Secretary/Admin

Mô tả Công việc
Báo cáo cho: International Business Manager
1. Công tác thư ký của Trưởng Phòng (International Business Manager & Head of E-Commerce)
- Hỗ trợ & sắp xếp công việc
+ Ghi chú các thông tin công việc hàng ngày
+ Sắp xếp lịch làm việc, lên lịch hẹn và tổ chúc các cuộc họp nội bộ phòng
+ Reminder các việc Pending, ghi chú lịch làm việc hàng ngày
+ Đôn đốc & hỗ trợ các công việc của nội bộ phòng thực hiện đúng timeline
- Hồ sơ, tài liệu & thông tin
+ Chuẩn bị tài liệu, báo cáo và biên bản cuộc họp
+ Soạn thảo văn bản, tài liệu, công văn & chuẩn bị các tài liệu của Trưởng phòng yêu cầu
+ Quản lý thông tin, tài liệu của Trưởng phòng
- Tiếp khách
+ Đón tiếp khách và sắp xếp lịch họp với đối tác
- Trao đổi với các phòng ban
+ Giao tiếp và làm việc hiệu quả với nội bộ phòng
+ Đảm bảo việc trao đổi thông tin được chính xác trong nội bộ
- Thanh toán
+ Làm thu tục thanh toán công tác phí, chi phí tiếp khách hoặc các chi phí khác theo yêu cầu của Trưởng phòng.
2. Báo cáo
- Thực hiện tìm kiếm & phân tích dữ liệu theo yêu cầu của Trưởng phòng
- Tổng hợp các dữ kiện của phòng & Khách hàng
- Tổng hợp các kế hoạch kinh doanh của các dự án và theo sát tiến độ để cập nhật kết quả báo cáo với Quản lý.
3. Phiên dịch/Dịch thuật
- Đảm nhận công việc thư ký kiêm biên-phiên dịch khi có yêu cầu
4. Khác
- Hỗ trợ thực hiện các công việc của Phòng khi có phát sinh xảy ra (E-commerce/Opreations & International Business)
- Hiểu rõ nghiệp vụ của các vị trí trong phòng