Thư Ký Công Ty

A. NHIỆM VỤ CHÍNH
1. Hỗ trợ công tác tổ chức Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ)
• Chuẩn bị, ban hành danh sách cổ đông tham dự ĐHĐCĐ
• Soạn thảo chương trình nghị sự và các tài liệu liên quan đến ĐHĐCĐ
• Chuẩn bị văn bản thông báo triệu tập ĐHĐCĐ được duyệt và ban hành trước ngày khai mạc đại hội
• Phản hồi các thông tin liên quan đến việc chuẩn bị và tiến hành ĐHĐCĐ : thắc mắc, thủ tục, khiếu nại,...
• Ghi chép và lập biên bản ĐHĐCĐ
• Công bố Biên bản và Nghị quyết ĐHĐCĐ sau ngày bế mạc đại hội
• Lưu trữ các hồ sơ liên quan đến ĐHĐCĐ
2. Hỗ trợ công tác tổ chức các cuộc họp (thường niên/bất thường) của Hội đồng quản trị (HĐQT)
• Trợ giúp Chủ tịch HĐQT chuẩn bị chương trình nghị sự và các tài liệu phục vụ các cuộc họp HĐQT
• Phối hợp với các phòng ban chuyên môn để chuẩn bị các tài liệu, báo cáo liên quan đến các cuộc họp HĐQT
• Gửi các văn bản thông báo triệu tập cuộc họp HĐQT
• Ghi chép và lập biên bản các cuộc họp HĐQT
• Công bố văn bản, hồ sơ, thông tin liên quan đến các thành viên HĐQT
3. Hỗ trợ thành viên HĐQT trong việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao
• Truyền tải thông tin văn bản đến các đơn vị, cá nhân có liên quan
• Theo dõi và báo cáo kết quả thực hiện Nghị Quyết/Quyết định, các Chỉ đạo của HĐQT đến các đơn vị, cá nhân liên quan
• Rà soát và đánh giá về tình hình thực hiện các công việc, nhiệm vụ HĐQT giao cho Ban Điều hành
• Báo cáo đề xuất với HĐQT các khó khăn vướng mắc và đề xuất giải quyết các kiến nghị của Ban Điều hành trong quá trình thực hiện các dự án đầu tư cũng như điều hành doanh nghiệp
• Hỗ trợ HĐQT trong công tác đối nội, đối ngoại; quan hệ ngoại giao với các cơ quan chức năng khi được phân công
• Là đầu mối liên lạc giữa các thành viên HĐQT và giữa HĐQT với BKS, Ban Lãnh đạo Công ty và các cổ đông
• Thay mặt HĐQT họp với đối tác, khách hàng trong một số trường hợp được HĐQT phân công và lập biên bản các cuộc họp
• Phiên dịch cho HĐQT khi làm việc với đối tác nước ngoài
• Chuẩn bị tài liệu các cuộc họp HĐQT
• Ghi chép, soạn thảo văn bản, công văn, hợp đồng, báo cáo,... theo yêu cầu của HĐQT
• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp của HĐQT
• Tiếp nhận, phân loại, rà soát các tài liệu hồ sơ công văn nội bộ và bên ngoài trình HĐQT phê duyệt
• Quản lý, lưu trữ các hồ sơ, tài liệu của HĐQT
4. Hỗ trợ Công ty trong việc tuân thủ đúng các nghĩa vụ cung cấp thông tin, công khai thông tin và thủ tục hành chính
• Tham mưu, tư vấn, đảm bảo tuân thủ các quy định và thủ tục lưu giữ, công bố thông tin về Công ty
• Chuẩn bị bản sao tài liệu công bố cho các cổ đông
B. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM KHÁC:
• Thực hiện bảo mật thông tin theo quy định của Pháp luật và Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty
• Thực hiện các nhiệm vụ hành chính tổng hợp khác phục vục quá trình hoạt động của ĐHĐCĐ, HĐQT, Ban Điều hành Công ty
C. MỐI LIÊN KẾT TRONG CÔNG VIỆC:
• Thực hiện và báo cáo cáo trực tiếp các công việc nội bộ cho Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị dưới sự giám sát của Chủ tịch Hội đồng quản trị
• Phối hợp thực hiện các công việc theo yêu cầu được giao của Đại hội đồng cổ đông; Hội đồng quản trị, Ban Lãnh đạo và các đơn vị trực thuộc Công ty
• Liên kết, hợp tác với đối tác, khách hàng và các cơ quan quản lý nhà nước và hoàn thành các công việc được giao