Nhân viên dự án là người hỗ trợ trực tiếp cho các dự án, làm việc dưới sự điều hành của Giám đốc dự án hoặc Trưởng phòng Quản lý Dự án. Nhân viên dự án có thể làm việc trong bất cứ ngành nghề nào như xây dựng, viễn thông, giáo dục, kinh doanh, công nghệ thông tin,... - nơi có các dự án cần được thực hiện.

MỤC LỤC:
I. Vai trò và trách nhiệm của nhân viên dự án
II. Yêu cầu bằng cấp, kinh nghiệm của nhân viên dự án
III. Nhân viên dự án cần có kỹ năng gì?
IV. Mức lương của nhân viên dự án cao không?
V. Cơ hội việc làm nhân viên dự án
VI. Kinh nghiệm xin việc làm nhân viên dự án
VII. Câu hỏi phỏng vấn nhân viên dự án

Nhu cầu tuyển dụng nhân viên dự án ngày càng gia tăng

Tìm hiểu công việc nhân viên dự án

I. Vai trò và trách nhiệm của nhân viên dự án

Là một nhân viên dự án, bạn sẽ làm việc dưới sự chỉ đạo của Giám đốc hoặc Trưởng phòng Quản lý Dự án để hoàn thành những mục tiêu của dự án đã đặt ra. Bạn sẽ phải sử dụng kiến thức chuyên môn, kỹ năng làm việc nhóm và kỹ năng giao tiếp tốt của mình để hoàn thành công việc đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách cho phép.
Chức danh chính thức của bạn có thể sẽ thay đổi ở mỗi dự án khác nhau, có thể là nhân viên dự án, nhân viên hỗ trợ dự án hay trợ lý Giám đốc dự án. Tuy nhiên, cho dù làm việc dưới chức danh nào đi chăng nữa thì bạn cũng sẽ phải đảm nhiệm những công việc cơ bản như:

1. Tham gia vào các cuộc họp

Nhân viên dự án sẽ thường xuyên tham gia vào các cuộc họp để cùng với Giám đốc dự án đánh giá tiến độ thực hiện và thảo luận công việc cần thực hiện trong giai đoạn tiếp theo. Đây chính là cơ hội để bạn báo cáo những vấn đề gặp phải trong quá trình làm việc với cấp trên. Công việc của bạn cũng có thể sẽ bao gồm việc sắp xếp lịch họp, phòng họp và chuẩn bị các tài liệu liên quan như báo cáo, bài thuyết trình, ....

2. Quản lý hồ sơ dự án

Nhân viên dự án sẽ chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ trong mỗi giai đoạn của dự án, từ khi bắt đầu thực hiện cho tới khi hoàn thiện sản phẩm cuối cùng. Những hồ sơ, giấy tờ này sẽ giúp quản lý dự án một cách hiệu quả nhất. Đối với công việc này, bạn sẽ phải hoàn thiện hồ sơ, đảm bảo tính chính xác của thông tin và báo cáo, xin chữ ký của cấp trên.

Đọc thêm: Kỹ năng quản lý dự án cần thiết để làm việc chuyên nghiệp

3. Quản lý rủi ro

Mỗi dự án đều sẽ có những rủi ro trong quá trình thực hiện và công việc của nhân viên dự án là phải quan sát, phát hiện những rủi ro có thể xảy ra, báo cáo lên cấp trên trong các cuộc họp và cùng tìm ra phương án giải quyết nhằm hạn chếtác động tiêu cực, đảm bảo tiến độ và chi phí thực hiện dự án.

4. Đảm bảo tiến độ công việc

Nhân viên dự án phải bám sát tiến độ công việc, nắm chắc thời gian hoàn thành của từng giai đoạn khác nhau trong dự án. Bạn cũng cần phải đảm bảo rằng mọi công việc đều được hoàn thành trong thời gian cho phép. Khi có nguy cơ đối mặt với việc chậm tiến độ, cần báo cáo lên cấp trên để đưa ra phương án khắc phục.

Công việc của nhân viên dự án là làm gì?

