Rèn luyện khả năng truyền đạt thông tin để thành công trong công việc

Khả năng truyền đạt thông tin hiệu quả là nền tảng cho mọi hoạt động của đời sống và công việc. Đó không chỉ đơn giản là việc chia sẻ những ý tưởng của mình với người khác mà quan trọng hơn hết là chia sẻ những góc nhìn và tạo mối liên hệ với những người xung quanh.

MỤC LỤC:
I. Những đặc điểm của một người có khả năng truyền đạt thông tin tốt
II. Cách rèn luyện khả năng truyền đạt thông tin

Khả năng truyền đạt thông tin là kỹ năng mềm vô cùng quan trọng với mọi ngành nghề

I. Những đặc điểm của một người có khả năng truyền đạt thông tin tốt

Một người có khả năng truyền đạt thông tin tốt sẽ được thể hiện qua những đặc điểm như:

• Chủ động lắng nghe.
• Tự tin.
• Cung cấp thông tin cụ thể, có khả năng đơn giản hóa những thông tin phức tạp.
• Có thể nhanh chóng thay đổi phong cách nói chuyện đối với từng đối tượng cụ thể.
• Linh hoạt trong cách tiếp nhận thông tin, kiến thức mới.
• Có thể nhận biết và kiểm soát cảm xúc của đối phương cũng như của chính mình.
• Ngôn ngữ cơ thể.
• Kiên nhẫn.
• Biết cảm thông.
• Biết cách kể chuyện.

Đọc thêm: Nguyên tắc xử lý thông tin tiêu cực nơi công sở

II. Cách rèn luyện khả năng truyền đạt thông tin

1. Sức mạnh của tâm trí

Nhiều người có xu hướng nghĩ gì nói nấy. Tuy nhiên, chính điều này lại có thể làm giảm mức độ tin cậy của những thông tin được truyền đạt. Thậm chí, nếu như người nói vừa nói vừa run thì những thông tin này sẽ trở thành vô nghĩa. Khi trả lời câu hỏi hoặc tiếp nối một cuộc trò chuyện, hãy suy nghĩ, hít thở thật sâu rồi sau đó mới nêu ra suy nghĩ của mình.
Bạn không nên nói tất cả những gì mà bạn nghĩ. Thay vào đó, hãy suy nghĩ thật cẩn thận và chỉ tập trung vào những gì mà bạn muốn truyền đạt. Khi nói, bạn cũng cần phải biết rõ thông điệp mà bạn muốn truyền tải là gì và thể hiện kỹ năng giao tiếp một cách khéo léo.
Đồng thời, hãy cố gắng rèn luyện cho mình cảm quan tích cực. Hãy thử tưởng tượng mình đang đứng trên sân khấu, thuyết trình trước hàng trăm người và tất cả họ đều đang tán dương những gì mà bạn nói. Hãy cố gắng lặp đi lặp lại suy nghĩ này một vài lần, cảm xúc về sự thành công sẽ giúp bạn rèn luyện sự tự tin và rèn luyện kỹ năng truyền đạt thông tin.

2. Chú ý vào người nghe

Muốn giao tiếp hiệu quả, bạn cần phải biết đối tượng người nghe của mình là những ai để có thể điều chính ngôn ngữ, cách thức tiếp cận thông tin,... Bạn hãy đặt mình vào vị trí của người nghe và tự hỏi xem lại sao mình lại có mặt ở đây? Mình muốn biết những gì? Hiểu biết và trình độ của mình đang ở mức độ nào? Câu trả lời cho những câu hỏi này cũng sẽ là đáp án cho những việc mà bạn cần làm để thu hút sự chú ý của đối phương khi truyền đạt thông tin.

Đọc thêm: Làm thế nào để trở thành người biết lắng nghe tại nơi làm việc?

