Nhiệm vụ chính
Hỗ trợ các team dự án từ giai đoạn lập kế hoạch đến triển khai và kết thúc dự án, thông qua những công việc paper works, documentation, logistic, procurement.
Phạm vi công việc
Documentation & paper works (Administration)
- Soạn thảo, thực hiện các thủ tục giấy tờ, tài liệu liên quan đến dự án, nhằm giúp cho dự án được triển khai một cách thuận lợi và nhanh chóng nhất. Trong đó gồm: soạn thảo hợp đồng mua bán với khách hàng, nhà cung cấp, đối tác, dịch vụ thuê ngoài.
- Quản lý, lưu trữ và tổng hợp chứng từ, tài liệu, sổ sách liên quan đến dự án.
- Tìm kiếm, đánh giá và xây dựng cơ sở dữ liệu nhà cung cấp tốt nhất để luôn sẵn sàng đáp ứng nhanh chóng và chính xác cho các yêu cầu của dự án.
- Phối hợp với Operation và Account trong các dự án để nắm bắt yêu cầu, chọn lựa và đưa ra các nguồn cung ứng với chất lượng tốt, chi phí tối ưu, tạo ra lợi thế cạnh tranh trong quá trình đấu thầu.
- Theo dõi, kiểm tra để đảm bảo các dịch vụ được cung cấp đúng tiến độ và chất lượng yêu cầu của dự án và tiêu chuẩn của công ty.
- Chủ động trong việc xây dựng các mối quan hệ tốt với các nguồn cung ứng, đưa ra những chiến lược hợp tác mang tính linh hoạt, lâu dài, cân bằng lợi ích giữa 2 bên.
Logistic
- Đảm bảo các công tác hậu cần hỗ trợ cho dự án tại field, nhằm giúp cho dự án được diễn ra thuận lợi và đúng kế hoạch.
Accounting
- Phối hợp với Account phụ trách dự án, theo dõi và quản lý mọi chi phí vận hành của dự án...đảm bảo dự án được triển khai với chi phí vận hành hiệu quả nhất.
- Hỗ trợ Account trong việc quản lý và thu hồi công nợ, nhằm đảm bảo công nợ được thu hồi đúng hạn.
- Hỗ trợ thủ tục thanh lý và quyết toán hợp đồng của dự án.
- Tổng hợp chứng từ thu chi theo từng dự án.
- Chịu trách nhiệm trong việc thực hiện các thủ tục và thanh toán đối với các nguồn cung ứng.