Việc làm nhân viên thư ký kinh doanh (15.031 việc)

Bạn muốn làm việc trong phòng kinh doanh nhưng không muốn chịu áp lực doanh số hay đơn giản là bạn chưa tự tin để làm việc trực tiếp với khách hàng? Vị trí thư ký kinh doanh có thể là một trong những công việc phù hợp nhất với bạn, đặc biệt là ở những công ty và tập đoàn có quy mô phòng kinh doanh lớn.

MỤC LỤC:
I. Tổng quan về việc làm thư ký kinh doanh
II. Thư ký kinh doanh cần có tố chất, kỹ năng gì?
III. Mức lương của thư ký kinh doanh là bao nhiêu?
IV. Cơ hội nghề nghiệp của thư ký kinh doanh
V. Trở thành thư ký kinh doanh học trường nào tốt?
VI. Kinh nghiệm xin việc làm thư ký kinh doanh
VII. Câu hỏi phỏng vấn thư ký kinh doanh

Nhu cầu tuyển thư ký kinh doanh ở các doanh nghiệp ngày càng tăng

I. Tổng quan về việc làm thư ký kinh doanh

1. Thư ký kinh doanh là làm gì?

Thư ký kinh doanh (Sales Secretary/Business Secretary/Sales Admin) là người thực hiện các nhiệm vụ văn thư trong bộ phận kinh doanh của một công ty, tổ chức. Thư ký kinh doanh có vai trò hỗ trợ, kết nối và giúp công việc của cả phòng ban được tiến hành hiệu quả hơn.
Là một thư ký kinh doanh, bạn sẽ lập báo cáo, nhập hóa đơn, chuyển tiếp cuộc điện thoại, trả lời email và xử lý các thắc mắc của khách hàng. Đôi khi, thư ký kinh doanh cũng sẽ hỗ trợ bán hàng hoặc theo dõi khách hàng để đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ được phân phối chính xác.
Công việc cụ thể của thư ký kinh doanh không giống nhau, chủ yếu phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh và quy mô công ty. Tuy vậy thì các nhiệm vụ cơ bản của họ sẽ gồm có:

• Trả lời cuộc gọi đến phòng kinh doanh, nhận tin nhắn và xử lý thư từ.
• Sắp xếp và nhắc nhở quản lý hoặc nhân viên kinh doanh về lịch trình, các cuộc gặp đối tác, khách hàng quan trọng.
• Đánh máy các giấy tờ, hồ sơ kinh doanh, chuẩn bị và đối chiếu báo cáo.
• Sắp xếp, chuẩn bị các cuộc họp, ghi biên bản.
• Quản lý cơ sở dữ liệu phòng kinh doanh.
• Triển khai các thủ tục và hệ thống hành chính mới.
• Liên lạc với nhân viên kinh doanh khi cần và hỗ trợ khách hàng.
• Soạn thảo hợp đồng.
• Hỗ trợ liên lạc với các bộ phận, phòng ban khác trong công ty.

Đọc thêm: Nghề trợ lý, thư ký: Không chuyên nghiệp thì khó thành công

2. Bằng cấp, kinh nghiệm thư ký kinh doanh cần có

Không có yêu cầu bằng cấp cụ thể đối với vị trí thư ký kinh doanh, thường thì nhà tuyển dụng sẽ chấp nhận ứng viên có từ bằng trung cấp trở lên các chuyên ngành quản trị kinh doanh, truyền thông, marketing hay xuất nhập khẩu hoặc liên quan. Những người có kinh nghiệm trong kinh doanh, bán hàng, chăm sóc khách hàng hay hành chính ngân hàng thường sẽ được ưu tiên hơn.
Nhiều công ty sẵn sàng đào tạo người chưa có kinh nghiệm vào vị trí thư ký kinh doanh và một số bên có thể yêu cầu người có từ 1 - 2 năm kinh nghiệm trở lên, thường là dựa vào tình hình công việc và ngân sách tiền lương. Nếu các dự án kinh doanh không quá gấp và bận rộn thì thư ký kinh doanh chưa có kinh nghiệm sẽ có thời gian thích ứng dài hơn.

Yêu cầu về bằng cấp, trình độ chuyên môn của thư ký kinh doanh

II. Thư ký kinh doanh cần có tố chất, kỹ năng gì?

1. Kỹ năng hành chính văn phòng

Đối với vị trí thư ký ở hầu hết các ngành nghề, bao gồm cả phòng kinh doanh thì sở hữu kỹ năng hành chính là một trong những yêu cầu bắt buộc. Kỹ năng hành chính văn phòng giúp bạn xử lý một loạt các nhiệm vụ như soạn thảo hợp đồng, sắp xếp và lưu trữ giấy tờ, hồ sơ kinh doanh, hồ sơ thầu, lưu trữ trực tuyến dữ liệu của khách hàng hay đơn giản là ghi biên bản cuộc họp, set up cho các sự kiện của bộ phận, v.v. Bên cạnh đó, kỹ năng hành chính văn phòng cũng bao gồm cả việc nhận cuộc gọi hay gửi email, lập báo cáo.

