- Lập và cập nhật danh sách theo dõi các gói thầu và các hợp đồng tương ứng, từ lúc nhận Phiếu Yêu Cầu đến khi hoàn tất trình ký Hợp đồng.
- Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ đấu thầu và hợp đồng; nhắc việc, báo cáo tình trạng cho Trưởng phòng.
- Soạn thảo văn bản hành chính, tờ trình, thông báo; hỗ trợ chuẩn bị HSMT, hợp đồng mẫu và các tài liệu liên quan.
- Tổ chức lịch họp, ghi biên bản họp, tổng hợp đầu việc và theo dõi việc thực hiện sau họp.
- Tổng hợp báo cáo tuần/tháng/quý về tiến độ đấu thầu và tình trạng hợp đồng.
- In ấn, đóng dấu, trình ký và theo dõi quá trình ký các Hợp đồng sau khi cán bộ phụ trách hoàn tất đấu thầu, đàm phán Hợp đồng.
- Quản lý biểu mẫu, lưu trữ hồ sơ bản mềm/bản cứng; cập nhật log dữ liệu của phòng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng phòng hoặc người được giao quản lý.
* Trình độ học vấn
- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành: Hành chính - Văn thư, Quản trị kinh doanh, Kinh tế xây dựng,
Kỹ sư xây dựng.
* Kinh nghiệm
- Tối thiểu 05 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký/Trợ lý/Hành chính/
Chuyên viên đấu thầu, hợp đồng hoặc các vị trí tương đương.
- Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc tại doanh nghiệp xây dựng - bất động sản - tư vấn đấu thầu/hợp đồng.
* Kỹ năng cần thiết
- Sử dụng tốt Word, Excel, PowerPoint. Giỏi về hàm Exel.
- Kỹ năng soạn thảo văn bản chuẩn mực, trình bày rõ ràng.
- Kỹ năng theo dõi tiến độ, nhắc việc và quản lý thời gian.
- Kỹ năng tổ chức cuộc họp, ghi biên bản và tổng hợp đầu việc.
- Kỹ năng giao tiếp và phối hợp hiệu quả với các phòng ban.
- Tư duy hệ thống, cẩn thận, làm việc có quy trình.
* Tính cách/ Thái độ/ Phẩm chất
- Trung thực, hợp tác và cầu thị.
- Tinh thần quyết liệt và bám đuổi mục tiêu.
- Có trách nhiệm cao trong công việc.
* Ngoại hình: Ưa nhìn
* Trình độ ngoại ngữ:
- Có khả năng đọc hiểu văn bản; soạn thảo mail trả lời đối tác bằng
tiếng anh khi cần.