp lãnh đạo.
- Chuẩn bị, soạn thảo, xử lý các thông tin liên quan đến báo giá, công văn giấy tờ, hồ sơ, hợp đồng của bộ phận cũng như xử lý các văn bản giấy tờ của khách hàng gửi đến.
- Tiếp nhận các thông tin, cập nhật dữ liệu, tình hình hoạt động của bộ phận một cách chính xác và đầy đủ.
- Tổng hợp tình hình dự án, báo cáo doanh số bán hàng hàng tuần / hàng tháng / hàng quý / hàng năm cho người quản lý.
2. Công tác chăm sóc khách hàng
- Hỗ trợ các công tác hỗ trợ khách hàng, chăm sóc khách hàng. Tiếp nhận các khiếu nại khách hàng trong phạm vi các dự án bộ phận mình đang quản lý báo cáo quản lý cấp trên để đưa ra phương án giải quyết.
- Giải đáp thắc mắc và giải quyết yêu cầu của khách, đảm bảo khách luôn cảm thấy hài lòng với dịch vụ của công ty.
- Quản thông tin dự án, theo dõi, nhắc việc cho Kinh doanh và Kỹ thuật việc bảo trì, bảo dưỡng, bảo hành định kỳ (nếu có).
3. Tổng hợp Công nợ
- Tổng hợp thông tin công nợ theo từng dự án, từng bộ phận báo cáo lãnh đạo cấp trên
- Tiếp nhận/ tìm hiểu các thông tin liên quan đến công nợ từ khách hàng báo cáo, tham mưu và đề xuất cho lãnh đạo cấp trên cách giải quyết công nợ..
- Các công việc khác khi được giao.