2. Hiểu về kinh doanh, bán hàng

Sự khác biệt giữa thư ký kinh doanh và các vị trí thư ký, trợ lý khác là bạn sẽ cần phải có kiến thức nền, sự hiểu biết cơ bản về kinh doanh và bán hàng, các quy trình tiêu chuẩn, cách chốt đơn hay cách giao tiếp với khách hàng và đối tác. Mặc dù thư ký kinh doanh có thể không thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với khách nhưng bạn vẫn phải hiểu để giúp đỡ, hỗ trợ kịp thời cho nhân viên kinh doanh khi cần thiết. Ngoài ra, biết rõ về sản phẩm, dịch vụ của công ty cũng là yêu cầu bắt buộc khi làm việc ở vị trí này.

3. Kỹ năng công nghệ

Đối với một thư ký kinh doanh thì kỹ năng công nghệ là công cụ nhất định phải có để bạn thể giao tiếp và hoàn thành tất cả các công việc. Thành thạo các phần mềm hợp tác và quản trị văn phòng để lưu dữ liệu, gửi email hay thông báo cho các nhân viên kinh doanh trong bộ phận đều sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức của bạn. Trong một số trường hợp thì thư ký kinh doanh cũng được giao trách nhiệm dùng phần mềm kinh doanh để phân tích số liệu và gửi kết quả cho các thành viên khác trong bộ phận.

Đọc thêm: Mẹo nâng cao kỹ năng công nghệ đáp ứng mọi yêu cầu công việc

4. Khả năng đa tác vụ

Công việc của thư ký kinh doanh không mang nặng tính chất chuyên môn hay bị yêu cầu định mức, doanh số. Ngược lại thì bạn sẽ phải phụ trách rất nhiều công việc, bao gồm cả những việc "không tên" - giải quyết giấy tờ này rồi hỗ trợ công việc cho người khác liên tục trong ngày. Khả năng đa tác vụ sẽ giúp bạn ghi nhớ tốt thông tin, sắp xếp công việc khoa học và không bị rối. Khi có quá nhiều nhiệm vụ cùng lúc, bạn cũng sẽ chủ động sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và giải quyết tốt theo từng bước một.

5. Giao tiếp tốt, cẩn thận và chi tiết

Giao tiếp tốt bằng văn bản và lời nói được cho là kỹ năng cần thiết với hầu hết các vai trò, nhất là trong kinh doanh và với những vị trí cần truyền đạt thông tin nhiều như thư ký kinh doanh. Bạn sẽ trao đổi với nhiều người nên để có thể lắng nghe, truyền đạt và hiểu đúng thông tin, bạn phải có kỹ năng giao tiếp và diễn đạt khéo léo nhưng rõ ràng, cận thận trong quá trình xử lý mọi công việc cũng như chú ý đến chi tiết để tránh sai sót.

Thư ký kinh doanh cần có kỹ năng, phẩm chất gì?

III. Mức lương của thư ký kinh doanh là bao nhiêu?

Thu nhập của thư ký kinh doanh phụ thuộc vào kinh nghiệm làm việc và quy mô của công ty, khối lượng công việc thực tế. Lương khởi điểm của thư ký kinh doanh là từ 3,5 triệu/tháng và phổ biến nhất là từ 6 - 8 triệu/tháng, cao nhất có thể lên tới 20 triệu/tháng. Mức lương này không phải là cao nhưng phù hợp với công việc bàn giấy, không cần trình độ chuyên môn cao.
Thường thì thư ký kinh doanh sẽ chỉ có lương cứng và một số khoản tiền thưởng chứ không được tính doanh số như nhân viên kinh doanh. Tuy vậy, một số công ty có chính sách khá mở cho thư ký kinh doanh, nghĩa là bạn sẽ được tính phần trăm hoa hồng nếu chủ động tìm nguồn khách bên ngoài và bán được sản phẩm, dịch vụ của công ty.