3. Rèn luyện sự chủ động lắng nghe

Sẽ là một suy nghĩ hoàn toàn sai lầm nếu như bạn cố gắng nghĩ xem mình sẽ phản ứng như thế nào thay vì chú ý lắng nghe những gì mà đối phương đang trình bày. Chỉ khi thực sự chú tâm vào những gì họ nói, bạn mới có thể biết được ý tưởng, mục đích thực sự của họ là gì. Từ đó có thể đưa ra câu trả lời hoặc lời khuyên hữu ích. Vì vậy, kỹ năng lắng nghe cũng rất quan trọng để tạo nên sự thành công của quá trình truyền đạt thông tin.
Để rèn luyện kỹ năng này, bạn có thể:

3.1. Cố gắng chú tâm vào câu chuyện

Hãy tập trung hoàn toàn sự chú ý vào người nói:

• Nhìn về phía họ.
• Đừng nghĩ về câu trả lời khi mà họ đang nói.
• Phân tích điệu bộ, cử chỉ của họ.
• Tránh làm gián đoạn người nói bởi những gì diễn ra xung quanh bạn.

3.2. Thể hiện rằng bạn đang rất hứng thú với câu chuyện

• Thể hiện sự chú tâm bằng ngôn ngữ cơ thể như gật đầu, mỉm cười,...
• Tương tác với người nói bằng những từ ngữ như à, ừ, đúng rồi,...
• Đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn những gì đối phương nói.

3.3. Không chen ngang hoặc hướng câu chuyện đi một hướng khác

Việc bạn chen ngang không chỉ khiến cho người nói bị mất hứng mà còn khiến bạn mất nhiều thời gian hơn để hiểu được những gì mà họ muốn nói. Bạn chỉ nên lên tiếng khi đối phương đã trình bày xong.

Để có khả năng truyền đạt thông tin tốt thì rèn luyện là cách tối ưu

4. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể

Ngôn ngữ cơ thể cũng có tác động mạnh mẽ đến khả năng truyền đạt thông tin của bạn. Việc bạn trùng vai, cho tay vào túi quần hay nhìn xuống sàn nhà có thể khiến bạn cảm thấy an toàn hơn. Tuy nhiên, đây lại là những hành động bạn cần phải tránh nếu như muốn giao tiếp một cách hiệu quả. Xuất hiện một cách thoải mái và tự tin sẽ có lợi hơn rất nhiều. Bạn có thể thấy các chính trị gia nổi tiếng đều xuất hiện với một trạng thái hoàn toàn thoải mái và tự tin, họ phát biểu chậm rãi và sử dụng ngôn ngữ cơ thể một cách rất tự nhiên.

5. Luyện tập

Luyện tập là cách tốt nhất để giúp bạn rèn luyện khả năng truyền đạt thông tin, đặc biệt và với những người thiếu tự tin và hay cảm thấy lo lắng. Hãy dành thời gian chuẩn bị tài liệu và nắm chắc mọi thông tin trong đó. Khi luyện tập, bạn có thể nhờ một ai đó cố tình làm mất trật tự để giúp mình rèn luyện sự tập trung.

6. Xem video của các diễn giả nổi tiếng

Ngày nay, có vô số video truyền cảm hứng của các diễn giả nổi tiếng trên thế giới trên các nền tảng trực tuyến. Bạn có thể quan sát xem họ đang thể hiện mình như thế nào: cách ăn mặc, giọng nói, tốc độ nói, chủ đề,... Hãy làm một danh sách những gì bạn muốn bắt chước và bắt đầu luyện tập. Bạn cần phải luyện tập để có thể thành thạo các kỹ thuật trong truyền đạt thông tin đồng thời loại bỏ những thói quen xấu, cải thiện kỹ năng thuyết trình tích cực hơn.
Rèn luyện khả năng truyền đạt thông tin không phải là việc mà bạn có thể thành công trong ngày một ngày 2. Bạn nên bắt đầu từ những điều đơn giản nhất với chỉ 1 - 2 người nghe và mở rộng dần ra. Dù không đơn giản nhưng nếu kiên trì, bạn nhất định sẽ thành công.