Thư ký dự án là làm những gì?
29/09/2022 22:05
Thư ký dự án (Project Secretary) cung cấp hỗ trợ hành chính cho nhóm dự án ở nhiều ngành khác nhau. Nhiệm vụ của thư ký bao gồm các công việc như làm giấy tờ, đặt hàng thiết bị, lập và xử lý hóa đơn, tổ chức cuộc họp và sắp xếp các chuyến du lịch, công tác cho thành viên khác trong nhóm. Thông thường, thư ký dự án làm việc tại văn phòng, có thể làm toàn thời gian hoặc bán thời gian, đặc biệt là tăng ca khi dự án gần đến ngày hoàn thành.
Project Secretary (Thư ký dự án) phù hợp với những người có kỹ năng tổ chức tốt, khả năng làm việc nhóm đồng thời có kỹ năng giao tiếp tốt và luôn có sáng kiến tạo động lực trong công việc. Loại hình tổ chức sẽ quyết định chính xác đến vai trò và trách nhiệm của một thư ký dự án. Đây là công việc đòi hỏi ứng viên cần có trình độ và kỹ năng mềm tốt. Dù bạn ứng tuyển vị trí thư ký dự án hay thư ký tổng giám đốc thì ngoại hình cũng vô cùng quan trọng. Để đi tìm câu trả lời cho câu hỏi thư ký giám đốc xinh thôi đã đủ chưa, bạn đọc đừng bỏ lỡ thông tin chúng tôi cập nhật nhé. Dựa trên danh sách việc làm chúng tôi phân tích, nhiệm vụ của thư ký thường gồm những công việc dưới đây. 
Việc làm thư ký dự án đang thu hút được rất nhiều ứng viên hiện nay
>> Tìm việc làm thư ký dự án tại Hồ Chí Minh (+106 việc làm, lương thưởng hấp dẫn)
>> Tìm việc làm thư ký dự án tại Hà Nội (+50 việc làm, thu nhập ổn định)
>> Tìm việc làm thư ký dự án tại Hà Nội (+50 việc làm, thu nhập ổn định)
I. Công việc thường làm của thư ký dự án
1. Sắp xếp tài liệu
Lưu giữ tất cả tài liệu, hồ sơ, hợp đồng và hóa đơn quan trọng một cách ngăn nắp, hợp lý là một khía cạnh quan trọng trong vai trò của thư ký dự án. Họ triển khai hệ thống lưu trữ để tìm lại dễ dàng và nhanh chóng khi cần đến.
2. Trả lời thư và cuộc gọi
Một nhiệm vụ quan trọng khác của Project Secretary là trả lời email, thư và các cuộc gọi đến. Thư ký dự án là đấu mối liên lạc giữa doanh nghiệp với bất cứ ai liên quan đến dự án. Quan trọng là họ phải luôn giữ được tác phong chuyên nghiệp và trả lời câu hỏi về thông tin liên quan đến dự án.
3. Đặt hàng thiết bị
Thư ký dự án liên hệ với các nhà cung cấp để đặt hàng thiết bị sử dụng cho các dự án và văn phòng, bao gồm phần mềm máy tính, trang thiết bị và đồ dùng văn phòng phẩm.
4. Xử lý hóa đơn
Project Secretary lập và thanh toán hóa đơn cho nhà thầu, khách hàng và nhà cung ứng trang thiết bị hay nguyên vật liệu của dự án. Họ xử lý các khoản thanh toán và đảm bảo hóa đơn được trả đúng hạn.
5. Tổ chức các cuộc họp
Thư ký dự án sắp xếp và chuẩn bị các cuộc họp của công ty cả trong và ngoài văn phòng, trong đó có quản lý lịch trình các cuộc họp và hội nghị cho toàn đội, báo đến nhân viên dự án khác.
6. Kỹ năng và bằng cấp cần có đối với Thư ký dự án
Thư ký dự án cần đánh máy và sử dụng máy tính thành thạo, là một người quyết đoán, có khả năng ưu tiên công việc hiệu quả, đồng thời có kỹ năng viết tốt. Thông thường, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên cho vị trí này có bằng cử nhân chuyên ngành thư ký, quản trị kinh doanh hay ngành tương tự, cũng như các kỹ năng sau đây:
Sử dụng máy tính thành thạo
Công việc của thư ký dự án liên quan nhiều đến sử dụng máy tính, từ trả lời email cho đến đánh máy, lập hóa đơn, cập nhật bảng tính, do đó ứng viên cần có kỹ năng công nghệ tốt để sử dụng các phần mềm mới nhanh chóng.
Giao tiếp tốt
Project Secretary thường phải tiếp đón khách hàng, trả lời điện thoại và giao tiếp với cấp trên, nếu không có kỹ năng giao tiếp và tương tác tốt sẽ không thể đảm nhận công việc.
