Thư Ký - Secretary (0317)

Tuân thủ tuyên bố sứ mệnh của khách sạn, bộ phận và bộ phận tương ứng. To abide by the mission statement of the hotel, the department and the respective section.
Phối hợp / theo dõi với các bộ phận về các khiếu nại hàng ngày, báo cáo ban đêm, yêu cầu, kiểm tra. Coordination/follow-ups with departments on daily complaints, night reports, requisitions, cheques etc.
Phối hợp với các HOD cho báo cáo hàng tháng. Coordination with HODs for the monthly report.
Chịu trách nhiệm ghi biên bản cuộc họp. Responsible for taking minutes of the meeting.
Chịu trách nhiệm đối chiếu thông tin và cung cấp cho Trưởng Bộ Phận khi được yêu cầu. Responsible to collate information and provide to the HODs as and when requested.
Phối hợp với tất cả các bộ phận để tổ chức hoạt động trơn tru. To co-ordinate with all the departments for the smooth functioning of the organisation.
Lấy và phân phối biên bản cuộc họp cho những cá nhân thích hợp. Take and distribute meeting minutes to appropriate individuals.
Xử lý và phân phối thư đến và thư đi. Handle and distribute incoming and outgoing mail.
Xử lý các bưu kiện đến và các tài liệu khác. Handle incoming parcels and other material.
Tạo và duy trì hệ thống tổ chức và lưu trữ trên máy tính và trên giấy cho các hồ sơ, báo cáo, tài liệu, v.v. Create and maintain computer and paper-based filing and organisation systems for records, reports, documents, etc.
Chuẩn bị thư, thư báo và các tài liệu khác bằng phần mềm xử lý văn bản, bảng tính, cơ sở dữ liệu hoặc thuyết trình. Prepare letters, memos, and other documents using word processing, spreadsheet, database, or presentation software.
Lập hồ sơ và thông báo tất cả các yêu cầu / khiếu nại của khách cho nhân viên thích hợp. Document and communicate all guest requests/complaints to appropriate personnel.
Soạn thảo và quản lý thư từ, báo cáo và tài liệu. Prepare and manage correspondence, reports and documents
Tổ chức và điều phối các cuộc họp, hội nghị. Organize and coordinate meetings, conferences.
Lấy, đánh máy và phân phát biên bản cuộc họp cho tất cả các bên tham dự. Take, type and distribute minutes of meetings to all attended parties.
Thực hiện và duy trì hệ thống văn phòng. Implement and maintain office systems.
Điều phối tổ chức các sự kiện bên trong và bên ngoài. Co-ordination for organization of internal and external events.
Thiết lập các quy trình làm việc. Set up work procedures.
Duy trì cơ sở dữ liệu về khách truy cập và doanh nghiệp tiềm năng. Maintain databases of the visitors and potential business.
Liên lạc với các liên hệ bên trong và bên ngoài. Liaison with internal and external contacts.
Luôn tuân thủ việc chải chuốt cá nhân theo tiêu chuẩn do khách sạn quy định và duy trì các tiêu chuẩn chải chuốt cao. To always adhere to personal grooming as per the standards laid down by the hotel and maintain high standards of grooming.
Ngoài các chức năng trên, thỉnh thoảng hoặc hàng ngày phải thực hiện bất kỳ nhiệm vụ / công việc nào khác do cơ quan cấp trên giao. In addition to the above functions, any other assignment/job given by the superior authority occasionally or on a daily basis is to be performed.