THƯ KÝ GĐ ĐIỀU HÀNH

* Công việc thường xuyên của thư ký:
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp; ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp.
- Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin theo yêu cầu của Giám đốc (GĐ).
- Lưu trữ hồ sơ, tài liệu liên quan được GĐ giao.
- Trao đổi thông tin qua email với các đối tác, khách hàng theo sự chỉ đạo của GĐ.
- Truyền đạt thông tin của GĐ đến các phòng ban, bộ phận liên quan và gửi phản hồi, làm báo cáo gửi trực tiếp GĐ.
- Thực hiện công tác hậu cần cho các chuyến công tác của GĐ (liên hệ đối tác, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, làm các thủ tục visa...).
- Giúp việc cho GĐ trong việc đối nội và đối ngoại khi cần thiết. Chăm sóc khách hàng, đối tác (gửi quà, hoa vào các dịp lễ, kỷ niệm...).
- Hỗ trợ GĐ tổ chức đón tiếp đại diện hãng, nhà sản xuất sang thăm các cơ sở của Công ty
* Hỗ trợ Giám đốc trong công tác nghiên cứu và phát triển sản phẩm (R&D):
- Hỗ trợ GĐ tổng hợp ý kiến của các đại lý, khách hàng, phòng Đào tạo về sản phẩm, đánh giá điểm mạnh, điểm yếu và đề xuất xem xét cải tiến sản phẩm (nếu có).
- Trao đổi với hãng để tìm ra phương án cải tiến hợp lý (chất lượng sản phẩm, bao bì) theo yêu cầu và sự chỉ đạo của GĐ.
- Gửi hàng mẫu tới các Trưởng nhóm dịch vụ, các đại lý, khách hàng dùng thử sản phẩm và tổng hợp đánh giá.
- Chuẩn bị hồ sơ giấy tờ theo sự chỉ đạo của GĐ phục vụ công tác đăng ký theo quy định của Bộ Y tế (nếu có).
* Biên dịch, phiên dịch:
- Biên dịch các tài liệu về sản phẩm, hợp đồng mua bán, chứng từ, giấy tờ chứng nhận, giấy phép,... (song ngữ).
- Phiên dịch trong các cuộc họp, sự kiện, các buổi đào tạo với hãng và các phòng/ ban/ bộ phận liên quan.
- Hỗ trợ các phòng ban dịch thuật các tài liệu khi nhân được chỉ đạo của cấp trên.
- Hỗ trợ phiên dịch khi có khách hàng nước ngoài đến tìm hiểu và sử dụng dịch vụ tại các cơ sở
* Tuân thủ bảo mật