Kỹ năng cần có của Nhân viên Quản lý dự án

MỤC LỤC:
1. 3Rs
2. Quản lý theo quy trình
3. Khởi xướng dự án
4. Lập kế hoạch dự án
5. Lập lịch trình dự án
6. Xử lý tài liệu dự án
7. Quản lý rủi ro
8. Kỹ năng mềm

Các nhân viên Quản lý dự án là những người có khả năng sử dụng các công cụ quản lý dự án mạnh mẽ để giữ cho tất cả các khía cạnh của dự án diễn ra suôn sẻ. Đó là rất yêu cầu tất yếu với tất cả những ai làm nghề này nhưng yếu tố làm nên sự khác biệt của một nhân viên Quản lý dự án xuất sắc với người bình thường là sự thành thạo các kỹ năng khi thực hiện, triển khai công việc. Những kỹ năng bao gồm từ kỹ thuật, kinh doanh đến quản lý đa tác vụ và kỹ năng mềm.

Nhân viên quản lý dự án cần có kỹ năng gì?

Nhân viên Quản lý dự án không chỉ xử lý các hệ thống và quy trình mà còn làm việc với con người. Nhân viên Quản lý dự án thành công là người có thể tạo ra và duy trì các mối quan hệ bền chặt trong toàn tổ chức. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu những kỹ năng hàng đầu mà nhân viên Quản lý dự án cần có để xây dựng sự nghiệp ấn tượng.

Một số kỹ năng cần có của Nhân viên Quản lý dự án

1. 3Rs

Đọc, viết và tính toán số học nhanh chóng, chính xác là kỹ năng vô cùng quan trọng với hầu hết các vai trò cần trình độ, đặc biệt là với một nhân Viên Quản lý dự án. 3Rs là những kỹ năng khó có được nhưng nó lại không thể thiếu khi quản lý, giám sát một dự án.
Bất kỳ nhân viên Quản lý dự án giỏi nào cũng cần có khả năng sử dụng và kích hoạt các kỹ năng đọc, viết và toán nâng cao. Bạn có thể đọc một đề xuất và hiểu ngay lập tức các vấn đề kỹ thuật hoặc pháp lý có trong văn bản không? Bạn có thể viết một bản tóm tắt dự án chắc chắn mà bất kỳ nhóm đối tượng nào cũng có thể hiểu và thực hiện được không? Bạn có thể xác minh ngân sách và toán chi phí, bắt lỗi trước khi chúng trở thành vấn đề lớn hơn không?
Để rèn luyện kỹ năng 3Rs, nhân viên Quản lý dự án hãy đọc và viết thường xuyên để não bộ luôn hoạt động, đồng thời thực hành số học cơ bản với các ứng dụng đơn giản.

Đọc thêm: Mẫu CV xin việc Nhân viên Quản lý dự án chuyên nghiệp, thuyết phục nhà tuyển dụng

2. Quản lý theo quy trình

Khả năng lập biểu đồ cho các quy trình dự án quan trọng và kiểm soát hệ sinh thái dự án được coi là yếu tố ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng dự án. Một nhân viên Quản lý dự án nên nhận thức rõ về quy trình quan trọng nhất khi xử lý một dự án là gì. Quy trình này có thể được cụ thể hóa theo quy định của từng doanh nghiệp nhưng về cơ bản thì các quy trình dự án bao gồm:

• Xác định nguồn lực.
• Khởi đầu dự án.
• Giao dự án.
• Lập ngân sách.
• Nhận xét, báo cáo và đánh giá.

Vì vậy, quản lý theo quy trình là một cách hiệu quả để lập danh mục tất cả các quy trình này, có được cái nhìn tổng thể về tất cả các công việc cụ thể. Nếu bạn là một nhân viên Quản lý dự án đang muốn nâng cao trình độ của mình trong khía cạnh quản lý theo quy trình thì bạn có thể rèn luyện bằng học hỏi thực tế hoặc tham gia các chương trình đào tạo bổ sung.

Kỹ năng quản lý không thể thiếu với người đảm nhận công việc này

3. Khởi xướng dự án

Trong số những kỹ năng mà nhân viên Quản lý dự án cần có không thể không bao gồm việc biết cách bắt đầu, khởi xướng một dự án theo phương pháp phù hợp nhất tuân thủ tầm nhìn và cách tiếp cận mục tiêu.
Về cơ bản, trước khi dự án chính thức được thực thi, một loạt các công việc sẽ được tiến hành như chuẩn bị tài liệu, kế hoạch, khởi công, v.v. Là một nhân viên Quản lý dự án, bạn phải am hiểu cách thức bắt đầu, làm sao để dự án đi đúng hướng. Có nhiều kỹ năng phụ liên quan đến việc khởi tạo dự án tốt bao gồm việc mua và liên kết, thiết lập các công cụ và tài liệu của dự án, thu thập hoặc chỉ định các nguồn lực phù hợp và truyền đạt tầm nhìn dự án cho đúng người.

