Mẹo đơn giản để rèn luyện, nâng cao kỹ năng tin học văn phòng

04/05/2020 03:34
Thời đại công nghệ số, từ lao động phổ thông như tài xế, lái xe đến nhân viên văn phòng, các chuyên gia trong nhiều ngành nghề khác nhau đều sẽ cần có kỹ năng tin học. Biết cách rèn luyện và phát triển kỹ năng tin học văn phòng giúp bạn tự tin, có thêm nhiều cơ hội việc làm, tiết kiệm thời gian xử lý công việc.

MỤC LỤC:
I. Kỹ năng tin học văn phòng là gì?
II. Tại sao kỹ năng tin học văn phòng lại quan trọng?
III. Những kỹ năng tin học văn phòng cần thiết
IV. Cách rèn luyện, nâng cao kỹ năng tin học văn phòng

Ngày nay, gần như mọi công việc đều đòi hỏi sự hiểu biết cơ bản về máy tính và tin học văn phòng hiện đang là kỹ năng vô cùng quan trọng trong mọi ngành nghề lĩnh vực. Để thành thạo kỹ năng tin học văn phòng, bạn cần nắm vững các thao tác nền tảng trên máy tính như đánh máy, sử dụng các bộ phần mềm Microsoft Office. Vì vậy, khi ứng tuyển việc làm dù là vị trí nhân viên hay quản lý thì kỹ năng tin học cũng được nhà tuyển dụng đánh giá cao.
ky nang tin hoc van phong
Kỹ năng tin học văn phòng quan trọng cho hầu hết các ngành nghề.

I. Kỹ năng tin học văn phòng là gì?

Kỹ năng tin học văn phòng hiểu đơn giản là kỹ năng sử dụng máy tính để làm việc. Một người có kỹ năng tin học văn phòng sẽ thành thạo các thao tác trên máy, thành thạo những bộ công cụ cơ bản như Microsoft Office, phát hiện và khắc phục một số vấn đề đơn giản khi truy cập Internet,... Kỹ năng này được chia thành 2 phần chính là:
Kỹ năng phần cứng cho phép bạn vận hành máy tính, có thể chỉ đơn giản là cách bật và tắt thiết bị hoặc liên quan đến các tác vụ phức tạp hơn như kết nối máy với mạng, thay đổi bộ phận hoặc sửa chữa các thiết bị hỏng. Trên thực tế, nhiều công ty thuê thường nhân viên kỹ thuật cho những nhiệm vụ phức tạp.
Kỹ năng phần mềm giúp bạn sử dụng hiệu quả các chương trình và ứng dụng máy tính. Có một số kỹ năng phần mềm mà nhà tuyển dụng có thể coi là điều kiện tiên quyết như trình xử lý văn bản Microsoft Word chẳng hạn. Bên cạnh đó, tùy thuộc vào vị trí công việc ứng tuyển mà bạn cần trang bị các kỹ năng phần mềm khác nhau, chẳng hạn nếu là một lập trình viên máy tính, bạn có thể phải biết nhiều ngôn ngữ mã hóa khác nhau như Python, C ++, Java hoặc HTML; Những người đang ứng tuyển vào các vị trí hỗ trợ quản trị có thể sẽ cần kinh nghiệm dùng Microsoft Office Suite, ứng dụng Google và phần mềm kế toán.

Đọc thêm: Mẹo nâng cao kỹ năng công nghệ đáp ứng mọi yêu cầu công việc

II. Tại sao kỹ năng tin học văn phòng lại quan trọng?

Hầu hết các công việc hiện nay đều yêu cầu sử dụng máy tính, thiết bị di động hoặc ứng dụng phần mềm. Một số nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu kiến ​​thức hoặc kinh nghiệm trước với các ứng dụng cụ thể, trong khi một số khác có thể hỗ trợ đào tạo tại chỗ. Nếu bạn có kiến ​​thức làm việc về phần mềm thường được sử dụng, bạn có thể dễ dàng học cách sử dụng các chương trình mới hơn.
Cho dù bạn làm việc trong ngành dịch vụ khách hàng, sản xuất, dịch vụ thực phẩm hay công nghệ, nhà tuyển dụng vẫn sẽ sử dụng các ứng dụng máy tính để tự động hóa một số tác vụ nhất định, hợp lý hóa giao tiếp và hơn thế nữa.
Meo don gian de ren luyen nang cao ky nang tin hoc van phong
Ứng viên có kỹ năng tin học văn phòng tốt sẽ gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

