Trước giờ, vị trí thư ký dự án vẫn được ví như là một phát ngôn viên và "người giữ cửa" khi bất cứ ai muốn tiếp cận quản lý của họ. Để hiểu rõ hơn về thư ký dự án là làm những gì nhằm ứng dụng cho nhu cầu công việc trở nên dễ dàng hơn, bạn đọc có thể tham khảo bài viết mà Joboko đã cập nhật. Tiếp nối chủ đề trước, trong bài viết dưới đây, chuyên trang tuyển dụng https://vn.joboko.com sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu chi tiết công việc thư ký dự án. Hãy cùng theo dõi nhé!

Mục lục

I. Tổng quan về công việc thư ký dự án
1. Thư ký dự án là gì?
2. Mô tả chi tiết công việc
3. Yêu cầu công việc
II. Lương thư ký dự án là bao nhiêu?
III. Kỹ năng mềm cần có của một thư ký dự án
1. Kỹ năng giao tiếp tốt
2. Kỹ năng tổ chức
3. Kỹ năng quản lý thời gian
4. Kỹ năng giải quyết vấn đề
5. Kỹ năng sử dụng công nghệ
6. Kỹ năng chủ động làm việc

Tìm hiểu về công việc thư ký dự án

I. Tổng quan về công việc thư ký dự án

1. Thư ký dự án là gì?

Thư ký dự án là người chịu trách nhiệm hỗ trợ hành chính cho cho giám đốc dự án, nhóm dự án, các nhà quản lý khác,... và báo cáo tiến độ công việc theo yêu cầu. Thư ký dự án thường làm việc tại văn phòng theo hình thức toàn thời gian hoặc bán thời gian nhưng cũng có lúc phải tăng ca khi dự án gần đến ngày hoàn thành.

2. Mô tả chi tiết công việc

Thư ký dự án sẽ là người đảm nhận các vai trò sau:

• Chuẩn bị, xử lý và quản lý các loại hồ sơ giấy tờ, đặt hàng, xuất hàng, báo cáo, biên bản, tài liệu... của dự án.
• Trả lời thư từ và cuộc gọi từ đối tác, người làm trong dự án.
• Làm báo cáo hàng tháng theo yêu cầu của cấp trên.
• Chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp cho sếp, khách hàng, đối tác,...
• Các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

3. Yêu cầu công việc

Khi tuyển dụng vị trí thư ký dự án, nhà tuyển dụng thường có một số yêu cầu sau:

• Có bằng cử nhân chuyên ngành hành chính, thư ký, quản trị kinh doanh hoặc các ngành có liên quan.
• Trẻ tuổi và có ngoại hình sáng sủa (ưu tiên nữ).
• Có kinh nghiệm làm việc vị trí thư ký, đặc biệt là thư ký dự án.
• Hiểu biết về lĩnh vực mà dự án đang làm.
• Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là Microsoft Office (Outlook, Word, Excel và Power Point).
• Làm được nhiều nhiệm vụ cùng lúc và có thể chịu đựng được áp lực công việc.
• Ngoại giao tốt.

II. Lương thư ký dự án là bao nhiêu?

Thư ký dự án là công việc khá vất vả vì họ phải chịu nhiều trách nhiệm và phải xử lý nhiều công việc nên mức lương của một thư ký dự án cũng khá là cao so với các nghề văn phòng khác. Theo tìm hiểu của Joboko.com, hiện nay lương cơ bản của thư ký dự án ở Việt Nam trung bình khoảng 9-13 triệu. Ngoài mức lương cơ bản trên, thư ký dự án còn có thể nhận được các chế độ thưởng, đãi ngộ khác từ công ty, thưởng khi dự án kết thúc,...

III. Kỹ năng mềm cần có của một thư ký dự án

1. Kỹ năng giao tiếp tốt

Thư ký dự án chính là cầu nối giữa công ty với khách hàng, đối tác, giữa sếp với nhân viên dự án nên nếu không có kỹ năng giao tiếp bằng lời và tương tác tốt thì họ sẽ không thể đảm nhận công việc này. Không chỉ vậy, thư ký dự án cũng phải biết giao tiếp tốt bằng văn bản vì vậy họ cần rèn luyện kỹ năng viết và trình bày văn bản để mọi người trong dự án có thể dễ dàng nắm bắt và tiếp thu được các thông tin.

