Thư Ký Chủ Tịch Kiêm Hỗ Trợ Hành Chính Tổng Hợp

- Tiếp nhận, xử lý các cuộc gọi đến, gọi đi và báo cáo nội dung hay chuyển tiếp đến Lãnh đạo Công ty. Lưu trữ thông tin khách hàng, đối tác như thông tin cá nhân, thời gian đến/đi,...z
- Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến (bưu điện, email, gửi trực tiếp,...), giải quyết công việc trong thẩm quyền hoặc chuyển Lãnh đạo công ty giải quyết.
- Lưu trữ các dữ liệu, văn bản, tài liệu công ty (nhập sổ theo dõi,...)
- Đảm bảo an ninh văn phòng công ty thông qua quy trình check in/check out.
- Hỗ trợ Lãnh đạo Công ty trong công tác hội họp, truyền thông nội bộ, tiếp khách tại Công ty: chuẩn bị phòng họp, trà nước, tài liệu cuộc họp,...
- Tổng hợp hồ sơ, soạn thảo các văn bản hành chính theo phân công của Lãnh đạo;
- Quản lý, lưu trữ file hồ sơ công ty, hồ sơ nhân sự, con dấu, hợp đồng lao động và các tài liệu liên quan.
- Chấp hành, tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Lãnh đạo công ty.
- Kiểm tra việc thực hiện nội quy của các bộ phận và cá nhân trong toàn Công ty.
- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, tuyển dụng, đào tạo.
- Tham mưu Ban Giám đốc tổ chức bộ máy, phối hợp với các bộ phận liên quan xây dựng và cải tiến chính sách phát triển nhân lực, đãi ngộ, quy chế quản lý, nội quy, quy trình làm việc.
- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản, trang thiết bị, văn phòng phẩm, ... của Công ty
- Quản lý, trình duyệt thanh toán các chi phí trên thông qua việc lập danh mục theo dõi từng nội dung, lập giấy đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán và tổng kết, báo cáo chi phí phát sinh hàng tháng cho Ban giám đốc.
- Soạn thảo các công văn liên quan công tác nhân sự trình Ban giám đốc.
- Lên kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng nhân sự cho các phòng ban.
- Theo dõi nhân sự thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động.
- Theo dõi và báo cáo cho lãnh đạo về tình hình nhân sự hàng tháng.
- Cập nhật và đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện chấm công, chấm lương cho nhân sự công ty, quản lý theo dõi nghỉ phép của CNV, lập chuyển TGĐ duyệt, hỗ trợ bộ phận kế toán chi trả lương.
- Giải quyết các vấn đề liên quan đến BHXH, BHYT, BHTN,... cho nhân sự công ty.
- Làm việc, xử lí với các cơ quan Nhà nước về các vấn đề lao động, hành chính,...