III. Những kỹ năng tin học văn phòng cần thiết

Các loại kỹ năng máy tính mà nhà tuyển dụng mong đợi sẽ thay đổi tùy thuộc vào ngành nghề của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang xin việc làm quản lý văn phòng, bạn có thể sẽ phải có kiến ​​thức cơ bản về các chương trình xử lý văn bản, bảng tính, nền tảng email và các công cụ giao tiếp khác. Tuy nhiên, vẫn có một số kỹ năng máy tính cơ bản được sử dụng trong tất cả các ngành công nghiệp mà hầu hết những người xin việc cần biết.

1. Hệ điều hành (Windows và MacOS)

Một hệ điều hành là phần mềm hỗ trợ và quản lý các chức năng cơ bản của máy tính. Mặc dù có nhiều hệ điều hành khác nhau, hầu hết các nhà tuyển dụng đều dùng Windows hoặc MacOS. Bạn hãy dành thời gian tìm hiểu về 2 hệ điều hành này trước khi xin việc.

2. Office (Microsoft Office, G Suite)

Các bộ phần mềm Office bao gồm nhiều công cụ khác nhau như Microsoft Word, Outlook và Excel. Biết cách sử dụng các ứng dụng này có thể giúp bạn thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ trong công việc. Bộ xử lý Word như Microsoft Word hoặc Google Docs là một trong những công cụ được sử dụng phổ biến nhất. Nhà tuyển dụng thường cho rằng hầu hết các ứng viên đều biết cách sử dụng chương trình xử lý văn bản.

3. Phần mềm trình bày (PowerPoint, Keynote)

Bên cạnh đó, kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng cần thiết nhất trong công việc để trình bày và thuyết phục về một dự án hoặc sản phẩm, dịch vụ nên phần mềm hỗ trợ thuyết trình cũng rất quan trọng. Bạn nên biết cách tổ chức và trình bày ý tưởng bằng các phần mềm chuyên dụng như PowerPoint.

4. Bảng tính (Excel, Google Spreadsheets, v.v.)

Bảng tính là ứng dụng được dùng để sắp xếp dữ liệu và thông tin khác vào bảng và nhanh chóng tính toán số lượng. Bảng tính cũng có thể được sử dụng để phân tích dữ liệu nâng cao. Một số nhà tuyển dụng có thể mong đợi bạn sở biết cơ bản về các phần mềm bảng tính.

5. Công cụ giao tiếp và cộng tác (Slack, Skype, v.v.)

Nhiều doanh nghiệp sử dụng các công cụ giao tiếp và cộng tác để tăng hiệu suất công việc. Bạn có thể xem xét liệt kê các công cụ có liên quan mà bạn biết sử dụng trong hồ sơ xin việc.

6. Phần mềm kế toán (QuickBooks, FreshBooks, Xero, v.v.)

Kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán rất quan trọng nếu bạn đang ứng tuyển vào các vị trí trong lĩnh vực tài chính hoặc kinh doanh.

7. Sử dụng mạng xã hội (Facebook, Zalo, Instagram, Twitter)

Sử dụng thành thạo các phương tiện truyền thông xã hội là một trong những kỹ năng quan trọng hàng đầu đối với các vị trí quan hệ công chúng, tiếp thị và quảng cáo.

Đọc thêm: "Dọn dẹp" tài khoản mạng xã hội trước khi đi xin việc

8. Trực quan hóa dữ liệu

Bên cạnh kiến ​​thức cơ bản về bảng tính, kỹ năng trực quan hóa dữ liệu cũng có thể hữu ích trong một số công việc đặc thù. Hiện nay, nhiều công cụ trực quan hóa dữ liệu được tích hợp vào các chương trình bảng tính như Excel, trong khi một số công cụ khác, như Tableau hoặc Datawrapper cho phép bạn lấy dữ liệu từ bảng tính để phân tích và hiển thị nâng cao hơn. Trực quan hóa dữ liệu đang ngày càng phổ biến khi phân tích dữ liệu trở nên quan trọng hơn đối với các doanh nghiệp.
Meo don gian de ren luyen nang cao ky nang tin hoc van phong

Làm thế nào để nâng cao kỹ năng tin học văn phòng?

