Là đầu mối tiếp nhận thông tin từ các phòng ban gửi Tổng Giám đốc.
Tổng hợp báo cáo, tài liệu trình Tổng
Giám đốc theo yêu cầu.
Phối hợp với
Trợ lý Tổng Giám đốc trong việc chuẩn bị nội dung họp, lịch làm việc.
Phối hợp cùng phòng Hành chính thực hiện làm Visa, thẻ tạm trú cho Tổng Giám đốc hoặc nhân viên làm việc tại Văn phòng Tổng Giám đốc.
Kiểm soát quy trình văn bản nội bộ.
Hỗ trợ xây dựng, hoàn thiện quy trình, thủ tục, biểu mẫu phục vụ công tác hành chính
Thực hiện tiếp nhận công văn, văn bản, tài liệu theo đúng quy trình và chịu trách nhiệm chuyển giao cho các bộ phận liên quan được kịp thời, nhanh chóng và bảo mật theo đúng quy định của Công ty
Soạn thảo, rà soát thể thức văn bản (quyết định, thông báo, công văn...) trước khi trình TGĐ ký.
Lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Văn phòng Tổng Giám đốc theo hệ thống.
Quản lý tài liệu mật, hồ sơ chiến lược (phân quyền truy cập, bảo mật thông tin).
Sắp xếp hồ sơ phục vụ họp, làm việc với đối tác, cơ quan nhà nước.
Thực hiện số hoá, chuẩn hoá tài liệu.
Thực hiện báo cáo công việc theo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu.
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công.
Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên hệ chính quy chuyên ngành Văn thư lưu trữ/ Quản trị văn phòng/
Thư ký văn phòng/ Hành chính Văn phòng/Quản trị Kinh doanh
Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
Kiến thức sâu về soạn thảo văn bản.
Kiến thức sâu về quản lý và sử dụng con dấu
Có khả năng quản lý và sắp xếp công việc tốt và có tư duy logic trong công tác quản trị văn thư
Có kỹ năng tổng hợp và báo cáo tốt
Có kỹ năng giao tiếp, đàm phán và thuyết phục tốt. Giọng nói dễ nghe, không nói ngọng, nói lắp
Sử dụng thành thạo tin học văn phòng
Trung thực, cẩn thận, có tính trách nhiệm cao, ý thức bảo vệ bí mật thông tin tài liệu và chịu được áp lực công việc