IV. Cơ hội nghề nghiệp của thư ký kinh doanh

Ngày nay, cùng với sự ra đời và phát triển của nhiều doanh nghiệp kinh doanh trong vô số lĩnh vực khác nhau, rất nhiều công ty tuyển thư ký kinh doanh để thực hiện các công việc quản trị văn phòng cho một trong những bộ phận quan trọng nhất. Vì vậy, luôn có sẵn nhiều cơ hội việc làm thư ký kinh doanh trên các website tuyển dụng.
Trên thực tế, đa số người làm việc ở vị trí thư ký kinh doanh đều ở trong tình trạng chờ đợi thời cơ, nghĩa là coi vị trí đó như một bước khởi động, một bàn đạp để phát triển sự nghiệp. Giả sử bạn vừa mới tốt nghiệp, thậm chí chuyên ngành học không liên quan gì tới kinh doanh nhưng lại yêu thích kinh doanh và kiếm tiền thì bạn có thể ứng tuyển vào vị trí thư ký kinh doanh. Sau khoảng 1 - 2 năm học hỏi và tích lũy kinh nghiệm, bạn có thể xin sang các vai trò nhân viên/chuyên viên kinh doanh.
Từ nhân viên/chuyên viên kinh doanh, bạn sẽ có cơ hội thăng tiến lên trưởng nhóm, trưởng phòng hoặc xa hơn là giám đốc kinh doanh. Quá trình nỗ lực và phấn đấu có thể mất từ 5 - 7 năm trở lên và theo từng bước một nhưng ít nhất thì con đường sự nghiệp của thư ký kinh doanh cũng không bị giới hạn mãi ở một vai trò trong nhiều năm.

V. Trở thành thư ký kinh doanh học trường nào tốt?

Như đã trình bày ở trên, không có yêu cầu cụ thể với bằng cấp và chuyên ngành học của ứng viên vị trí thư ký kinh doanh. Mặc dù vậy thì nếu bạn học Quản trị kinh doanh, Xuất nhập khẩu, Thương mại, Kinh tế, Marketing sẽ phù hợp nhất để tìm việc làm thư ký kinh doanh. Các trường đạo tạo có uy tín là:

• Đại học Kinh tế Quốc dân.
• Đại học Ngoại thương.
• Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội.
• Học viện Tài chính.
• Học viện Ngân hàng.
• Đại học Thương mại.
• Đại học Kinh tế TP.HCM.

Ngoài ra, những bạn học các ngành Ngoại ngữ, Hành chính học, Báo chí - Truyền thông, Luật, v.v. cũng có thể ứng tuyển thư ký kinh doanh.

Những trường nào đào tạo thư ký kinh doanh tốt

VI. Kinh nghiệm xin việc làm thư ký kinh doanh

Để thành công xin việc làm thư ký kinh doanh, có một số lưu ý quan trọng mà các ứng viên phải tuân thủ, cụ thể là nơi tìm việc, khi chuẩn bị CV và chuẩn bị cho vòng phỏng vấn.

1. Tìm việc làm thư ký kinh doanh ở đâu?

Ứng viên tìm việc có thể truy cập vào trang web tuyển dụng uy tín JOBOKO.com. Wesbsite thường xuyên cập nhật việc làm đa dạng từ nhà tuyển dụng hàng đầu ở mọi quy mô và mức lương. Do đó, bạn sẽ dễ dàng lựa chọn vị trí phù hợp với năng lực và đảm bảo độ tin cậy cao. Bạn chỉ cần tìm kiếm từ khóa "thư ký kinh doanh" sẽ thấy rất nhiều thông tin tuyển dụng liên quan hiện ra để bạn ứng tuyển vị trí mong muốn.
Công việc thư ký kinh doanh chủ yếu dành cho những người trẻ, người chưa có hoặc ít kinh nghiệm làm việc. Điều đó có nghĩa là nếu bạn ứng tuyển vào các công ty nhỏ, startup thì cơ hội trúng tuyển sẽ cao hơn nhưng xin vào công ty hay tập đoàn lớn thì bạn sẽ có môi trường học hỏi được nhiều hơn. Quyết định cuối cùng phụ thuộc vào năng lực, sự tự tin và mong muốn, định hướng phát triển sự nghiệp của bạn.

2. CV xin việc thư ký kinh doanh cần viết như thế nào?

CV xin việc của thư ký kinh doanh nên viết đơn giản và tốt nhất là giới hạn trong khoảng 1 trang nếu bạn chưa có kinh nghiệm làm việc. Phần kỹ năng nên được làm nổi bật, nhất là khả năng ngoại ngữ, kỹ năng tin học văn phòng và giao tiếp. Với những người mới ra trường thì kinh nghiệm thực tập hay trải nghiệm trong các câu lạc bộ, các hoạt động tình nguyện cũng sẽ là điểm sáng để nhà tuyển dụng có đánh giá tổng quan về bạn. Không nên có bất kỳ lỗi nào về chính tả hay ngữ pháp trong CV của bạn.