IV. Cách rèn luyện, nâng cao kỹ năng tin học văn phòng

Đối với kỹ năng tin học văn phòng, muốn thành thạo thì bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc dành thời gian để luyện tập nhiều. Excel hay Word, PPT, càng tập nhiều bạn sẽ càng quen và ghi nhớ các câu lệnh, các hàm hay tính năng cụ thể.
Trong khi đó, để biết cách dùng phần mềm chuyên ngành như phần mềm kế toán, HRIS (quản trị nhân sự), CMS (hệ thống quản trị nội dung), CRM (quản trị quan hệ khách hàng), ... thì bạn cần quen thuộc qua môi trường thực tế tại doanh nghiệp. Lúc đó, khả năng học hỏi và thích nghi sẽ là yếu tố tiên quyết quyết định thành công. Nhìn chung, để nâng cao kỹ năng tin học văn phòng, bạn cần tự mày mò, chủ động thực hành trên máy và ghi nhớ. Ngay cả các phím tắt để in tài liệu hay chia sẻ thông tin qua công cụ hợp tác, quản lý dự án, càng biết nhiều sẽ càng có lợi cho công việc của bạn.
Dù bạn ứng tuyển vào bất cứ công việc gì thì kỹ năng tin học văn phòng cũng vô cùng hữu ích. Một số công việc đặc thù yêu cầu ứng viên có kỹ năng quản trị website tốt liên quan đến ngành công nghệ thông tin cũng cần bạn có kỹ năng sử dụng máy tính, phần mềm thì mới đảm nhận tốt công việc được giao. Qua bài viết này, chắc hẳn bạn đã nắm được kỹ năng tin học văn phòng là gì, từ đó trau dồi cho mình những kỹ năng cần thiết đáp ứng vị trí tốt nhất nhé.

tin mới

10 cách ứng phó với câu hỏi Bạn mong muốn làm việc ở môi trường như thế nào?

Làm thế nào để vượt qua câu hỏi "Bạn mong muốn làm việc ở môi trường như thế nào?" và đúng ý nhà tuyển dụng? Hãy cùng JobOKO tìm hiểu mẹo trả lời các câu hỏi phỏng vấn hóc búa trong bài viết dưới đây.

06/06/2024 21:00

10 cách ứng phó với câu hỏi Bạn mong muốn làm việc ở môi trường như thế nào?

​Giới thiệu bản thân khi phỏng vấn: Làm thế nào để "đầu xuôi đuôi lọt"?

Ấn tượng ban đầu rất quan trọng để nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên. Điều này có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả cuối cùng. Đừng quên chuẩn bị kỹ lưỡng phần giới thiệu bản thân khi phỏng vấn bạn nhé!

24/04/2024 14:30

​Giới thiệu bản thân khi phỏng vấn: Làm thế nào để "đầu xuôi đuôi lọt"?

Làm sao để đưa ra những lý do ứng tuyển thuyết phục mà nhà tuyển dụng nào cũng muốn nghe?

Khi đối diện với câu hỏi "Tại sao bạn lại chọn công ty chúng tôi?", bạn hãy cho nhà tuyển dụng thấy sự tương thích giữa mục tiêu nghề nghiệp và cơ hội mà công ty cung cấp. Trong bài viết, JobOKO sẽ chia sẻ cách để đưa ra những lý do ứng tuyển thuyết phục mà NTD nào cũng muốn nghe.

01/04/2024 11:18

Làm sao để đưa ra những lý do ứng tuyển thuyết phục mà nhà tuyển dụng nào cũng muốn nghe?

Từ chối lời mời phỏng vấn thế nào để không "mất lòng" nhà tuyển dụng?

Đôi khi có những tình huống khiến ứng viên không muốn tiếp nhận lời mời phỏng vấn. Trong trường hợp này, bạn hãy từ chối lời mời phỏng vấn một cách tế nhị, không gây ra bất kỳ hiểu lầm nào cho nhà tuyển dụng.

01/04/2024 08:30

Từ chối lời mời phỏng vấn thế nào để không "mất lòng" nhà tuyển dụng?

