Cách xây dựng quy trình đàm phán tiêu chuẩn và nâng cao kỹ năng đàm phán

MỤC LỤC:
1. Đàm phán là gì?
2. Quá trình đàm phán gồm những giai đoạn nào?
3. Làm gì khi đàm phán không thành?
4. Cách phát triển kỹ năng đàm phán

Trong cuộc sống nói chung và trong công việc nói riêng, chắc hẳn ai cũng muốn đạt kết quả và lợi nhuận cao nhất có thể và điều này phụ thuộc rất nhiều vào kỹ năng đàm phán của mỗi người. Đặc biệt, nếu bạn là giám đốc kinh doanh thì kỹ năng đàm phán lại càng quan trọng hơn hết. Vậy đàm phán là gì? Làm thế nào để cải thiện kỹ năng đàm phán?

1. Đàm phán là gì?

Đàm phán là phương pháp bàn luận chiến lược giúp giải quyết một vấn đề theo hướng mà hai bên đều có thể cảm thấy chấp nhận được. Trong quá trình đàm phán, mỗi bên sẽ phải thuyết phục đối phương đồng tình hoặc nghe theo quan điểm của mình. Để có thể đàm phán hiệu quả và đi đến kết quả tốt nhất, các bên cần phải tránh những tranh cãi theo hướng tiêu cực hoặc chống đối lẫn nhau.
Các cuộc đàm phán có thể diễn ra giữa người bán với người mua hàng, giữa nhà tuyển dụng với ứng viên tiềm năng, giữa người đại diện của một quốc gia với người đồng cấp của nước khác,...
Xem thêm: Các cách hỗ trợ hoàn thiện kỹ năng đàm phán và thuyết phục

2. Quá trình đàm phán gồm những giai đoạn nào?

Để đạt được kết quả đàm phán như mong muốn, bạn cần nắm được các giai đoạn trong quá trình đàm phán. Ví dụ, trong công việc, bạn sẽ cần sắp xếp một cuộc họp để tất cả các bên liên quan có thể ngồi cùng với nhau để đàm phán các vấn đề như ký kết hợp đồng, xin hỗ trợ vốn đầu tư,... Các bên đàm phán có thể là những cá nhân đảm nhận chức vụ quan trọng, đại diện cho công ty chẳng hạn như giám đốc tài chính, giám đốc kinh doanh, trưởng phòng,...
Quá trình đàm phán sẽ gồm 6 giai đoạn: Chuẩn bị, Tranh luận, Làm rõ mục tiêu, Đàm phán để đạt đến thỏa thuận có lợi cho 2 bên, Thỏa thuận, Thực thi hành động.

2.1. Chuẩn bị

Trước khi tiến hành cuộc đàm phán, bạn nên ấn định về thời gian, địa điểm cũng như những người sẽ tham gia đàm phán. Mục đích của việc chuẩn bị là để 2 bên đều sẵn sàng, có không gian phù hợp, bảo mật để trao đổi và đi đến thỏa thuận một cách chuyên nghiệp, hiệu quả.

2.2. Tranh luận

Trong giai đoạn này, thành viên của mỗi bên sẽ đưa ra quan điểm của mình với vấn đề cần được đàm phán. Kỹ năng cần thiết trong giai đoạn này là thuyết trình, đặt câu hỏi, lắng nghe và làm rõ, phát hiện những điểm yếu, nội dung và quan điểm chưa thuyết phục của đối phương để giành được lợi thế về phía mình.

2.3. Làm rõ mục tiêu

Sau giai đoạn tranh luận, các mục tiêu, lợi ích và quan điểm của cả hai bên cần phải được làm rõ. Hãy liệt kê các yếu tố theo xếp hạng ưu tiên. Làm rõ các yếu tố này, 2 bên có thể xác định được một số điểm chung. Làm rõ mục tiêu là giai đoạn cần thiết trong quá trình đàm phán vì nếu không có nó, những hiểu lầm có thể xảy ra dẫn đến khó đạt được thỏa thuận có lợi cho cả 2 bên.

2.4. Đàm phán để đạt đến thỏa thuận có lợi cho 2 bên

Một kết quả đôi bên cùng có lợi thường là kết quả tốt nhất của buổi đàm phán. Tuy không phải lúc nào cũng làm được điều này nhưng đây được xem như là mục tiêu cuối cùng của buổi đàm phán. Kết quả "đôi bên cùng có lợi" là kết quả mà cả hai bên đều cảm thấy họ đã đạt được điều họ mong muốn và quan điểm của họ đã được xem xét thông qua quá trình đàm phán.

2.5. Thỏa thuận

Thỏa thuận có thể đạt được khi cả 2 bên hiểu được quan điểm cũng như lợi ích của nhau. Điều cần thiết là mọi người tham gia phải cởi mở để đưa ra một giải pháp mà cả 2 bên đều chấp nhận được. Bất kỳ thỏa thuận nào cũng cần phải rõ ràng để cả hai bên đều biết những gì đã được thống nhất.

