Thủ KhoCông ty cổ phần ASIA PACIFIC

1. Công việc Kiểm soát nhập, xuất kho:
- Chuẩn bị, sắp xếp và đóng gói vật tư, hàng hóa cần xuất theo đúng quy trình.
- Chuẩn bị mặt bằng, vị trí lưu trữ vật tư, hàng hóa cần nhập theo đúng quy trình.
- Tiếp nhận các chứng từ xuất nhập kho, lưu hoặc luân chuyển cho các phòng ban, bộ
phận, nhà cung cấp liên quan theo đúng chuyên môn nghiệp vụ và quy trình, quy định
của công ty.
- Kiểm tra tính hợp lệ của các hóa đơn, chứng từ liên quan trước khi thực hiện các
nghiệp vụ Nhập/ Xuất kho theo đúng quy trình nghiệp vụ và quy định của công ty.
- Chuẩn bị, sắp xếp, kiểm đếm sẵn vật tư, hàng hóa cần xuất kho và để riêng biệt
theo khu vực tại vị trí xuất kho theo đúng quy trình nghiệp vụ và quy định của
công ty ngay khi có chỉ thị của người có thẩm quyền
- Kiểm soát, số lượng, chất lượng đồng thời hướng dẫn, giám sát Nhà cung cấp
sắp xếp vật tư, hàng hóa vào đúng vị trí lưu trữ và các thủ tục hành chính theo
đúng quy trình nghiệp vụ và quy định của công ty.
- Kiểm soát, số lượng, chất lượng vật tư hàng hóa đồng thời thực hiện và hướng
dẫn, giám sát việc sắp xếp vật tư, hàng hóa lên Phương tiện vận chuyển và các thủ
tục hành chính theo đúng quy trình nghiệp vụ và quy định của công ty.
- Trực tiếp lập phiếu nhập, phiếu xuất kho thành phẩm, hàng hóa, vật tư, nguyên liệu
theo đúng quy trình nghiệp vụ và quy định của công ty.
- Lập biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu vật tư hàng hóa nhập xuất kho theo
đúng quy trình nghiệp vụ và quy định của công ty.
- Theo dõi, phản ánh, hạch toán đầy đủ, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ nhập, xuất
kho: nguyên liệu, vật tư, hàng hóa, thành phẩm tại Nhà máy.
- Phối kết hợp với các phòng ban, bộ phận liên quan cùng với bên bên giao, bên nhận.
tiến hành kiểm tra, xác nhận số lượng, tiêu chuẩn, chất lượng trước khi cho xuất, nhập
hàng hóa, vật tư, nguyên liệu .
- Xác nhận chất lượng, kết quả kiểm đếm và thực hiện việc giao nhận, luân chuyển
hóa đơn, chứng từ và ghi chép sổ sách theo đúng quy trình nghiệp vụ.
- Giải quyết các vấn đề sai sót về chất lượng và số lượng trong quá trình mua hàng
với nhà cung cấp (nếu có)
- Thường xuyên: kiểm tra việc ghi chép thẻ kho, hàng hóa vật tư trong kho được sắp
xếp hợp lý chưa, kiểm tra công tác nhập, xuất kho có tuân thủ các qui định và quy
trình nghiệp vụ và quy định của công ty hay không,
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác, sự an toàn, nguyên vẹn cho toàn bộ vật tư,
nguyên liệu, thành phẩm trong kho.
- Chịu trách nhiệm đảm bảo vấn đề kho bãi cho kế hoạch nhập hàng của Công ty
- Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối
thiểu.
- Thiết lập và thực hiện đúng các quy trình liên quan đến việc quản lý, kiểm soát hàng
hóa xuất, nhập theo đúng trình nghiệp vụ và quy định của công ty.
- Thực hiện việc kiểm kê toàn bộ vật tư, nguyên liệu, thành phẩm hàng hóa, TSCĐ,
CCDC theo kế hoạch định kỳ hoặc đột xuất (tối thiểu mỗi tháng một lần) tại tất cả các
kho của Nhà máy.
2. Công việc Kiểm soát tồn kho:
-Thường xuyên theo dõi lượng nhập, xuất, tồn vật tư, nguyên liệu, thành phẩm, hàng
hóa ở tất cả các khâu, các bộ phận trong hệ thống kịp thời báo cáo, đề xuất, lập kế
hoạch thu mua, sản xuất, dự trữ trong kho luôn đảm bảo mức tối thiểu và tối đa theo
quy định.
- Thường xuyên cập nhật và theo dõi số lượng thành phẩm, hàng hóa, vật tư, nguyên
liệu tồn kho tối thiểu hàng ngày và luôn đảm bảo tất cả các loại thành phẩm, hàng
hóa, vật tư, nguyên liệu phải có số lượng tồn kho tối thiểu đầy đủ, chính xác để đáp
ứng cho nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng quy định.
- Trường hợp số lượng thành phẩm, hàng hóa, vật tư, nguyên liệu xuất/nhập biến
động hoặc có sự thay đổi so với định mức đã dự kiến thì phải báo cáo với Giám đốc
nhà máy để đề xuất Ban Giám Đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp
với nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của ty .
