Thư Ký Bán Hàng (Sales Admin)

- Tiếp nhận thông tin về nhu cầu mua hàng hóa qua NVKD, Khách hàng, NPP ... Cập nhật vào sổ đặt hàng. Kiểm tra giao tiếp với khách hàng các thông tin về giá cả, công nợ, thời gian giao hàng ... để chốt khách hàng xác nhận và thanh toán đơn hàng theo đúng các chính sách và quy định bán hàng hiện hành của công ty. Từ đó gửi đề nghị xuất bán qua kế toán bán hàng.
- Phối hợp với nhân viên kinh doanh, bộ phận kho vận, giao tiếp, tương tác với khách hàng để đảm bảo thông tin đơn hàng và tiến trình giao hàng được thông suốt
- Nắm rõ cập nhật từng loại mẫu mã hàng tồn kho, hàng đang sản xuất và kế hoạch sản xuất của nhà máy. Các chính sách bán hàng của công ty để cung cấp cho Sales Team, khách hàng và chủ động điều phối luân chuyển hàng hóa
- Soạn thảo, trình ký, phát hành và tiếp nhận, lưu trữ, các văn bản, thông báo, chính sách ... đến và đi của phòng bán hàng
- Chủ động thông báo kịp thời cho Sales Team, khách hàng, các bộ phận liên quan các thông báo, quy định, chính sách bán hàng, kế hoạch sản xuất ...
- Thường xuyên rà soát công nợ phải thu của khách hàng để nhắc nhở NVBH, GSBH đốc thúc các khách hàng thanh toán công nợ
- Hiểu rõ chính sách bán hàng, kiến thức sản phẩm, ưu nhược điểm của sản phẩm và của các đối thủ cạnh tranh
- Hiểu rõ quy trình tiếp xúc khách hàng, quy trình xử lý khiếu nại, quy trình bán hàng, thực hiện đầy đủ theo các biểu mẫu của các quy trình này
- Đôn đốc các GSBH, Các NPP lên kế hoạch đặt hàng tháng kế tiếp trước ngày 25 hàng tháng để tổng hợp lập kế hoạch đặt hàng sản xuất gửi NM
- Lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu của cấp trên
- Tiếp nhận, tập hợp, kiểm tra các hồ sơ thanh toán chi phí công tác của nhân viên phòng bán hàng hoàn thiện trình ký tới các bộ phận
- Tiếp nhận và theo dõi xử lý các khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ
- Thực hiện các công việc hành chính của PBH. Làm thay công việc của nhân viên sales admin khác khi họ vắng mặt và các công việc khác theo phân công của cấp trên