​Cách trả lời câu hỏi "Bạn dự định làm cho chúng tôi trong bao lâu?"

"Bạn dự định làm cho chúng tôi trong bao lâu?" là một trong những câu hỏi phỏng vấn thường được hỏi nhất. Vậy làm thế nào để trả lời "ăn đứt" các ứng viên khác? Bạn đọc lưu ý một số bí quyết JOBOKO chia sẻ trong bài viết nhé.

16/02/2023 06:45

​Cách trả lời câu hỏi "Bạn dự định làm cho chúng tôi trong bao lâu?"

Kinh nghiệm trả lời câu hỏi trong phỏng vấn nhân viên QC

Để nắm bắt được cơ hội có được việc làm nhân viên QC, trước hết bạn cần vượt qua buổi phỏng vấn và gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Top câu hỏi phỏng vấn nhân viên QC phổ biến cùng hướng dẫn trả lời chi tiết sẽ giúp ứng viên gia tăng cơ hội trúng tuyển vào vị trí này. Vì vậy, hãy tham khảo và áp dụng phù hợp với nhu cầu tìm việc làm của bản thân nhé.

07/02/2023 18:00

Kinh nghiệm trả lời câu hỏi trong phỏng vấn nhân viên QC

Bí quyết trả lời câu hỏi thường gặp trong phỏng vấn Digital Marketing

Mỗi nhà tuyển dụng có cách đặt câu hỏi và tiêu chí tuyển dụng nhân viên khác nhau nhưng với một vị trí, chẳng hạn như nhân viên digital marketing thì vẫn sẽ có những mối quan tâm chung về trình độ, kinh nghiệm của ứng viên. Việc chuẩn bị cách trả lời câu hỏi phỏng vấn digital marketing sẽ giúp bạn tự tin vượt qua buổi phỏng vấn.

30/01/2023 07:45

Bí quyết trả lời câu hỏi thường gặp trong phỏng vấn Digital Marketing

​Có nên gửi thư cảm ơn sau khi phỏng vấn?

Liệu bạn có biết, ngay cả khi đã kết thúc phỏng vấn, bạn vẫn có thể tiếp tục "hành động" để thúc đẩy ấn tượng tích cực của nhà tuyển dụng, điển hình là gửi thư cảm ơn sau phỏng vấn.

27/01/2023 21:15

​Có nên gửi thư cảm ơn sau khi phỏng vấn?

Phỏng vấn nhóm là gì? Cách ghi điểm với nhà tuyển dụng

Hiện nay, một trong những hình thức phỏng vấn được sử dụng phổ biến là phỏng vấn nhóm, giữa một ứng viên và một nhóm người đại diện cho công ty. Đối với các buổi phỏng vấn nhóm, sự chuẩn bị chính là yếu tố giúp ứng viên ghi điểm với nhà tuyển dụng.

24/01/2023 10:30

Phỏng vấn nhóm là gì? Cách ghi điểm với nhà tuyển dụng

​Câu hỏi phỏng vấn Kế toán tổng hợp

Trong lĩnh vực kế toán, bạn có thể tha hồ lựa chọn ngành nghề phù hợp với mình như kế toán kho, kế toán thuế, kế toán tổng hợp, kế toán công nợ,... Nếu bạn yêu thích trở thành kế toán tổng hợp thì việc nắm được các câu hỏi phỏng vấn kế toán tổng hợp dưới đây là điều cần thiết để dễ dàng trúng tuyển vào vị trí mong muốn.

21/01/2023 14:12

​Câu hỏi phỏng vấn Kế toán tổng hợp
hỗ trợ ứng viên

Nếu gặp bất cứ vấn đề gì cần hỗ trợ, hãy gọi tới HOTLINE hoặc gửi thư về địa chỉ email bên dưới để được hỗ trợ.

Giải thưởng
của chúng tôi

Top 3

Nền tảng số tiêu biểu của Bộ
TT&TT 2022.

Top 15

Startup Việt xuất sắc 2019 do VNExpress tổ chức.

Top 10

Doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo Việt Nam - Hội đồng tư vấn kinh doanh ASEAN bình chọn.

Giải Đồng

Sản phẩm công nghệ số Make In Viet Nam 2023.