Thư Ký Tổng Giám ĐốcCÔNG TY TNHH HQ SING

2. Mục đích công việc/vị trí:
• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tiếp đối tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp.
• Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu.
• Thay mặt Tổng Giám đốc quản lý, giám sát hoạt động của các phòng ban thu thập các thương hiệu được chỉ định.
• Truyền đạt thông tin của Tổng Giám Đốc đến các phòng ban, bộ phận liên quan và gửi phản hồi trực tiếp cho Tổng Giám Đốc.
4. Các nhiệm vụ chính:
I. Triển khai, điều phối, theo dõi tiến độ và xử lý các công việc Nhanh chóng, hiệu quả.
• Tiếp nhận, cập nhật kịp thời và truyền đạt những chủ trương, chính sách, ý kiến chỉ đạo của TGĐ đến các Khối/ Phòng ban/ Đơn vị.
• Theo dõi, đôn đốc, tương tác thông tin và hỗ trợ kịp thời việc phối hợp, kết nối giữa các Khối/ Phòng ban/ Đơn vị có liên quan trong việc thực hiện nhiệm vụ, chỉ đạo từ TGĐ.
• Tiếp nhận, kiểm tra, tổng hợp các báo cáo, thông tin, tiến độ triển khai công việc theo yêu cầu từ TGĐ; đề xuất các biện pháp giải quyết (nếu có).
II. Công tác tham mưu.
• Tham mưu cho TGĐ trong mọi công tác tổ chức, điều hành, kiểm soát mọi hoạt động về hành chính quản trị; tham gia xây dựng hệ thống nội quy, quy chế, các chính sách quản lý liên quan đến công tác hành chính quản trị; xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong phạm vi công việc được phân công, phụ trách.
• Cập nhật, tóm lược thông tin về các văn bản pháp luật mới, tình hình báo chí về xu hướng thị trường, ngành liên quan đến hoạt động của Công ty cho TGĐ.
• Đề xuất các giải pháp đối với các vấn đề, khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện công việc theo phân công từ TGĐ.
• Và các công việc khác theo chỉ đạo của TGĐ.
III. Công tác hội họp
• Điều phối, sắp xếp lịch làm việc, lịch công tác hàng tuần, soạn thư mời và sắp xếp các buổi làm việc, cuộc họp hay sự kiện của TGĐ với các đơn vị có liên quan nội bộ và bên ngoài Công ty nhằm triển khai các chỉ đạo của TGĐ.
• Tham gia các cuộc họp định kỳ/ đột xuất của các khối, phòng, ban liên quan thuộc phạm vi công việc được phân công và báo cáo thông tin cuộc họp đến TGĐ.
IV. Công tác báo cáo
• Báo cáo định kỳ hoặc bất thường đến TGĐ tình hình hoạt động cũng như các vấn đề phát sinh liên quan đến phạm vi công việc được phân công, phụ trách.
• Làm đầu mối theo dõi và tổng hợp các báo cáo theo phạm vi công việc phụ trách.
• Thực hiện các báo cáo công việc, theo phân công của TGĐ và các báo cáo khác theo quy định, theo thông báo của Công ty. Chi tiết trao đổi cụ thể trong buổi phỏng vấn.
V. Tham gia công tác đối nội - đối ngoại
• Truyền đạt ý kiến/ chỉ đạo/ thông điệp/ quyết định của TGĐ đến cá nhân/ Phòng Ban.
• Hỗ trợ TGĐ trong công tác đối nội: kết nối và hỗ trợ các Phòng ban làm việc theo kế hoạch, đúng định hướng.
• Hỗ trợ TGĐ trong công tác đối ngoại: thường xuyên cập nhật và nắm bắt danh sách khách, đối tác, cơ quan ban ngành; phối hợp cùng các Phòng ban xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với cá nhân, tổ chức bên ngoài.