II. Yêu cầu bằng cấp, kinh nghiệm của nhân viên dự án

Hầu hết nhà tuyển dụng tuyển nhân viên dự án yêu cầu phải có bằng Đại học trở lên chuyên ngành Quản lý dự án hoặc một lĩnh vực khác dựa vào lĩnh vực hoạt động cụ thể của họ như xây dựng, kinh doanh, công nghệ thông tin,... Ngoài ra, cũng tùy vào yêu cầu, quy mô và tính chất phức tạp của từng dự án mà yêu cầu về bằng cấp và kinh nghiệm đối với vị trí này cũng sẽ khác nhau. Dự án càng lớn, càng phức tạp thì yêu cầu đối với nhân viên lại càng cao.

III. Nhân viên dự án cần có kỹ năng gì?

Bên cạnh kỹ năng tư duy logic và giải quyết vấn đề hiệu quả, nhân viên dự án còn là người có khả năng đa nhiệm trong môi trường công việc bận rộn, áp lực cao. Bạn cũng phải có khả năng tự thiết lập mục tiêu và tạo động lực cho bản thân trong suốt quá trình làm việc. Bên cạnh những kỹ năng cơ bản này thì bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng cần tìm kiếm ứng viên vị trí nhân viên dự án với những tố chất và kỹ năng khác như:

1. Kỹ năng cơ bản

Để trở thành một nhân viên dự án, bạn cần phải đảm bảo những kỹ năng cơ bản như:

• Sử dụng thành thạo Microsoft Word, Excel và các phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch dự án khác.
• Kỹ năng làm việc độc lập và làm việc nhóm.
• Khả năng đa nhiệm, thực hiện cùng lúc nhiều công việc ưu tiên và chịu được áp lực cao trong công việc.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề và đảm bảo hoàn thành các mục tiêu ngắn hạn, dài hạn.
• Có kinh nghiệm quản lý tài chính và hoạch định ngân sách.
• Kỹ năng giao tiếp tốt bằng cả lời nói và văn bản.
• Tư duy logic và sáng tạo.
• Kỹ năng phân tích tốt.

Kỹ năng làm việc nhóm là một trong những điều kiện quan trọng nhất đối với mọi nhân viên dự án. Bạn sẽ phải duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, đảm bảo mình và mọi người đều hiểu được mục tiêu chung, nắm rõ những việc mỗi người cần thực hiện và đảm bảo hoàn thành trong thời gian cho phép. Nhân viên dự án cũng cần phải quan sát và tìm hiểu những vấn đề chung và vấn đề riêng xảy ra trong quá trình thực hiện dự án hoặc giữa các nhân viên để giải quyết kịp thời, tránh gây ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công việc. Chỉ có như vậy thì dự án mới có thể thành công tốt đẹp.

Đọc thêm: Cách cải thiện kỹ năng làm việc nhóm, Teamwork hiệu quả

2. Kỹ năng nâng cao

Đây không phải là những điều kiện bắt buộc nhưng để tham gia vào các dự án lớn hoặc thăng tiến nhanh trong công việc, bạn cần có những kỹ năng nâng cao như:

• Kinh nghiệm trong quản trị dự án, điều hành công việc, giám sát và quản lý.
• Sử dụng thành thạo các ứng dụng, phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu.
• Kiến thức liên quan đến thiết lập và quản lý ngân sách cho dự án.

Những kỹ năng nhân viên dự án cần có

IV. Mức lương của nhân viên dự án cao không?

Mức lương nhân viên dự án thấp nhất hiện nay cũng khoảng 6 triệu đồng/tháng và có thể lên đến 16 - 22 triệu đồng/tháng với những người làm việc trong lĩnh vực đòi hỏi kiến thức chuyên môn cao. Làm việc trong các dự án kinh doanh, thu nhập của bạn còn được cộng thêm với hoa hồng. Mức lương của nhân viên dự án không thể không kể đến các khoản phúc lợi, phụ cấp và đặc biệt là thưởng khi hoàn thành vượt tiến độ dự án. Ngoài ra, khi được thăng chức lên các vị trí cao hơn như Trưởng phòng Quản lý dự án hay Giám đốc dự án thì thu nhập có thể lên đến 60 triệu đồng/tháng.

V. Cơ hội việc làm nhân viên dự án

Nhân viên dự án là một vị trí khá linh hoạt, làm được nhiều công việc khác nhau và trong nhiều ngành nghề khác nhau. Nhu cầu về nguồn nhân lực đối với vị trí này hiện cũng khá cao, cả đối với những công ty trong nước và nước ngoài. Nhân viên dự án thường là những người am hiểu kiến thức chuyên môn trong quá trình thực hiện và giám sát chất lượng của dự án. Họ cũng thành thạo các quy định về hoạch định tài chính và tổ chức lao động trong dự án. Vì thế, các công ty, tổ chức đều dành không ít sự quan tâm và thậm chí là săn đón các ứng viên có đủ trình độ chuyên môn cho vị trí này.