- Thường xuyên cập nhật và theo dõi số lượng thành phẩm, hàng hóa, vật tư, nguyên
liệu tồn kho tối thiểu hàng ngày.
- Lập Đề xuất hoặc mua hàng hóa, vật tư, nguyên liệu trình các phòng ban, bộ phận có
thẩm quyền phê duyệt ngay khi thành phẩm, hàng hóa, vật tư, nguyên liệu có số
lượng tồn kho ở mức tối thiểu theo quy định.
- Theo dõi tiến độ và nhắc nhở, đôn đốc việc sản xuất thành phẩm và nhập hàng hóa,
vật tư, nguyên liệu với các phòng ban, bộ phận, nhà cung cấp liên quan.
3. Công việc Sắp xếp và Quản lý kho
- Trực tiếp quản lý và hướng dẫn, phân công công việc hàng ngày cho Phụ kho.
- Đôn đốc, kiểm tra, giám sát, đào tạo Phụ kho về việc thực hiện, tuân thủ chuyên
môn nghiệp vụ và quy trình nghiệp vụ theo quy định của công ty.
- Phối kết hợp với Phụ kho tổ chức công tác sắp đặt kho, bảo quản, phân loại nguyên
vật liệu hàng hóa theo tiêu chí: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy.
- Phối hợp với Phòng kế toán và Nhà máy xây dựng quy trình quản lý Kho.
- Mở sổ theo dõi và xác nhận số liệu Nhập xuất kho cho Phòng kế toán
- Mở sổ theo dõi và xác nhận số liệu giao nhận hàng của nhân viên giao hàng, nhà
cung cấp dịch vụ vận chuyển và Kho vận.
- Mở sổ theo dõi TSCĐ, CCDC và khấu hao TSCĐ.
- Lập sơ đồ kho, trực tiếp bố trí, chuẩn bị vị trí nhập xuất kho trước khi tiến hành
nhập kho thành phẩm và nhập hàng hóa, vật tư, nguyên liệu.
- Giám sát và yêu cầu phòng ban, bộ phận, nhà cung cấp liên quan sắp xếp thành
phẩm, hàng hóa, vật tư, nguyên liệu trong kho đúng vị trí sơ đồ kho hoặc vị trí đã
được bố trí chỉ định đảm bảo các tiêu chí: khoa học, hiệu quả, không phải xếp đi xếp
lại nhiều lần, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm đếm, dễ xuất nhập và không bị: bẩn, ám mùi lạ,
ẩm, mốc, ướt, rơi, đổ, vỡ và bị biến dạng so với tiêu chuẩn của thành phẩm, hàng hóa,
vật tư, nguyên liệu.
4. Công việc Điều phối giao hàng:
- Thông báo thông tin Đơn hàng, Hợp đồng (liên quan) cần giao cho người trực
tiếp giao hàng hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển (NGH) để bố trí người và
phương tiện giao hàng đảm bảo theo đúng thời hạn mà đã cam kết với khách hàng.
- Kiểm soát và kiểm tra chất lượng, tiến độ giao hàng của nhân viên giao hàng và
nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển của từng Đơn hàng, Hợp đồng phát sinh cho đến
khi kết thúc.
- Chịu trách nhiệm tổ chức, sắp xếp, điều hành, điều phối nhân lực và Phương tiện
giao hàng luôn đảm bảo đúng kế hoạch, tiến độ và đạt hiệu quả cao nhất.
- Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm soát và cập nhật mọi tiến trình, diễn biến, tiến
độ và kết quả giao nhận hàng của nhân viên giao hàng, nhà cung cấp dịch vụ vận
chuyển đảm bảo công việc giao nhận luôn được thực hiện theo đúng Quy trình
nghiệp vụ và quy định của công ty.
- Chịu trách nhiệm giải quyết các sự cố trong quá trình giao hàng, nhận hàng.
- Giám sát, kiểm tra, đối chiếu, xác nhận công việc với nhà cung cấp dịch vụ đối
với các dịch vụ có liên quan.
5. Công việc phối kết hợp
- Thường xuyên cập nhật, theo dõi các thông tin liên quan đến công việc thuộc
trách nhiệm của mình báo cáo, đề xuất cho Cấp trên quản lý trực tiếp hoặc người
có thẩm quyền khi có yêu cầu.
- Tổ chức và phối kết hợp với Kế toán chuyên trách và Nhà máy cùng các bộ phận có
thẩm quyền (liên quan) kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất: TSCĐ, CCDC, nguyên liệu,
vật tư, hàng hóa, thành phẩm giữa tồn kho thực tế so với sổ sách.
- Phối hợp với Kế toán chuyên trách tính định mức nguyên liệu, vật tư, nhân công,
khấu hao tài sản ...
- Phối hợp với Kế toán chuyên trách tính giá thành sản xuất , giá vốn hàng tồn kho,
hàng nhập khẩu.
- Thực hiện chế độ lập kế hoạch và báo cáo công việc định kỳ với Cấp trên quản lý
trực tiếp hoặc người có thẩm quyền khi có yêu cầu.
- Phối hợp với các bộ phận khác trong Công ty để phát huy hiệu quả công việc;
- Những công việc khác theo nhu cầu kinh doanh của Công ty và Cấp trên quản lý
trực tiếp hoặc người có thẩm quyền khi có yêu cầu.