- Đầu mối của Ban QLDA về giao tiếp hành chính với Công ty và các bên (nhà thầu, TVGS, đối tác....)
- Soạn thảo các văn bản hành chính: công văn, tờ trình, quyết định, biên bản họp...
- Cung cấp hồ sơ, tài liệu
phục vụ công tác triển khai dự án theo yêu cầu.
- Theo dõi, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ dự án (hồ sơ pháp lý, hồ sơ thi công, hồ sơ thanh quyết toán...) đảm bảo đầy đủ, khoa học
- Tiếp nhận, phân phối công văn giấy tờ đi đến và theo dõi tình hình xử lý.
- Theo dõi thanh toán hành chính hàng tháng (văn phòng phẩm, công tác phí, điện nước...)
- Theo dõi chi phí, kiểm soát chứng từ, hóa đơn và thực hiện luân chuyển hồ sơ về Phòng Kế toán theo quy định
- Tiếp nhận, đề xuất và phối hợp xử lý các nhu cầu về vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ phục vụ công trình
- Đề xuất, phân bổ và theo dõi việc cấp phát máy móc, thiết bị, bảo hộ lao động, đồng phục cho dự án
- Chuẩn bị và phối hợp thực hiện các thủ tục hành chính: đăng ký, cấp thẻ ra vào công trình và các thủ tục liên quan
- Phối hợp với các bên liên quan trong công tác vận hành và hỗ trợ hoạt động chung của dự án
- Thực hiện công tác báo cáo nội bộ theo quy định hoặc theo yêu cầu của Trưởng/
phó Ban Quản lý Dự án- Thực hiện các công việc khác theo phân công của Lãnh đạo
• Kinh nghiệm: Có tối thiểu 03 năm kinh nghiệm tại vị trí
Thư ký Dự án/Hành chính Dự án trong lĩnh vực Xây dựng, Bất động sản.
• Năng lực chuyên môn:
- Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng trở lên các ngành: Quản trị văn phòng, Hành chính, Luật, Xây dựng hoặc các chuyên ngành liên quan
- Am hiểu quy trình quản lý, phân loại và lưu trữ hồ sơ dự án (pháp lý, thi công, hoàn công, thanh quyết toán...)
- Thành thạo tin học văn phòng
- Có kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính, công văn