VI. Kinh nghiệm xin việc làm nhân viên dự án

Nếu đang tìm việc làm nhân viên dự án mà chưa có hoặc có rất ít kinh nghiệm thì bạn nên ứng tuyển vào những công ty nhỏ, làm ở vị trí thấp để tích lũy kiến thức thực tế và kinh nghiệm làm việc. Đồng thời, hãy xin việc trong một lĩnh vực mà bạn yêu thích cho dù công việc đó có mức lương thấp hay cao. Làm công việc yêu thích sẽ mang đến cho bạn nhiều cảm hứng và động lực hơn trong công việc.
Tuy nhiên, khi đã có kinh nghiệm thì một công việc ở vị trí thấp dường như sẽ không thể khiến bạn hài lòng. Khi đó, hãy áp dụng các bước sau:

• Đầu tiên, hãy xác định xem công việc hiện tại mang lại cho bạn những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm gì mới: kiến thức chuyên môn về sản phẩm, ngành nghề mà mình làm việc; kỹ năng quản lý con người và thời gian, khả năng hoạch định tài chính, ....
• Sau đó, hãy bắt tay vào viết CV xin việc. Bạn cần phải làm nổi bật được những kỹ năng mà mình đã được rèn luyện và thành thạo ở công việc hiện tại. Đừng quên nhấn mạnh mình sẽ cố gắng như thế nào để đạt được mục tiêu cụ thể.
• Bạn cũng nên tìm kiếm các khóa học trực tuyến hoặc học thêm ngoài giờ để nâng cao kiến thức và lấy chứng chỉ. Ví dụ, bạn hoàn toàn có thể học thêm một khóa về quản lý dự án bên cạnh kiến thức chuyên môn về xây dựng, công nghệ thông tin, ... mà mình đã tích lũy được ở trường Đại học. Những chứng chỉ về quản lý như vậy không chỉ giúp bạn tìm được việc làm như ý mà còn giúp bạn tự tin hơn trong quá trình làm việc.

Làm thế nào để xin được việc làm nhân viên dự án nhanh chóng?

VII. Câu hỏi phỏng vấn nhân viên dự án

Vòng phỏng vấn có lẽ là một trong những thử thách lớn nhất đối với bất cứ ứng viên nào trong quá trình xin việc làm. Cho dù CV xin việc nhân viên dự án có ấn tượng tới đâu nhưng nếu không thể hiện thật tốt trong quá trình phỏng vấn, cơ hội trúng tuyển cũng gần như bằng không. Phỏng vấn nhân viên dự án cũng không phải là một ngoại lệ. Bạn tốt nhất nên chuẩn bị sẵn câu trả lời cho các câu hỏi phỏng vấn nhân viên dự án thường gặp nhất để không bị bất ngờ hay lúng túng khi phỏng vấn.
Các câu hỏi phỏng vấn nhân viên dự án phổ biến nhất bao gồm:

• Nếu dự án không diễn ra đúng tiến độ, giải pháp của bạn là gì?
• Bạn sẽ làm thế nào khi cảm thấy các nhân viên trong dự án phối hợp với nhau kém hiệu quả?
• Sai lầm lớn nhất bạn mắc phải khi làm nhân viên dự án là gì?
• Bạn có kinh nghiệm liên quan đến hoạch định và quản lý ngân sách dự án hay không?
• Theo bạn, thế nào là một dự án lý tưởng?
• Thách thức lớn nhất mà bạn gặp phải khi làm nhân viên dự án là gì?
• Bạn sắp xếp, lựa chọn các công việc ưu tiên như thế nào trong quá trình thực hiện dự án?
• Bạn có thường xuyên sử dụng phần mềm quản lý dự án nào hay không?

Hy vọng bài viết trên đây của JobOKO.com đã giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc của nhân viên dự án. Họ là những người trực tiếp tham gia vào quá trình thực hiện các dự án và có thể làm việc trong bất cứ ngành nghề nào nơi có các dự án cần thực hiện. Chính vì vậy mà nhu cầu tuyển dụng nhân viên dự án luôn ở mức cao, mức lương cũng khá ổn định và cao hơn trung bình một số ngành nghề khác.