​Kỹ năng quản lý dự án quyết định tính chuyên nghiệp trong công việc?

MỤC LỤC:
I. Quản lý dự án là gì?
II. Các kỹ năng quản lý dự án quan trọng

Là một chuyên gia quản lý dự án, trước tiên bạn cần phải có kỹ năng quản lý để làm việc với các nhóm được tạo thành từ các cá nhân khác nhau. Đảm nhận trọng trách của một người quản lý dự án, bạn phải biết làm thế nào để đọc ngôn ngữ cơ thể, cách đàm phán và là một bậc thầy trong vô số các kỹ năng mềm để quản lý được những nhân viên quản lý khác. Vậy phải bắt đầu từ đâu? Dưới đây là một số kỹ năng quản lý dự án quan trọng nhất mà bạn cần phải có.

Tìm việc làm để phát huy kỹ năng quản lý dự án không khó

I. Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là công việc yêu cầu người làm phải biết cách lập kế hoạch, quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án để đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian với chất lượng tốt và đạt được mục tiêu đã đề ra trong phạm vi ngân sách mà dự án cho phép. Vì đặc thù công việc nên quản lý dự án sẽ cần phải là người có nhiều kỹ năng thì mới có thể đáp ứng được yêu cầu của công việc này.
Xem thêm: ​​Cách nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

II. Các kỹ năng quản lý dự án quan trọng

Kỹ năng quản lý dự án không đơn thuần là một kỹ năng như tên gọi của nó mà là hội tụ của rất nhiều các kỹ năng khác. Cùng tìm hiểu ngay các kỹ năng đó là gì nhé!

1. Kỹ năng lãnh đạo

Lãnh đạo là một kỹ năng quản lý dự án quan trọng bởi vì với tư cách là một quản lý dự án, bạn không chỉ phải đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn mà bạn còn dẫn dắt một nhóm để đạt được mục tiêu đó. Kỹ năng lãnh đạo không phải ai sinh ra cũng có, bạn có thể học hỏi trong suốt quá trình học tập và làm việc.

2. Kỹ năng giao tiếp và đàm phán

Nếu bạn là một nhà quản lý dự án thực thụ thì chắc chắn bạn sẽ biết được tại sao giao tiếp lại là một kỹ năng quản lý dự án cần thiết. Khi làm việc, bạn phải tiếp xúc với rất nhiều người trong dự án, trong đó có nhà thầu, nhóm của bạn, khách hàng,... nên nếu không có kỹ năng giao tiếp thì bạn sẽ không thể kết nối mọi người lại với nhau, từ đó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến dự án.
Hơn nữa, kỹ năng đàm phán cũng có liên quan chặt chẽ đến giao tiếp. Đàm phán không chỉ đơn thuần là mặc cả giá với nhà cung cấp hoặc nhà thầu mà là bạn phải liên tục đàm phán khi làm việc để cải thiện kỹ năng quản lý dự án của mình. Nếu làm tốt, bạn có thể giải quyết các tranh chấp trước khi vấn đề trở lên nghiêm trọng hơn, ảnh hưởng tiêu cực đến dự án.

3. Kỹ năng lập lịch trình

Đây là kỹ năng quản lý dự án quan trọng mà bất kỳ ai cũng cần phải rèn luyện. Người quản lý dự án giàu kinh nghiệm sẽ biết được rằng kỹ năng lập lịch trình giúp họ có thể sớm hoàn thành dự án. Để làm điều này, các mục tiêu lớn cần được chia ra thành các mục tiêu nhỏ theo dòng thời gian.

4. Kỹ năng quản lý dự án

4.1. Quản lý rủi ro

Rủi ro là điều không thể tránh khỏi khi kinh doanh. Vì vậy, là quản lý dự án, khi lên kế hoạch, bạn cần phải để ý đến vấn đề này dù quy mô hoặc tính chất của dự án có là gì đi chăng nữa. Đây cũng chính là kỹ năng quản lý dự án cần được liên tục trau dồi trong quá trình làm việc. Người quản lý dự án cần lường trước, kiểm soát, phát hiện các rủi ro trước khi chúng trở lên nghiêm trọng hơn.

4.2. Quản lý chi phí​

Nhiều người nghĩ rằng cứ có ngân sách lớn là sớm hoàn thành dự án nhưng đây lại là quan niệm hoàn toàn sai lầm. Người có kỹ năng quản lý dự án sẽ biết cách quản lý ngân sách một cách thông minh.
Xem thêm: Cách nâng cao kỹ năng sắp xếp, quản lý công việc khoa học
Khi nhận được ngân sách, nhiệm vụ đầu tiên của quản lý dự án là đảm bảo rằng mình đã nhận được đúng lượng ngân sách đó và đánh giá xem với lượng này có thể đáp ứng nhu cầu tài chính cho dự án hay không. Kiểm soát các chi phí thông khi thực hiện dự án là điều cần thiết thứ 2. Và để làm được tất cả điều này thì cần rất nhiều kỹ năng và thời gian để nghiên cứu cách chi tiêu hợp lý với giới hạn lượng tiền mà dự án cho phép. Tuy nhiên, không có gì là không thể, có kỹ năng quản lý dự án mà chi tiết hơn là quản lý chi phí thì bạn hoàn toàn có thể làm được.

4.3. Quản lý nhiệm vụ

Kỹ năng này chắc chắn phải được đề cập đến trong danh mục các kỹ năng quản lý dự án quan trọng vì không có dự án nào mà lại không có nhiệm vụ. Các nhiệm vụ giống như một đầu cầu kết nối mọi thứ lại với nhau. Vì vậy, các nhà quản lý dự án giỏi sẽ biết phải tìm đến các công cụ đặc biệt để giúp họ quản lý các nhiệm vụ hiệu quả hơn. Công cụ được chọn nên là những công cụ giúp phát huy tối đa tinh thần, kỹ năng làm việc nhóm, ưu tiên và nhanh chóng cập nhật trạng thái khi các nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc các nhiệm vụ sắp tới phải làm.

4.4. Quản lý thời gian

Để đáp ứng deadline của dự án, người quản lý không chỉ phải kiểm soát thời gian làm việc của mọi người trong dự án mà cả của chính mình. Việc đánh giá xem việc nào là quan trọng, việc nào cần làm ngay cũng rất cần thiết. Hãy cải thiện kỹ năng quản lý thời gian ngay từ việc chú ý đến các cuộc họp với nhóm của mình vì đây là cách để tôn trọng thời gian riêng tư của người khác. Quản lý dự án nên sắp xếp chương trình họp, lịch họp và tần suất họp sao cho hợp lý với thời gian của tất cả mọi người.
Dù bạn là trưởng phòng quản lý dự án hay giám đốc thì kỹ năng quản lý dự án đều rất quan trọng. Sự thành công của một kế hoạch có được là đều nhờ vào sự quản lý sát sao của những nhà lãnh đạo tài ba. Chính vì thế, khi tạo CV xin việc nhân viên quản lý dự án hay các vị trí cao hơn, nếu có kỹ năng quản lý dự án tốt, nhà tuyển dụng tất nhiên sẽ "săn đón" bạn "đầu quân" cho công ty của họ.