Đọc thêm: Câu hỏi phỏng vấn Trưởng phòng Quản lý dự án

4. Lập kế hoạch dự án

Lập kế hoạch giúp nhân viên Quản lý dự án giám sát toàn bộ công việc theo quy trình, không bỏ sót nội dung nào cũng như hạn chế tối đa các sai sót. Nhân viên Quản lý dự án phải biết lập kế hoạch dự án rõ ràng trên quy mô lớn, từ các cuộc họp đến phân chia, bàn giao công việc, tiến trình, kế hoạch nguồn lực và tóm tắt dự án, báo cáo lên giám đốc dự án.
Ngoài ra, có nhiều thông tin khác cần bao gồm trong kế hoạch dự án và mang tính cá nhân hơn như kế hoạch làm việc theo tháng, tuần, hàng ngày, trạng thái của dự án, v.v. Mức độ bạn có thể lập kế hoạch hiệu quả sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thành công của dự án. Bất kể bạn thực hiện tốt đến đâu mà không có khả năng lập kế hoạch dự án đúng cách thì dự án sẽ dễ rơi vào khó khăn.
Khi rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch quản lý dự án, nhân viên Quản lý dự án cần có tầm nhìn để luôn "đi trước 10 bước", luôn biết phải làm gì tiếp theo. Điều này không chỉ mở đường thành công mà còn tránh được thảm họa, rủi ro.

5. Lập lịch trình dự án

Lập lịch trình dự án có nghĩa là xây dựng một lịch biểu cho biết ai đang làm công việc gì và vào thời điểm nào, tiến độ đến đâu. Thông thường, Nhân viên Quản lý dự án sẽ xử lý vấn đề này bằng bảng công việc trong Excel hoặc dùng Google Suite hay các công cụ lập lịch khác. Bạn cần có khả năng chịu trách nhiệm xác định các mốc quan trọng của dự án, chỉ ra khi nào cần thực hiện mọi việc và những nhiệm vụ nào là tiên quyết, ảnh hưởng đến những người khác.
Sức mạnh của việc lên lịch tốt là nó xác định toàn bộ mọi người trong dự án đang làm gì, tránh nhầm lẫn, tắc trách hay các sai lầm chồng chéo khác.

6. Xử lý tài liệu dự án

Tài liệu của dự án ghi lại quá trình thực hiện công việc trong các dự án để những đồng nghiệp và quản lý có thể truy cập, kiểm tra và lặp lại quá trình đó. Đối với một nhân viên Quản lý dự án, biết làm thế nào để soạn thảo và lưu trữ vô số tài liệu, giấy tờ là một bài toán. Bạn có thể dựa vào công cụ cũng như tư duy rõ ràng để tạo, phân loại, sắp xếp và lưu trữ.

Nhân viên quản lý dự án có kỹ năng tốt sẽ được nhà tuyển dụng đánh giá cao

7. Quản lý rủi ro

Tất cả các dự án, dù là kinh doanh hay xây dựng, thiết kế đều tốn thời gian và luôn có rủi ro tiềm ẩn. Nhân viên Quản lý dự án buộc phải biết quản lý rủi ro để phòng tránh và đối phó với các vấn đề kịp thời. Trên thực tế, kỹ năng để quản lý rủi ro hiệu quả nhất mà một nhân viên Quản lý dự án có là kinh nghiệm - thông qua kinh nghiệm và trực giác để dự đoán những kịch bản có thể xảy ra. Việc xác định rủi ro phải được tuân theo một số nguyên tắc như tính xác suất, chi phí, rủi ro từ phía chủ sở hữu, yêu cầu của khách hàng,...

8. Kỹ năng mềm

Bên cạnh những kỹ năng cứng kể trên, nhân viên Quản lý dự án cũng phải có các kỹ năng mềm để công việc được tiến hành thuận lợi. Một số kỹ năng mềm cần thiết với nhân viên Quản lý dự án là: Kỹ năng tổ chức, làm việc nhóm, lựa chọn nhiệm vụ ưu tiên, nghiên cứu, sáng tạo, tư duy phản biện, giao tiếp. Nếu kỹ năng cứng là "cái khung" thì kỹ năng mềm sẽ là "da thịt", đều có tầm quan trọng với sự thành công cuối cùng.
Không chỉ cần chú ý tới kỹ năng mềm, những ai đang có ý định ứng tuyển vị trí này cũng cần biết cách tạo CV xin việc. Nhất là làm thế nào để liệt kê những kỹ năng trong CV xin việc nhân viên dự án để "ghi điểm" với nhà tuyển dụng. Những mẫu CV xin việc kèm hướng dẫn chi tiết cho từng ngành nghề cụ thể đều được JobOKO cập nhật trên website. Bạn đọc truy cập và tìm hiểu chi tiết nhé. Với các mẫu CV xin việc Nhân viên dự án hay Quản lý dự án chuyên nghiệp này, chắc chắc bạn sẽ được nhà tuyển dụng đánh giá cao.