2. Kỹ năng tổ chức

Do phải quản lý các loại giấy tờ, tài liệu, hồ sơ,... nên thư ký dự án cần biết cách sắp xếp mọi thứ phù hợp gọn gàng, ngăn nắp để hoàn thành mọi công việc đúng thời hạn. Là thư ký dự án cũng cần có kỹ năng tổ chức công việc để có kế hoạch và sắp xếp cho mọi vấn đề được nhanh chóng và đạt kết quả tốt nhất.

3. Kỹ năng quản lý thời gian

Làm thư ký dự án, bạn phải đảm nhiệm rất nhiều công việc, do đó nếu không biết cách sắp xếp và phân bổ thời gian cho từng công việc thì bạn sẽ không thể đảm bảo được hiệu quả làm việc. Ví dụ như bạn bận quá và quên không làm việc gì đó chẳng hạn. Nếu việc đó chưa cần thiết thì không sao nhưng nếu nó là việc đang cần gấp thì lại ảnh hưởng rất lớn đến dự án.

Để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian thì bạn nên lập thời gian biểu cho các hoạt động để dễ bề theo dõi, tránh bỏ quên nhiệm vụ. Ngoài ra, bạn cũng cần xác định nhiệm vụ nào cần ưu tiên thực hiện trước và quản lý lượng công việc và thời gian làm của mình một cách hiệu quả.

4. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong quá trình làm việc, bất cứ công việc nào cũng sẽ có những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn và công việc thư ký dự án cũng vậy. Các vấn đề ấy có thể là những thay đổi lịch trình họp, làm việc, gặp phải khách hàng khó tính,... nên thư ký dự án cần là người phải có sự linh hoạt để ứng phó kịp thời và khắc phục những vấn đề đó, tránh để ảnh hưởng đến dự án. Các bạn cùng tìm hiểu chi tiết về Kỹ năng giải quyết vấn đề để ứng dụng và xử lý tất cả những công việc, khó khăn nhanh chóng và hiệu quả nhất.

5. Kỹ năng sử dụng công nghệ

So với ngày xưa, thư ký dự án thường phải sử dụng nhiều đến giấy, bút,... để ghi chép trong quá trình làm việc thì hiện nay đã khác vì họ cần phải giỏi công nghệ. Chi tiết hơn thì họ phải thành thạo máy tính để bàn, máy tính xách tay và thiết bị thông minh để quản lý các công việc hàng ngày, các phần mềm tin học văn phòng như word, excel, powerpoint để ghi chép lại nội dung các cuộc họp. Nếu bạn chưa biết kỹ năng công nghệ cụ thể ra sao thì hãy tham khảo bài viết được chia sẻ nhé.

6. Kỹ năng chủ động làm việc

Là một thư ký dự án, bạn không nên đợi ai giao việc rồi mới làm mà phải chủ động làm việc vì có rất nhiều việc quan trọng phải làm. Càng chủ động các công việc, bạn sẽ càng tiết kiệm được thời gian và đảm bảo tiến độ công việc, không bỏ sót một nhiệm vụ nào. Theo đó, bạn có thể dự đoán các vấn đề có thể phát sinh khi làm việc và tận dụng cơ hội để giải quyết những vấn đề đó nhanh chóng.

Thông qua những chia sẻ ở trên thì chắc hẳn bạn đọc đã hiểu được phần nào về công việc thư ký dự án. Joboko.com hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho những bạn đang quan tâm đến công việc này. Ngoài ra, nếu bạn có ý định ứng tuyển vào vị trí thư ký tổng giám đốc thì đừng bỏ lỡ việc tìm hiểu bí quyết để trở thành thư ký tổng giám đốc chuyên nghiệp tại Blog việc làm nhé.