Kinh nghiệm để trở thành thư ký dự án giỏi
Khả năng tổ chức
Thư ký dự án đảm nhận từ lưu trữ tài liệu, hồ sơ đến hoàn thành mọi công việc đúng thời hạn để dọn dẹp văn phòng luôn ngăn nắp. Vì vậy, kỹ năng tổ chức công việc tốt sẽ mang đến nhiều thuận lợi và thành công cho người ở vị trí này.
Quản lý thời gian
Thư ký dự án không chỉ chịu trách nhiệm quản lý thời gian của mình mà còn cả thời gian của quản lý, từ việc kiểm tra lịch họp đến lịch trình trong một vài tháng tới.
Ưu tiên công việc hiệu quả
Thư ký dự án cần xác định nhiệm vụ nào cần ưu tiên thực hiện trước và quản lý lượng công việc của mình hiệu quả mà không cần sự giám sát liên tục của cấp trên.
Cùng với vị trí thư ký dự án, hiện nay cũng có thêm nhiều vị trí thư ký khác được tuyển dụng như thư ký tổng giám đốc hay thư ký giám đốc, thư ký kinh doanh. Mỗi công việc sẽ đảm nhiệm chức năng khác nhau. Nhìn chung vẫn cần phải có kỹ năng nghiệp vụ cần thiết như vị trí thư ký tổng giám đốc sẽ có một số nhiệm vụ cụ thể là theo dõi, tổ chức lịch làm việc của tổng giám đốc, cung cấp thông tin, điều chỉnh thời gian, địa điểm... Việc làm thư ký giám đốc cũng có những chức năng tương tự. Hai công việc này đều cần người thư ký phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao.
Trong quá trình xin việc làm thư ký, gửi CV là bước quan trọng để bạn được nhà tuyển dụng mời phỏng vấn. Vì vậy, làm thế nào để tạo được CV chuyên nghiệp, đẹp cả hình thức và nội dung là điều nhiều bạn thắc mắc. Nhất là nên đưa những kỹ năng gì vào CV xin việc ứng tuyển vị trí thư ký để thu hút nhà tuyển dụng. Đừng lo lắng, với những bí quyết tìm việc làm thư ký mà Joboko chia sẻ, chắc hẳn bạn sẽ nhanh chóng có được vị trí mong muốn.
>> Để nhận tin tuyển dụng thư ký dự án nhanh nhất, bạn đọc truy cập vào Joboko.com ngay nhé.
>> Rất nhiều mẫu Cv xin việc thư ký đã được Joboko.com cập nhật sẵn, bạn đọc cùng tham khảo nhé.
Cùng với vị trí thư ký dự án, hiện nay cũng có thêm nhiều vị trí thư ký khác được tuyển dụng như thư ký tổng giám đốc hay thư ký giám đốc, thư ký kinh doanh. Mỗi công việc sẽ đảm nhiệm chức năng khác nhau. Nhìn chung vẫn cần phải có kỹ năng nghiệp vụ cần thiết như vị trí thư ký tổng giám đốc sẽ có một số nhiệm vụ cụ thể là theo dõi, tổ chức lịch làm việc của tổng giám đốc, cung cấp thông tin, điều chỉnh thời gian, địa điểm... Việc làm thư ký giám đốc cũng có những chức năng tương tự. Hai công việc này đều cần người thư ký phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao.
Trong quá trình xin việc làm thư ký, gửi CV là bước quan trọng để bạn được nhà tuyển dụng mời phỏng vấn. Vì vậy, làm thế nào để tạo được CV chuyên nghiệp, đẹp cả hình thức và nội dung là điều nhiều bạn thắc mắc. Nhất là nên đưa những kỹ năng gì vào CV xin việc ứng tuyển vị trí thư ký để thu hút nhà tuyển dụng. Đừng lo lắng, với những bí quyết tìm việc làm thư ký mà Joboko chia sẻ, chắc hẳn bạn sẽ nhanh chóng có được vị trí mong muốn.
>> Để nhận tin tuyển dụng thư ký dự án nhanh nhất, bạn đọc truy cập vào Joboko.com ngay nhé.
>> Rất nhiều mẫu Cv xin việc thư ký đã được Joboko.com cập nhật sẵn, bạn đọc cùng tham khảo nhé.
tin mới
Mô tả công việc của Trợ lý Kinh doanh, mức lương bao nhiêu?
Trợ lý kinh doanh thường làm việc tại các công ty bán lẻ và có trách nhiệm liên lạc với khách hàng để đảm bảo các giao dịch diễn ra một cách trơn tru. Hãy cùng JobOKO tìm hiểu mô tả công việc của Trợ lý Kinh doanh nếu bạn đang quan tâm tới vị trí này.
