Thư Ký Phòng Dự Án

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Thực hiện các công tác hành chính, báo cáo nội bộ, tổng hợp thông tin và quản lý hồ sơ để đảm bảo các hoạt động tại công trình và văn phòng diễn ra thông suốt, đúng kế hoạch và đúng quy trình.
NHIỆM VỤ CHÍNH
1. Công tác hành chính - văn thư dự án (30%)
• Tiếp nhận, phân phối, phát hành và lưu trữ công văn, tài liệu, hợp đồng, biên bản theo đúng quy định.
• Soạn thảo, rà soát các văn bản: thông báo, tờ trình, biên bản họp, báo cáo tiến độ, hồ sơ phê duyệt trong quá trình thực hiện Dự án/hợp đồng.
• Duy trì hệ thống hồ sơ dự án khoa học, đầy đủ, dễ tra cứu.
2. Công tác điều phối dự án (30%)
• Cập nhật và theo dõi tiến độ theo kế hoạch; nhắc việc cho các thành viên dự án.
• Chuẩn bị nội dung họp, ghi biên bản họp, theo dõi các đầu mục hành động (action items).
• Tổng hợp báo cáo tuần/tháng và gửi cho lãnh đạo dự án.
3. Quản lý hồ sơ và quy trình dự án (15%)
• Tiếp nhận và quản lý hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ quản lý thay đổi, tài liệu nghiệm thu/phê duyệt (nếu có).
• Kiểm tra tính đầy đủ của tài liệu trước khi trình duyệt.
• Cập nhật bản vẽ, tài liệu theo phiên bản mới (version control).
4. Công tác tài chính - mua sắm (10%)
• Chuẩn bị đề nghị mua sắm, theo dõi tiến độ xử lý và phối hợp với phòng kế toán/vật tư.
• Theo dõi ngân sách dự án, chi phí thực tế và tổng hợp báo cáo chi phí đơn giản.
• Hỗ trợ kiểm tra hóa đơn, chứng từ thanh toán nội bộ.
5. Công tác nhân sự - hậu cần dự án (5%)
• Sắp xếp lịch họp, lịch làm việc, lịch công tác cho quản lý dự án.
• Chuẩn bị hậu cần cho hội thảo, workshop, đào tạo, nghiệm thu hoặc sự kiện dự án.
• Hỗ trợ điều phối nhân sự tham gia các hoạt động dự án.
6. Giao tiếp - đối ngoại (10%)
• Là đầu mối liên lạc giữa dự án và các phòng ban liên quan.
• Hỗ trợ liên hệ với đối tác, khách hàng, nhà cung cấp khi được giao.
• Tiếp nhận và xử lý thông tin đến từ các bên tham gia dự án.