- Hỗ trợ các công việc hàng ngày của Ban Giám đốc:
- Quản lý lịch làm việc của Ban Giám đốc (BGĐ), bao gồm sắp xếp các cuộc họp, cuộc hẹn, tổng hợp, phân phối tài liệu, ghi chép, lưu trữ biên bản cuộc họp, dự thảo, hội nghị, chương trình nghị sự và các sự kiện liên quan khác: các chuyến công tác, làm việc với Khách hàng/Đối tác của BGĐ.
- Lưu trữ và truy xuất hồ sơ, tài liệu và báo cáo ở cấp độ chi nhánh/công ty.
- Hỗ trợ các hoạt động quản trị vận hành của Ban Giám đốc:
- Đóng vai trò là đầu mối liên lạc của BGĐ với các bên liên quan, cả bên trong và bên ngoài.
- Hoàn thành các nhiệm vụ hành chính khác, bao gồm: thiết kế và soạn thảo các tài liệu, báo cáo và thuyết trình; soạn thảo và chuẩn bị thư từ; quản trị danh sách liên lạc cho BGĐ.
- Kiểm soát tiến độ thực hiện (timeline) các kết luận giao ban và/hoặc các công việc đã được BGĐ phân công, giao việc đến các cá nhân/bộ phận.
- Phối hợp với các phòng ban/bộ phận rà soát, chỉnh sửa/bổ sung, xây dựng các tiêu chuẩn chất lượng, quy định, quy trình, ...
- Tiếp nhận, phân loại, kiểm tra, trình ký, theo dõi và chuyển trả hồ sơ/văn bản/giấy tờ trình ký của các phòng ban/bộ phận.
- Tổng hợp báo cáo định kỳ và phát sinh của Ban Giám đốc:
- Theo dõi, tổng hợp dữ liệu kinh doanh và báo cáo BGĐ.
- Tổng hợp báo cáo tuần, báo cáo tháng định kỳ của Chi nhánh gửi Tổng công ty.
- Truyền thông nội bộ:
- Lên ý tưởng và triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ (event, campaign, văn hóa doanh nghiệp...)
- Soạn thảo thông báo, email nội bộ, nội dung truyền thông (bài viết, kịch bản chương trình...)
- Quản lý các kênh truyền thông nội bộ (email, group, bản tin...)
- Phối hợp tổ chức các chương trình nội bộ: sinh nhật, 20/10, 20/11, teambuilding...
- Tham gia xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tăng gắn kết nhân sự
- Thực hiện các dự án/nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao
Thời gian làm việc: 8:30 - 17:30 thứ 2-6, thứ 7 làm việc online phát sinh (Nếu có)
Địa điểm làm việc: Tầng 5, Tòa nhà Centerpoint, Số 27 Lê Văn Lương, Thanh Xuân, Hà Nội