- Soạn thảo & quản lý hợp đồng: Soạn hợp đồng kinh tế, phụ lục; trình ký, theo dõi tình trạng ký kết; lưu trữ hồ sơ.
- Tiếp nhận & xử lý đơn hàng: Nhận PO/đơn hàng từ bộ phận Sale; kiểm tra tính hợp lệ; nhập lên hệ thống ERP; theo dõi tiến độ từ tiếp nhận đến hoàn tất.
- Cập nhật thay đổi đơn hàng: Tiếp nhận yêu cầu điều chỉnh (giá, số lượng, thời gian giao hàng); phối hợp các bộ phận liên quan xử lý.
- Phối hợp sản xuất/kho: Gửi thông tin đơn hàng cho sản xuất/kho; theo dõi tiến độ thực hiện.
- Phối hợp logistics: Làm việc với bộ phận
giao nhận về lịch giao hàng, phương thức vận chuyển.
- Phối hợp kế toán: Chuyển thông tin đơn hàng, hóa đơn, công nợ cho kế toán theo quy định.
-
Quản lý dữ liệu & khách hàng: Cập nhật thông tin khách hàng, hợp đồng, lịch sử giao dịch; tổng hợp dữ liệu đơn hàng, doanh số theo khách hàng, sản phẩm, thị trường.
- Theo dõi giao hàng & chứng từ: Theo dõi tiến độ giao hàng; phối hợp bộ phận chứng từ làm Invoice, Packing List, Bill, CO, HC...; gửi chứng từ cho khách qua email.
- Báo cáo: Lập báo cáo doanh số, đơn hàng định kỳ (ngày/tuần/tháng); cung cấp số liệu đột xuất theo yêu cầu của Trưởng bộ phận/Ban Giám đốc.
- Xử lý phản hồi khách hàng: Tiếp nhận khiếu nại, phản hồi; chuyển bộ phận liên quan; theo dõi tiến độ xử lý và cập nhật kết quả cho khách hàng/Sale.