Thư Ký Ban Giám Đốc

Mô tả Công việc
Cập nhập phản ánh chất lượng dịch vụ từ khách hàng. Từ đó, kết nối với các bộ phận liên quan đưa ra giải pháp cải thiện, theo dõi tiến độ và đốc thúc các bộ phận thực hiện theo cam kết.
Theo dõi và lập báo cáo chất lượng chuyến chạy theo ngày/ tháng/ quý/ năm. Làm việc với khách hàng để xác nhận lại thông tin và có phương án cải thiện đối với các lỗi thường gặp phải. Kết nối nội bộ để đảm bảo kết quả đạt được theo kế hoạch đề ra của các bộ phận vào đầu tháng, quý, năm.
Xây dựng quy trình cho các đầu việc phụ trách trực tiếp, đề xuất quy trình đối với các đầu việc của các bộ phận có liên quan.
Căn cứ vào quy trình quản lý lái xe nhà và quản lý thầu phụ. Ra chế tài theo ngày đối với thầu thụ thanh toán ngay và ra chế tài theo tháng đối với thầu phụ công nợ, lái xe nhà. Bàn giao và theo dõi kết quả truy thu chế tài. Báo cáo định kỳ theo yêu cầu.
Đánh giá chất lượng dịch vụ định kỳ với các nhà cung cấp dịch vụ cho Công ty. Từ đó, chủ động đề xuất mức giá và phương thức làm việc với các nhà cung cấp (Bảo hiểm xe, lắp đặt thiết bị theo xe, đóng thùng xe...).
Cập nhập tình trạng các sự vụ (tai nạn & hàng hoá). Kết nối cùng các bộ phận liên quan (Bảo hiểm, gara sửa chữa và nội bộ) để giải quyết sự vụ. Đề xuất chế tài sự vụ. Báo cáo định kỳ theo yêu cầu.
Tiếp nhận thông tin mua xe mới từ BGĐ. Lên PA và đề xuất giá. Tiến hành ký hợp đồng, theo dõi tiến độ xe về và cập nhập tiến độ cho bộ phận Điều phối lên lịch tuyển dụng lái xe. Bàn giao lại xe và giấy tờ cho các bộ phận liên quan.
Các công việc phối hợp cùng bộ phận HCNS như:
Kết nối cùng xây dựng và hiệu chỉnh bảng KPI của các phòng ban, đảm bảo bám sát vào kết quả công việc và thực tế vận hành
Chấm KPI của các bộ phận và kiểm tra các bảng lương bộ phận văn phòng & bảng lương lái xe theo lịch quy định
Kiểm tra và đề xuất ý kiến đối với các bảng tăng lương định kỳ, thưởng lễ tết trong năm.
Kiểm tra và xác nhận chi trả khoản phí thoả thuận đầu vào của lái xe.
Các công việc khác theo yêu cầu của BGĐ.
Cập nhập phản ánh chất lượng dịch vụ từ khách hàng. Từ đó, kết nối với các bộ phận liên quan đưa ra giải pháp cải thiện, theo dõi tiến độ và đốc thúc các bộ phận thực hiện theo cam kết.
Theo dõi và lập báo cáo chất lượng chuyến chạy theo ngày/ tháng/ quý/ năm. Làm việc với khách hàng để xác nhận lại thông tin và có phương án cải thiện đối với các lỗi thường gặp phải. Kết nối nội bộ để đảm bảo kết quả đạt được theo kế hoạch đề ra của các bộ phận vào đầu tháng, quý, năm.
Xây dựng quy trình cho các đầu việc phụ trách trực tiếp, đề xuất quy trình đối với các đầu việc của các bộ phận có liên quan.
Căn cứ vào quy trình quản lý lái xe nhà và quản lý thầu phụ. Ra chế tài theo ngày đối với thầu thụ thanh toán ngay và ra chế tài theo tháng đối với thầu phụ công nợ, lái xe nhà. Bàn giao và theo dõi kết quả truy thu chế tài. Báo cáo định kỳ theo yêu cầu.
Đánh giá chất lượng dịch vụ định kỳ với các nhà cung cấp dịch vụ cho Công ty. Từ đó, chủ động đề xuất mức giá và phương thức làm việc với các nhà cung cấp (Bảo hiểm xe, lắp đặt thiết bị theo xe, đóng thùng xe...).
Cập nhập tình trạng các sự vụ (tai nạn & hàng hoá). Kết nối cùng các bộ phận liên quan (Bảo hiểm, gara sửa chữa và nội bộ) để giải quyết sự vụ. Đề xuất chế tài sự vụ. Báo cáo định kỳ theo yêu cầu.
Tiếp nhận thông tin mua xe mới từ BGĐ. Lên PA và đề xuất giá. Tiến hành ký hợp đồng, theo dõi tiến độ xe về và cập nhập tiến độ cho bộ phận Điều phối lên lịch tuyển dụng lái xe. Bàn giao lại xe và giấy tờ cho các bộ phận liên quan.
Các công việc phối hợp cùng bộ phận HCNS như:
Kết nối cùng xây dựng và hiệu chỉnh bảng KPI của các phòng ban, đảm bảo bám sát vào kết quả công việc và thực tế vận hành
Chấm KPI của các bộ phận và kiểm tra các bảng lương bộ phận văn phòng & bảng lương lái xe theo lịch quy định
Kiểm tra và đề xuất ý kiến đối với các bảng tăng lương định kỳ, thưởng lễ tết trong năm.
Kiểm tra và xác nhận chi trả khoản phí thoả thuận đầu vào của lái xe.
Các công việc khác theo yêu cầu của BGĐ.