Trợ Lý Ban Điều Hành - Trường Học

3.1. Quản lý hồ sơ và văn bản
Tiếp nhận hồ sơ, tờ trình từ các bộ phận; kiểm tra tính đầy đủ của chữ ký và các tài liệu đính kèm trước khi đưa lên lãnh đạo ký.
Soạn thảo thông báo, công văn, thư gửi phụ huynh hoặc các bài phát biểu ngắn theo nội dung lãnh đạo đã duyệt.
Lưu trữ và quản lý hệ thống hồ sơ, tài liệu của Ban Điều hành một cách khoa học, dễ tìm kiếm.
Tổng hợp thông tin từ các bộ phận, đưa ra ý kiến tham mưu sơ bộ để lãnh đạo có thêm cơ sở ra quyết định nhanh chóng.
3.2. Giám sát deadline và hỗ trợ vận hành
Theo dõi sát sao tiến độ thực hiện các nhiệm vụ của từng phòng ban dựa trên kết luận cuộc họp hoặc chỉ đạo trực tiếp của BĐH.
Chủ động liên hệ, nhắc nhở các đầu mối phụ trách khi sắp đến hạn (deadline) để đảm bảo không có công việc nào bị tồn đọng.
Trực tiếp phối hợp, hỗ trợ các phòng ban giải quyết các vướng mắc về quy trình hoặc giấy tờ để đảm bảo chất lượng vận hành chung.
Thu thập báo cáo định kỳ từ các khối (Học thuật, Tuyển sinh, Hành chính...) và tổng hợp thành báo cáo chung cho BĐH.
3.3. Hỗ trợ hội họp, tiếp đón và hậu cần đối ngoại
Lên lịch họp, sắp xếp phòng họp, chuẩn bị nước uống, tài liệu và các thiết bị cần thiết trước mỗi cuộc họp
Nhắc lịch và theo dõi các phòng ban thực hiện báo cáo hoặc hoàn thành công việc theo đúng thời hạn lãnh đạo đã yêu cầu.
Trực tiếp ghi biên bản họp, tổng hợp lại các việc lãnh đạo giao cho từng bộ phận.
Đón tiếp khách đến liên hệ công tác, đối tác giáo dục hoặc phụ huynh đến gặp lãnh đạo.
Hỗ trợ công tác làm việc với Sở/Phòng GD&ĐT (chuẩn bị hồ sơ, gửi văn bản, theo dõi kết quả).
Chuẩn bị hậu cần (đặt vé, xe, khách sạn) cho các chuyến công tác hoặc các đoàn kiểm tra đến trường.
3.4. Hỗ trợ sự kiện và lịch trình
Trực tiếp tham gia điều phối các sự kiện của trường (Lễ khai giảng, họp phụ huynh, hội thảo...).
Quản lý lịch làm việc hàng tuần của lãnh đạo, nhắc lịch hẹn để tránh bị chồng chéo.
Thực hiện các nhiệm vụ linh hoạt khác theo sự sắp xếp của BĐH để hỗ trợ vận hành trường học ổn định.