Sales Support / Sales Admin

Mô tả Công việc
Chào giá và đấu thầu:
Nhận hồ sơ thầu/yêu cầu chào giá dự toán từ Bộ phận Kinh doanh hoặc Trưởng Phòng.
Tìm kiếm nhà cung cấp (NCC) và hỏi giá từ nhà sản xuất/đại diện/trading để làm rõ các thông tin liên quan đến gói thầu/yêu cầu chào giá.
Phân tích đơn hàng, lập phương án (PA) tính giá thành sản phẩm và giá bán (DDU, DDP) trình KSBH duyệt.
Thực hiện các báo giá, chào hàng, chào thầu theo PA đã được duyệt và theo form mẫu quy định.
Chuẩn bị hồ sơ chào hàng/chào thầu theo PA đã được duyệt, chuẩn bị hồ sơ giấy tờ liên quan theo yêu cầu của hồ sơ dự thầu (HSDT) và nộp đúng hạn.
Làm rõ HSDT với NCC khi nhận được yêu cầu từ bên mời thầu/khách hàng.
Thực hiện hợp đồng:
Kiểm tra phạm vi cung cấp và thống nhất các điều khoản trong hợp đồng nháp với KSBH trước khi trình lãnh đạo ký duyệt hợp đồng.
Phối hợp với kế toán mở các loại bảo lãnh theo yêu cầu của hợp đồng.
Quản lý và theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, tiến độ thanh toán của từng hợp đồng và chuẩn bị các chứng từ liên quan cho từng mốc thanh toán.
Tổ chức quản lý, lưu trữ và chịu trách nhiệm bảo quản tốt hồ sơ tài liệu liên quan đến công tác của phòng theo quy định hiện hành.
Mua hàng và theo dõi đơn hàng:
Lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng và lưu trữ thông tin về nhà cung cấp theo quy định của công ty.
Theo dõi thường xuyên và đánh giá hoạt động của nhà cung cấp.
Xác định các yêu cầu mua hàng về số lượng, chủng loại, kích thước hay các thông số kỹ thuật cần thiết để lên hợp đồng.
Đàm phán với nhà cung cấp để đạt giá tốt, giảm chi phí đầu vào và tăng lợi nhuận.
Soạn thảo hợp đồng mua hàng theo mẫu của phòng.
Lập kế hoạch thanh toán theo tuần để chuẩn bị ngân sách cho việc mua hàng.
Theo dõi và cập nhật kịp thời tiến độ với các nhà cung cấp để đảm bảo giao hàng đúng thời hạn.
Kiểm tra hàng hóa và chứng từ khi nhận hàng, chụp hình hàng hóa và lưu trữ theo đúng quy định.
Báo cáo các phát sinh nếu có và đề xuất hướng giải quyết liên quan giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc.
Thực hiện các yêu cầu khác theo sự phân công của cấp trên.
Nhận hồ sơ thầu/yêu cầu chào giá dự toán từ Bộ phận Kinh doanh hoặc Trưởng Phòng.
Tìm kiếm nhà cung cấp (NCC) và hỏi giá từ nhà sản xuất/đại diện/trading để làm rõ các thông tin liên quan đến gói thầu/yêu cầu chào giá.
Phân tích đơn hàng, lập phương án (PA) tính giá thành sản phẩm và giá bán (DDU, DDP) trình KSBH duyệt.
Thực hiện các báo giá, chào hàng, chào thầu theo PA đã được duyệt và theo form mẫu quy định.
Chuẩn bị hồ sơ chào hàng/chào thầu theo PA đã được duyệt, chuẩn bị hồ sơ giấy tờ liên quan theo yêu cầu của hồ sơ dự thầu (HSDT) và nộp đúng hạn.
Làm rõ HSDT với NCC khi nhận được yêu cầu từ bên mời thầu/khách hàng.
Kiểm tra phạm vi cung cấp và thống nhất các điều khoản trong hợp đồng nháp với KSBH trước khi trình lãnh đạo ký duyệt hợp đồng.
Phối hợp với kế toán mở các loại bảo lãnh theo yêu cầu của hợp đồng.
Quản lý và theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, tiến độ thanh toán của từng hợp đồng và chuẩn bị các chứng từ liên quan cho từng mốc thanh toán.
Tổ chức quản lý, lưu trữ và chịu trách nhiệm bảo quản tốt hồ sơ tài liệu liên quan đến công tác của phòng theo quy định hiện hành.
Lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng và lưu trữ thông tin về nhà cung cấp theo quy định của công ty.
Theo dõi thường xuyên và đánh giá hoạt động của nhà cung cấp.
Xác định các yêu cầu mua hàng về số lượng, chủng loại, kích thước hay các thông số kỹ thuật cần thiết để lên hợp đồng.
Đàm phán với nhà cung cấp để đạt giá tốt, giảm chi phí đầu vào và tăng lợi nhuận.
Soạn thảo hợp đồng mua hàng theo mẫu của phòng.
Lập kế hoạch thanh toán theo tuần để chuẩn bị ngân sách cho việc mua hàng.
Theo dõi và cập nhật kịp thời tiến độ với các nhà cung cấp để đảm bảo giao hàng đúng thời hạn.
Kiểm tra hàng hóa và chứng từ khi nhận hàng, chụp hình hàng hóa và lưu trữ theo đúng quy định.
Báo cáo các phát sinh nếu có và đề xuất hướng giải quyết liên quan giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc.
Thực hiện các yêu cầu khác theo sự phân công của cấp trên.