• Hỗ trợ
Trưởng bộ phận Tiền sảnh trong việc quản lý và phát triển những hoạt động của bộ phận Tiền sảnh và bộ phận An Ninh.
• Bố trí, phân công các ca làm việc hàng tuần của nhân viên dưới quyền, điều động nhân viên theo yêu cầu công việc, theo dõi chấm công hàng ngày và bảo đảm đủ nhân sự đáp ứng nhu cầu công việc.
• Đại diện và điều hành bộ phận Lễ tân khi Trưởng bộ phận Tiền sảnh vắng mặt.
• Giải quyết các yêu cầu và khiếu nại của khách hàng lịch sự và hiệu quả, đảm bảo các vấn đề được giải quyết một cách thỏa đáng.
• Đảm bảo các nhân viên bộ phận Tiền sảnh luôn cung cấp tiêu chuẩn thương hiệu và những dịch vụ khách hàng tốt nhất.
• Thường xuyên kiểm tra xem khách hàng có được cung cấp những dịch vụ tốt nhất trong quá trình nhận phòng và trả phòng.
• Dành thời gian tại khu vực Tiền sảnh trong mùa cao điểm nhằm đảm bảo khu vực được quản lý tốt và cung cấp tiêu chuẩn thương hiệu.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng.
• Hỗ trợ Quản lý Tiền sảnh trong việc tối ưu hóa năng suất làm việc của nhân viên thông qua việc sử dụng nhiều kỹ năng khác nhau, nhiều nhiệm vụ khác nhau và lịch làm việc linh động để đáp ứng mục tiêu kinh doanh tài chính.
• Đảm bảo bộ phận Tiền sảnh được hoạt động với chính sách tiết kiệm tối đa đồng thời mang lại cho khách hàng sản phẩm theo tiêu chuẩn thương hiệu.
• Đẩy mạnh doanh thu và việc kinh doanh thông qua việc quản lý phòng thích hợp, kinh doanh phòng hạng cao hơn và sự chủ động quản lý kiểm kê, sự kết hợp chặt chẽ giữa trưởng phòng và nhân viên bộ phận Tiền sảnh.
• Đảm bảo tất cả quy định, điều lệ, quy chế có liên quan đến sự lưu trữ tình hình tài chính, chuyển giao tiền tệ và giấy phép kinh doanh phải gắn liền chặt chẽ với nhau, bao gồm cả những báo cáo định kỳ chính xác về tình hình tài chính.
• Làm việc thông qua các Trưởng bộ phận khác để có những hành động điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.
• Tiến hành kiểm tra thường xuyên và kỹ lưỡng phòng khách và những khu vực khách lui tới cùng với Quản lý bộ phận Buồng phòng.
• Quản lý chặt chẽ tất cả chìa khóa phòng của khách theo đúng quy trình của khách sạn.
• Hỗ trợ đảm bảo an toàn chỗ ở cho khách khi khách sạn ở trạng thái quá tải.
• Bảo đảm mỗi ngày các phòng dành cho khách V.I.P, những phòng có yêu cầu đặc biệt và những phòng dành cho khách ở dài hạn được sắp xếp trước và phải thông báo với bộ phận Buồng phòng để chuẩn bị đón khách một cách chu đáo.
• Đảm bảo tất cả các chi tiết về khách hàng được ghi lại một cách chính xác theo như những nguyên tắc của khách sạn.
• Phụ trách việc chuẩn bị kế hoạch kinh doanh hàng năm (nếu có).
• Thi hành, thể hiện và phát huy các giá trị cốt lõi và văn hóa thương hiệu của The MYST.
Nhân sự:
• Giám sát giờ giấc và hiện diện của nhân viên Tiền sảnh, đảm bảo nhân viên mặc đúng đồng phục và duy trì diện mạo cũng như vệ sinh cá nhân ở mức độ cao, theo đúng tiêu chuẩn diện mạo của bộ phận.
• Phát triển các kĩ năng và hiệu quả công việc của nhân viên Tiền sảnh thông qua quá trình đào tạo, huấn luyện và định hướng.
• Chuẩn bị và công bố công việc hàng tuần, đảm bảo phản ánh được nhu cầu kinh doanh và những chỉ số hoạt động quan trọng khác.
• Thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm khác khi được phân công.