Thư Ký - Trợ Lý Phó Tổng Giám Đốc Thu Nhập Từ 15 - 33 Triệu

1. Mục tiêu và phạm vi công việc
Trực tiếp hỗ trợ Phó Tổng Giám đốc - Kiêm CVP trong công tác tham mưu, tổng hợp, điều phối, theo dõi và kiểm soát tiến độ các nhiệm vụ thuộc phạm vi Phó Tổng Giám đốc phụ trách; đồng thời hỗ trợ công tác Văn phòng Tổng Giám đốc theo phân công.
Là đầu mối tiếp nhận, sàng lọc và tổng hợp thông tin từ các Khối/Phòng/Ban/đơn vị; chuẩn bị dữ liệu, hồ sơ và nội dung cần thiết để Phó Tổng Giám đốc xem xét, chỉ đạo và ra quyết định.
Theo dõi việc thực hiện các kết luận, chỉ đạo, cam kết công việc; bảo đảm thông tin báo cáo chính xác, đầy đủ, kịp thời và bảo mật. Không tự ý cam kết, phê duyệt hoặc thay mặt Phó Tổng Giám đốc khi chưa được ủy quyền.
2. Quản lý lịch làm việc, hội họp và công tác
Quản lý lịch làm việc ngày/tuần/tháng của Phó Tổng Giám đốc; chủ động sắp xếp thứ tự ưu tiên, lịch họp, lịch công tác, lịch tiếp khách và nhắc việc theo thời hạn.
Chuẩn bị chương trình họp, thành phần tham dự, tài liệu, hồ sơ, số liệu và các vấn đề cần xin ý kiến; phối hợp đơn vị liên quan bảo đảm cuộc họp được chuẩn bị đầy đủ và đúng mục tiêu.
Ghi biên bản, tổng hợp kết luận/chỉ đạo sau họp; lập danh sách hành động gồm nội dung công việc, đơn vị/người phụ trách, thời hạn và trạng thái thực hiện; đôn đốc đến khi hoàn thành hoặc có ý kiến xử lý mới.
Phối hợp công tác hành chính, hậu cần, phương tiện, phòng họp, công tác phí và các điều kiện phục vụ lịch công tác của Phó Tổng Giám đốc theo quy định của Tập đoàn.
3. Tổng hợp, phân tích và tham mưu điều hành
Thu thập, chuẩn hóa và tổng hợp báo cáo từ Văn phòng Tổng Giám đốc, Khối Tổng hợp và các đơn vị liên quan; kiểm tra tính logic, đầy đủ và nhất quán của số liệu trước khi trình Phó Tổng Giám đốc.
Xây dựng báo cáo quản trị/dashboards theo tuần, tháng và theo yêu cầu, tập trung vào kế hoạch, tiến độ, sản lượng, doanh thu, chi phí, ngân sách, giá vốn, tồn kho/vật tư, công nợ, tình trạng máy móc thiết bị và các vấn đề cần chỉ đạo.
Phân tích biến động, xác định điểm nghẽn, nội dung chậm tiến độ, vượt chi phí hoặc có rủi ro; tóm tắt vấn đề theo hướng ngắn gọn, có số liệu, nguyên nhân, tác động, đề xuất phương án và nội dung cần Phó Tổng Giám đốc quyết định.
Soạn thảo tờ trình, thông báo, kết luận họp, thư công việc, báo cáo, bản ghi nhớ, nội dung trình bày và tài liệu điều hành; bảo đảm thể thức, ngôn ngữ và nội dung phù hợp trước khi trình ký/phát hành.
4. Hỗ trợ điều hành trực tiếp Khối Tổng hợp
Theo dõi tổng thể tình hình hoạt động của các đơn vị thuộc Khối Tổng hợp theo phạm vi Phó Tổng Giám đốc điều hành trực tiếp, gồm quản lý và sửa chữa máy móc thiết bị, khai thác, sản xuất, kinh doanh, hỗ trợ hồ sơ và cung ứng vật tư phục vụ sản xuất.
Đối với máy móc thiết bị: tổng hợp kế hoạch điều động/vận hành, tình trạng kỹ thuật, giờ máy, năng suất, mức tiêu hao nhiên liệu, kế hoạch bảo dưỡng - sửa chữa, chi phí vận hành và các sự cố ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất/thi công.
Đối với khai thác và sản xuất: theo dõi kế hoạch và sản lượng thực tế, chất lượng, định mức vật tư - nhiên liệu - nhân công, năng suất thiết bị, hao hụt, giá thành/chi phí; tổng hợp các vấn đề về an toàn, môi trường, công nghệ và năng lực đáp ứng nhu cầu.
Đối với kinh doanh, hồ sơ và cung ứng: theo dõi kế hoạch doanh thu/sản lượng, chính sách giá, tiến độ chào giá - hợp đồng - nghiệm thu - thanh toán/quyết toán, công nợ; theo dõi nhu cầu vật tư, tồn kho, tiến độ cung ứng, chất lượng và chi phí mua sắm.
Phối hợp các đơn vị trong Khối và các Khối/Phòng/Ban liên quan để xử lý các vấn đề liên phòng ban; lập danh mục vấn đề cần quyết định và báo cáo kịp thời các trường hợp chậm tiến độ, vượt chi phí, thiếu nguồn lực, gián đoạn cung ứng hoặc rủi ro vận hành.
5. Hỗ trợ công tác Văn phòng Tổng Giám đốc và điều phối liên đơn vị
Hỗ trợ Phó Tổng Giám đốc trong vai trò Chánh Văn phòng Tổng Giám đốc: tiếp nhận và theo dõi các hồ sơ trình, chỉ đạo điều phối và các nhiệm vụ liên quan đến các đơn vị trực thuộc Văn phòng Tổng Giám đốc theo phân công.
Kiểm tra sơ bộ tính đầy đủ của hồ sơ, căn cứ, ý kiến phối hợp và thời hạn xử lý trước khi trình; chuyển đúng đơn vị chuyên môn thẩm định đối với nội dung pháp lý, tài chính, kỹ thuật hoặc nghiệp vụ chuyên sâu.
Theo dõi tiến độ các nhiệm vụ liên quan đến hành chính - nhân sự, pháp chế, công nghệ thông tin, truyền thông - marketing, an ninh, thanh tra & kiểm soát nội bộ, cung ứng và SOP khi được Phó Tổng Giám đốc giao; tổng hợp các nội dung tồn đọng để báo cáo xử lý.