Sales Admin

1. Các công việc liên quan đến Kinh doanh :
Work related to Sales:
• Kiểm soát các chi phí tiếp khách của các nhóm kinh doanh, bảo đảm rằng phù hợp với kinh phí của phòng
To control entertainment expenses of sales group, ensure they are reasonable compared to the budget of the department.
• Báo cáo doanh thu và inhand trong tháng của Khách sạn cho giám đốc kinh doanh, ghi kinh doanh minutes để gởi các cơ sở trong cuộc họp hàng ngày
To report monthly revenues and inhand of Hotel to Director of Sales & marketing, make sales minutes in daily meeting to send to all branches.
• Nhận các cuộc điện thoại/ email có nhu cầu đặt phòng và chuyển thông tin/ hoặc các yêu cầu đến nhân viên kinh doanh
To receive booking calls/ email and forward information/ requests to Sales staff.
• Hỗ trợ giám đốc kinh doanh có những thông tin chi tiết về các báo cáo doanh thu hàng tháng. Chi tiết về những Top account - số RN/Cancellation/ các đơn đặt hàng bị mất/ tổng số phòng miễn phí/ thông tin đối thủ.
To support Director of Sales and marketing in getting detailed information of monthly revenue reports, details of top accounts, RN numbers/ cancellation/ lost orders/ total numbers of free offers/ information of competitors.
• Báo cáo giao ban hàng tháng.
To report monthly briefings.
• Cập nhật các biểu mẫu báo cáo Kinh doanh: Kinh doanh Quarter report/ Phân tích thị phần/ so sánh đối thủ.
To update all Sales report forms: Quarter reports/ market share analysis/ comparison with competitors.
• Cung cấp Dự ước RN/ Doanh thu từng tháng
Provide Monthly RN/ Revenue estimates.
• Thống kê Doanh thu phòng
To reckon Revenue of rooms.
• Tổng hợp thống kê các Báo cáo nhân viên phòng Kinh doanh: Báo cáo Kinh doanh hằng ngày, Daily RN Pickup, kế hoạch Kinh doanh.
To summarize and reckon the reports of Sales staff: daily sales reports, daily RN pickup, business plan.
• Tập họp các khó khăn của kinh doanh (nếu có) để đưa ra trong cuộc họp buổi sáng
To sum up all difficulties of sales (if any) to raise up in the morning briefings.
• Nhắc nhở kinh doanh trong việc làm báo cáo hoặc thực hiện các công việc do giám đốc kinh doanh giao.
To remind sales staff in making reports or implement tasks assigned by Director of Sales.
• Đưa khách đi inspection trong trường hợp không có kinh doanh ở văn phòng
To take guests on inspection in case business staffs are not present in the office.
• Cập nhật và phổ biến các thông tin liên quan đến sản phẩm của khách sạn
To update and spread information related to products of property.
• Các công việc khác theo sự phân công của giám đốc kinh doanh.
Other tasks assigned by Director of Sales and marketing.
2. Các công việc hành chánh :
Administrative tasks:
• Trình ký
To submit for signature.
• Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp nội bộ Kinh doanh, Kinh doanh với Công ty, kinh doanh với Cơ sở
To prepare documentation for meetings of Sales department, Sales department with the Company, Sales department with branches.
• Soạn thảo văn bản gởi các bộ phận/ phòng ban liên quan theo chỉ đạo của Giám đốc Kinh doanh
To draft documents and send to relevant departments under Sales Director's appointment.
• Nhắc nhở giám đốc kinh doanh về những cuộc họp/ cuộc hẹn trong tuần theo lịch công tác
To remind Director of Sales about meetings/ appointments in the week upon business schedules.
• Các đề nghị về Văn Phòng Phẩm, Namecard, EMS các hợp đồng...
To take requests of Stationery, Name card, EMS contract...
• Đề nghị các trang thiết bị cần thiết : tủ, mực in, máy móc... phục vụ cho công việc kinh doanh
To require necessary equipment: drawer, printing ink, machinery... needed for sales activities.
• Đề nghị thanh toán
Payment requests.
• Lập file theo dõi hợp đồng, hồ sơ, các tờ trình, thông báo nội bộ, thông báo từ khách hàng...
To make follow-up file of contracts, documents, statements, internal announcements, announcements from guests...
• Quản lý thẻ Taxi và đối chiếu hóa đơn hàng tháng.
To control taxi cards and collate monthly invoices.
• Theo dõi việc sử dụng brochure, ấn phẩm kinh doanh, văn phòng phẩm để làm đề nghị kip thời
To keep track of the brochure uses, business publications, stationery to make timely requests.
• Theo dõi và có báo cáo về việc sử dụng các phiếu giảm giá, miễn phí của phòng kinh doanh đề xuất.
To follow up and report on the uses of discount or free vouchers in sales & marketing department.
• Chuyển và lấy tất cả các văn bản, giấy tờ liên quan đến Kinh doanh tại khách sạn chuyển lên.
To deliver and take all documents, statements relevant to Sales at resort delivering.
• Chấm công và theo dõi phép của phòng kinh doanh
To record and follow up days off of Sales Department.
• Bảo quản tất cả các vật dụng của phòng Kinh doanh
To preserve all facilities of Sales Department.
3. Công việc chung :
General tasks:
• Kết nối thông tin giữa phòng Kinh doanh và các phòng ban liên quan/ các chi nhánh để bảo đảm rằng các mục tiêu chung của phòng kinh doanh phải thực hiện đúng
To link information between Sales Department and other relevant departments/ branches to ensure all general objectives of Sales Department are implemented properly.
• Nhắc nhở các nhân viên kinh doanh về trang phục, đồng phục theo đúng nội quy của Công ty
To remind all sales staff about clothes, uniforms subject to regulations of the Company.
• Thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt trong công việc giữa nội bộ phòng kinh doanh và các bộ phận khác.
To set up and maintain good business relationships among Sales department and others.
• Bảo đảm các công việc được giao bởi giám đốc kinh doanh phải đúng thời hạn.
To ensure all tasks assigned by Director of Sales are in accordance with deadlines.
• Hợp tác một cách nhiệt tình nhất trong việc giám sát các công việc để bảo đảm công việc hiệu quả nhất.
To enthusiastically cooperate in supervising tasks to ensure the best efficiency of work.
• Thể hiện tính chuyên nghiệp, kỷ luật, gương mẫu trong công việc
To demonstrate the professionalism, discipline, exemplarity in work.
• Tính chuyên nghiệp khi đại diện phòng Kinh doanh gặp khách hàng
To be a professional representative of Sales Department to meet guests.
• Khả năng giao tiếp Anh/Việt tốt.
Good English - Vietnamese communication skills.
Sẵn sàng làm ngoài giờ nếu có yêu cầu từ giám đốc kinh doanh
Willing to work overtime if required by Director of Sales.