2.6. Thực thi hành động

Sau khi đạt được thỏa thuận, cả 2 bên cần đề ra các hành động để thực thi quyết định đã được thống nhất. Điều này đề cập đến giai đoạn ký kết hợp đồng hợp tác giữa đôi bên.
Xem thêm: ​​Đừng nói những điều này khi đàm phán lương, chốt lương với doanh nghiệp

3. Làm gì khi đàm phán không thành?

Nếu quá trình đàm phán không thành và 2 bên chưa thể đạt được thỏa thuận thì trợ lý giám đốc cần lên lịch cho cuộc họp tiếp theo để tránh tình trạng tranh cãi gây lãng phí thời gian và ảnh hưởng đến các mối quan hệ trong tương lai. Trong cuộc họp tiếp theo, nếu có bất kỳ ý tưởng hay lợi ích gì mới bạn cũng cần phải lưu ý và hãy xem xét lại buổi đàm phán trước đó. Lúc này việc xem xét các giải pháp thay thế cũng rất quan trọng hoặc bạn có thể mời thêm bên thứ 3 đến để trợ giúp cho buổi phỏng vấn.

4. Cách phát triển kỹ năng đàm phán

4.1. Đơn giản hóa vấn đề, coi mỗi cuộc nói chuyện đều là một lần đàm phán

Tại sao bạn lại cần phải coi các cuộc nói chuyện hằng ngày là các cuộc đàm phán? Bởi thực tế là như vậy. Quyết định xem tối nay bạn sẽ đi ăn ở đâu với bạn bè, bàn bạn với đồng nghiệp đâu mới là công việc quan trọng nhất cần được ưu tiên,... Tất cả những việc đơn giản như vậy sẽ giúp bạn rèn luyện kỹ năng đàm phán: chủ động lắng nghe, cảm thông với người khác và học cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể một cách hiệu quả nhất.

4.2. Chuẩn bị kỹ lưỡng trước mỗi cuộc đàm phán

Cách tốt nhất để bạn rèn luyện kỹ năng đàm phán là chuẩn bị thật kỹ lưỡng cho những sự kiện quan trọng này. Điều này có nghĩa là bạn cần phải dành thời gian nghiên cứu chủ đề, liệt kê những điểm mạnh cần được đưa ra tranh luận, luyện tập với đồng nghiệp hoặc người thân và thậm chí là tìm một người cố vấn cho mình.
Bạn cũng cần phải nghiên cứu đối thủ và dự đoán những điều mà họ có thể sẽ đưa ra để chuẩn bị các ý kiến đồng tình hoặc bác bỏ từ trước. Việc thiếu sự chuẩn bị kỹ càng sẽ rất dễ dẫn đến hướng đi sai lầm và không đạt được thỏa thuận cuối cùng.

4.3. Luyện tập

Cho dù bạn có đọc bao nhiêu cuốn sách, tham gia bao nhiêu khóa học về kỹ năng đàm phán đi chăng nữa nhưng nếu không có sự luyện tập, bạn sẽ không thể thành công. Cuộc sống hằng ngày có rất nhiều cơ hội để bạn phát triển kỹ năng đàm phán, ngay từ những tình huống đời thường nhất: quyết định địa điểm ăn tối với bạn bè, thảo luận để phân chia công việc nhà trong gia đình,... Dần dần, bạn sẽ có thể tiến đến những sự kiện lớn hơn, đàm phán với khách hàng, đối tác,...

4.4. Sẵn sàng mắc lỗi

Sự tự tin là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định thành công khi đàm phán hay tranh luận. Bởi vậy, những người thiếu tự tin, luôn lo lắng sẽ mắc lỗi, sẽ nói sai gần như không thể tham gia vào các cuộc đàm phán.
Với những thông tin vừa cung cấp bên trên, JOBOKO.com hy vọng bạn đọc sẽ có thêm hiểu biết về kỹ năng đàm phán. Một cuộc đàm phán có diễn ra tốt đẹp, thành công hay không cũng còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Trong đó, kỹ năng giao tiếp tốt, thuyết phục người nghe cũng là yếu tố khiến đối tác đánh giá cao chuyên môn, kinh nghiệm và sự hiểu biết của người bạn đồng hành. Vì vậy, rèn luyện kỹ năng giao tiếp ứng xử đúng đắn sẽ thể hiện bạn là người lịch sử, đáng để người khác tôn trọng, đồng thời mang đến nhiều lợi ích cho công việc kinh doanh trong tương lai gần.
Mặt khác, sở hữu khả năng giao tiếp khéo léo thôi chưa đủ mà bạn cần phải có kỹ năng tư duy sáng tạo. Hai kỹ năng này nếu được trau dồi, nâng cao thì bạn sẽ không gặp trở ngại khi giải quyết mọi vấn đề hay sự cố phát sinh. Người có tư duy sáng tạo luôn phát triển không ngừng và có nhiều cơ hội dù trong công việc hay cuộc sống.