Đọc thêm: Nên đưa những kỹ năng gì vào CV xin việc ứng tuyển vị trí thư ký?

3. Phỏng vấn thư ký kinh doanh cần chú ý những gì?

• Về trang phục: Thư ký kinh doanh làm việc trong môi trường văn phòng, cần có tác phong chuyên nghiệp, không chỉ ở cách đi đứng, nói chuyện mà còn ở trang phục. Bạn cần phải cho nhà tuyển dụng thấy được sự chỉn chu của bạn khi chọn đồ cho cuộc phỏng vấn. Hãy nhớ rằng lịch sự, gọn gàng là tiêu chí hàng đầu bạn cần tuân thủ, tốt nhất là áo sơ mi trắng phối với quần dài tối màu hoặc chân váy, cũng có thể là váy công sở đơn sắc dành cho nữ, trang điểm nhẹ nhàng và ít phụ kiện.
• Về việc chuẩn bị trả lời câu hỏi phỏng vấn: Thử tìm kiếm và tập trả lời một số câu hỏi phỏng vấn thư ký kinh doanh cơ bản tạo điều kiện cho bạn khoanh vùng kiến thức và tìm ra cách phản ứng phù hợp nhất với câu hỏi tình huống. Một khi đã sẵn sàng, bạn sẽ tự tin hơn và đưa ra các đáp án hợp lý nhất để thuyết phục nhà tuyển dụng tin rằng bạn hoàn toàn phù hợp với vai trò thư ký kinh doanh.
• Thái độ và cách trò chuyện: Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của thư ký kinh doanh là hỗ trợ sếp và nhân viên kinh doanh trong bộ phận. Sự nhiệt tình, sẵn sàng giúp đỡ người khác, kiên nhẫn, bình tĩnh và tinh tế, tâm lý sẽ được đánh giá cao. Trong khi trò chuyện với người phỏng vấn, bạn hãy cố gắng làm nổi bật các yếu tố này, đồng thời cho thấy quyết tâm với công việc.

Cách xin việc làm thư ký kinh doanh hiệu quả

VII. Câu hỏi phỏng vấn thư ký kinh doanh

Ngoài những câu hỏi về thông tin chung như kinh nghiệm làm việc, định hướng nghề nghiệp thì một số câu hỏi tình huống liên quan đến các nhiệm vụ thực tế cũng sẽ được nhà tuyển dụng đưa ra để đánh giá ứng viên ứng tuyển thư ký kinh doanh. Câu hỏi phỏng vấn vị trí thư ký kinh doanh phổ biến sau đây có thể để bạn tham khảo và luyện tập trước khi gặp nhà tuyển dụng.

• Bạn sẽ giải quyết thế nào khi một khách hàng tiềm năng/khách hàng cụ gọi điện đến bộ phận đề nghị gặp nhân viên kinh doanh trong khi nhân viên đó đang bận rộn?
• Theo bạn, thư ký kinh doanh nên sử dụng phần mềm nào để giúp việc lưu trữ hồ sơ hành chính dễ dàng hơn?
• Những kiểu thông tin kinh doanh nào nên được giữ bí mật và tại sao?
• Là một thư ký kinh doanh, bạn sẽ thường phải nhắc nhân viên kinh doanh hoàn thành những thủ tục giấy tờ nào?
• Kinh nghiệm trước đây của bạn liên quan như thế nào đến công việc này?
• Nếu bạn phải hỗ trợ cho nhiều nhiệm vụ khác nhau, bạn ưu tiên công việc của mình như thế nào?
• Làm thế nào để bạn giúp người quản lý bộ phận luôn cập nhật kịp thời lịch làm việc của họ?
• Mô tả chi tiết các bước bạn sẽ thực hiện để lập kế hoạch cho một cuộc họp với sự tham gia của 10 thành viên trong team.
• Mô tả một dự án kinh doanh lớn mà bạn đã tham gia hỗ trợ từ đầu đến cuối? Bạn đã học được gì từ dự án đó?
• Bạn đánh giá kỹ năng máy tính của mình như thế nào? Bạn nghĩ gì về tầm quan trọng của tin học văn phòng đối với công việc của thư ký kinh doanh?

Để phát triển lâu dài sự nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh thì bắt đầu từ vai trò thư ký kinh doanh cũng có thể là một lựa chọn lý tưởng cho bạn. Công việc này mang đến cơ hội học hỏi và rèn luyện, tích lũy những mối quan hệ có ích cho tương lai. Nếu bạn muốn thật chuyên nghiệp trong vai trò thư ký kinh doanh, hãy hiểu rõ vai trò này và phát triển các kỹ năng, tự tin ứng tuyển vào các công ty mơ ước.