17/06/2024 18:30
Trợ lý là làm gì? Mô tả chi tiết công việc trợ lý
Biết trợ lý làm gì, và mô tả công việc chi tiết sẽ giúp ứng viên chuẩn bị cho phỏng vấn một cách tốt nhất. Ngược lại, đối với nhà tuyển dụng, một mô tả công việc trợ lý hấp dẫn và chi tiết sẽ thu hút ứng viên, giúp tìm kiếm được nhân sự tài năng.
09/02/2023 06:36
Thư ký dự án là làm những gì?
Thư ký dự án (Project Secretary) cung cấp hỗ trợ hành chính cho nhóm dự án ở nhiều ngành khác nhau. Nhiệm vụ của thư ký bao gồm các công việc như làm giấy tờ, đặt hàng thiết bị, lập và xử lý hóa đơn, tổ chức cuộc họp và sắp xếp các chuyến du lịch, công tác cho thành viên khác trong nhóm. Thông thường, thư ký dự án làm việc tại văn phòng, có thể làm toàn thời gian hoặc bán thời gian, đặc biệt là tăng ca khi dự án gần đến ngày hoàn thành.
29/09/2022 22:05
Bí quyết để trở thành thư ký tổng giám đốc chuyên nghiệp
Thư ký tổng giám đốc được mọi người ví là "dưới một người, trên vạn người", được xem là cánh tay phải đắc lực, là một người không thể thiếu được trong các doanh nghiệp. Vậy bí quyết để trở thành thư ký tổng giám đốc chuyên nghiệp là gì?
23/08/2022 11:03
7 kỹ năng cốt lõi của một nhân viên Admin
Một nhân viên Admin có kỹ năng cốt lõi tốt sẽ đảm bảo hoàn thành công việc được giao một cách nhanh chóng, hiệu quả. Đặc biệt, nếu sở hữu những kỹ năng quan trọng này, bạn sẽ có thể gia tăng cơ hội trúng tuyển vị trí Admin.
20/05/2022 09:30
Xin việc làm Thư ký kinh doanh cần đáp ứng được các yêu cầu gì?
Để quản lý hiệu quả toàn bộ phận kinh doanh có quy mô lớn, cơ cấu phức tạp thì Trưởng phòng hoặc Giám đốc kinh doanh sẽ cần có sự hỗ trợ của Thư ký kinh doanh tài năng. Chính vì vậy, Thư ký kinh doanh đáp ứng tiêu chí phải là người vừa có năng lực chuyên môn về kinh doanh, vừa thành thạo kỹ năng hành chính.
27/04/2022 16:30
Top kỹ năng quan trọng nhất dành cho Trợ lý kinh doanh
Hỗ trợ nhân viên kinh doanh, quản lý trong việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng, Trợ lý kinh doanh cũng cần sở hữu những tố chất, kỹ năng quan trọng. Chỉ với trang bị, nâng cao cho mình các kỹ năng mềm thiết yếu, cơ hội thăng tiến, thành công trong công việc với Trợ lý kinh doanh là điều không khó.
20/03/2022 16:30
Phẩm chất, kỹ năng cần có của Thư ký kinh doanh
Ứng tuyển vị trí Thư ký kinh doanh, nhiều bạn trẻ thắc mắc không biết cần trang bị kiến thức và kỹ năng ra sao, nhà tuyển dụng yêu cầu những gì. Nhằm giúp bạn đọc có được thông tin chi tiết, JOBOKO chia sẻ những tố chất, kỹ năng một Thư ký kinh doanh cần có để dễ dàng thành công, thăng tiến trong bài viết.
22/02/2022 10:30
Cách viết CV xin việc Thư ký
Để có được vị trí trong thị trường việc làm cạnh tranh này thì một bản CV xin việc Thư ký ấn tượng sẽ giúp bạn tiến gần hơn tới công việc mơ ước. Muốn có một bản CV xin việc Thư ký thu hút thì nắm được cách viết chuẩn là điều vô cùng quan trọng.
10/02/2022 09:30
Trợ lý hành chính là làm gì? Mô tả công việc trợ lý hành chính
Trợ lý hành chính là một trong những vị trí quan trọng trong vận hành doanh nghiệp. Vậy cụ thể thì trợ lý hành chính là làm gì? Mô tả công việc trợ lý hành chính như thế nào? Hãy cùng JobOKO.com tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.
18/07/2021 08:30
hỗ trợ ứng viên
Nếu gặp bất cứ vấn đề gì cần hỗ trợ, hãy gọi tới HOTLINE hoặc gửi thư về địa chỉ email bên dưới để được hỗ trợ.
Giải thưởng
của chúng tôi
Top 3
Nền tảng số tiêu biểu của Bộ
TT&TT 2022.
Top 15
Startup Việt xuất sắc 2019 do VNExpress tổ chức.
Top 10
Doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo Việt Nam - Hội đồng tư vấn kinh doanh ASEAN bình chọn.
Giải Đồng
Sản phẩm công nghệ số Make In Viet Nam 2023.