Mô tả Công việc
Quản lý và Lưu trữ hồ sơ (Document Control):
Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp và lưu trữ toàn bộ hệ thống văn bản, công văn (đến/đi), hồ sơ pháp lý, bản vẽ, hợp đồng của dự án tại công trường.
Quản lý hệ thống dữ liệu dự án trên phần mềm của Tập đoàn hoặc Google Drive/Server nội bộ, đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng truy xuất khi cần.
Đóng dấu, phát hành bản vẽ và các văn bản chỉ đạo từ Ban QLDA đến các nhà thầu/đơn vị tư vấn.
Điều phối thông tin và Tổ chức cuộc họp:
Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp của
Giám đốc/Trưởng ban QLDA.
Chuẩn bị tài liệu, phòng họp; trực tiếp tham gia và ghi chép biên bản cuộc họp (Meeting Minutes) giữa Chủ đầu tư và các đối tác (Nhà thầu, Tư vấn giám sát, Tư vấn thiết kế...).
Ban hành biên bản họp và theo dõi, nhắc nhở (follow-up) các cá nhân/đơn vị thực hiện các công việc đã thống nhất theo đúng deadline.
Tổng hợp và Báo cáo:
Hỗ trợ Ban QLDA tổng hợp số liệu, soạn thảo các báo cáo tiến độ định kỳ (ngày/tuần/tháng) gửi về Trụ sở chính (Ban Giám đốc, Phòng Quản lý thi công).
Soạn thảo các công văn, thông báo, tờ trình nội bộ theo chỉ đạo của Trưởng ban.
Yêu Cầu Công Việc
Trình độ học vấn:
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành: Kinh tế xây dựng, Kỹ thuật xây dựng hoặc các ngành liên quan.
Kinh nghiệm làm việc:
Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí
Thư ký dự án, Admin công trường hoặc Thư ký phòng ban.
Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc tại các Công ty Chủ đầu tư Bất động sản, Tư vấn
Quản lý dự án hoặc Tổng thầu Xây dựng.
Kiến thức & Chuyên môn:
Hiểu biết cơ bản về thuật ngữ chuyên ngành xây dựng, quy trình thực hiện dự án và hệ thống hồ sơ dự án.
Kỹ năng:
Sử dụng thành thạo tin học văn phòng: MS Word, Excel, PowerPoint (biết sử dụng MS Project hoặc AutoCAD cơ bản để in ấn, xem bản vẽ là một lợi thế).
Kỹ năng sắp xếp, tổ chức công việc khoa học, tỉ mỉ và cẩn thận.
Kỹ năng giao tiếp tốt, khéo léo trong việc đôn đốc và nhắc nhở tiến độ công việc.
Yêu cầu khác:
Có thể làm việc trực tiếp tại văn phòng Ban QLDA ở công trường.
Nhanh nhẹn, chịu khó, có thể chịu được áp lực tiến độ của dự án.