Hồ sơ và điều phối dự án
Soạn thảo, gửi và lưu trữ hợp đồng với khách hàng, thầu phụ, nhà cung cấp; công văn, thông báo, biên bản họp, báo cáo.
Quản lý hồ sơ từng dự án: thiết kế, nghiệm thu, bàn giao, hoàn công, CO/CQ, bảo hành thiết bị; nhắc hạn hợp đồng, bảo hành, bảo lãnh, chứng chỉ.
Lên lịch họp, ghi biên bản, theo dõi đầu việc; tổng hợp báo cáo tiến độ thi công và báo cáo O&M định kỳ gửi khách hàng.
Điều phối, trao đổi hành chính giữa các phòng ban, công trường, khách hàng và thầu phụ.
Thanh toán và hành chính
Lập đề nghị thanh toán; hồ sơ nghiệm thu khối lượng, thanh toán với thầu phụ và nhà cung cấp; hỗ trợ hồ sơ thanh toán/thu tiền từ khách hàng.
Theo dõi chi phí hành chính và lập báo cáo định kỳ cho quản lý.
Theo dõi chấm công, lịch công tác, nghỉ phép; hồ sơ nhân sự, hồ sơ an toàn lao động và hồ sơ thầu phụ.
Quản lý văn phòng phẩm, thiết bị, tài sản văn phòng và lịch bảo trì.
Ứng dụng AI
Dùng AI soạn nháp công văn, email, biên bản; tóm tắt họp, hợp đồng; dịch tài liệu kỹ thuật; chuẩn hóa mẫu biểu và báo cáo lặp lại.
Kiểm tra lại nội dung AI tạo ra trước khi gửi; không đưa thông tin mật của khách hàng lên công cụ chưa được công ty cho phép.
Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp trên.
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Kỹ thuật, Kinh tế, Quản trị hoặc các ngành liên quan.
Có từ 1 năm kinh nghiệm ở vị trí
thư ký dự án hoặc hành chính dự án và từng làm ở công ty xây dựng, kỹ thuật, năng lượng là lợi thế.
Thành thạo Word, Excel, Email, lưu trữ đám mây;
tiếng Anh đọc hiểu cơ bản
Cẩn thận, chủ động, giao tiếp và xử lý tình huống tốt; có khả năng phối hợp nhiều bộ phận.
Điểm mạnh về AI: Ưu tiên: đã dùng hoặc sẵn sàng học các công cụ AI (Claude, ChatGPT, Gemini, Copilot...), biết viết prompt, có thói quen kiểm chứng kết quả; biết Excel/Google Sheets nâng cao hoặc tự động hóa đơn giản.