Mô tả Công việc
MỤC ĐÍCH CHÍNH (MAIN PURPOSE)
Với vai trò
Nhân Viên Điều Phối Mua Hàng, bạn sẽ chịu trách nhiệm điều phối và quản lý quy trình đặt hàng nhằm đảm bảo các vật tư, hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết được cung cấp đúng thời gian, đúng số lượng và đúng yêu cầu cho hoạt động vận hành của công ty.
Vị trí này yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ với các bộ phận nội bộ và nhà cung cấp để đảm bảo quy trình đặt hàng được thực hiện hiệu quả, chính xác và tối ưu chi phí.
NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH (KEY DUTIES AND RESPONSIBILITIES)
• Tiếp nhận và xử lý yêu cầu đặt hàng từ các bộ phận nội bộ.
• Thực hiện đặt hàng với nhà cung cấp, đảm bảo thông tin đơn hàng chính xác và đầy đủ.
• Theo dõi và cập nhật tình trạng đơn hàng, tiến độ
giao hàng và kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan như Operations, Finance và các bộ phận nội bộ khác để đảm bảo nhu cầu đặt hàng được đáp ứng kịp thời.
• Duy trì và cập nhật hồ sơ, dữ liệu và báo cáo liên quan đến đơn hàng để phục vụ công tác quản lý và kiểm soát.
• Hỗ trợ cải tiến quy trình đặt hàng nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và tối ưu chi phí.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp nhằm đảm bảo nguồn cung ổn định và chất lượng dịch vụ.
---
I. MAIN PURPOSE:
As an Ordering Coordinator, you will play a key role in managing and coordinating the ordering process to ensure timely procurement of materials, products, and services required for daily operations. This position involves close collaboration with internal teams, suppliers, and stakeholders to ensure accurate order processing, cost efficiency, and smooth delivery while maintaining high standards of organization and communication.
II. KEY DUTIES AND RESPONSIBILITIES
• Coordinate and manage the end-to-end ordering process, including receiving requests, placing orders, and tracking deliveries.
• Liaise with suppliers and vendors to ensure timely order confirmation, delivery schedules, and product availability.
• Work closely with Operations, Accounting, and other internal teams to verify order requirements and ensure alignment with operational needs.
• Monitor and follow up on order status, delivery timelines, and potential delays, ensuring timely resolution of any issues.
• Maintain accurate ordering records, documentation, and reports for internal tracking and auditing purposes.
• Support the team in optimizing ordering processes to improve efficiency, cost control, and service quality.
• Assist in maintaining good relationships with suppliers and partners to ensure reliable service and supply continuity.
Yêu Cầu Công Việc
YÊU CẦU CÔNG VIỆC (JOB REQUIREMENTS)
- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Chuỗi cung ứng, Logistics hoặc các ngành liên quan.
- Có ít nhất 1-3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực điều phối đơn hàng, mua hàng, logistics hoặc các vị trí liên quan.
- Kỹ năng tổ chức, điều phối công việc và quản lý thời gian tốt.
- Có khả năng xử lý nhiều công việc cùng lúc và làm việc dưới áp lực thời hạn.
- Kỹ năng giao tiếp và phối hợp với các bộ phận nội bộ cũng như nhà cung cấp.
- Thành thạo Microsoft Office (đặc biệt là Excel); kinh nghiệm sử dụng hệ thống ERP là một lợi thế.
- Có khả năng giao tiếp
tiếng Anh cơ bản là một lợi thế.
---
• Bachelor's degree in Business Administration, Supply Chain Management, Logistics, or related fields.
• At least 1-3 years of experience in ordering coordination, procurement, logistics, or related roles.
• Strong organizational and coordination skills with attention to detail.
• Ability to manage multiple tasks and work under tight deadlines.
• Good communication skills with the ability to work effectively with internal teams and external suppliers.
• Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, Outlook); experience with ERP systems is an advantage.
• Good command of English is a plus.