1. Quản lý thời khóa biểu và điều phối lớp học
Xây dựng, cập nhật và phát hành thời khóa biểu cho
giáo viên; điều phối giáo viên thay thế khi phát sinh nghỉ phép hoặc thay đổi lịch dạy.
Sắp xếp, điều phối lớp học và lịch giảng dạy nhằm đảm bảo hoạt động dạy học diễn ra liên tục, hiệu quả.
Theo dõi và cập nhật các thay đổi về lịch học, lịch làm việc và các thông báo liên quan.
2. Hỗ trợ vận hành học thuật
Theo dõi tiến độ hoàn thành lesson plan, weekly focus, pacing guide và các hồ sơ chuyên môn của giáo viên.
Hỗ trợ kiểm tra, đăng tải nội dung học tập lên hệ thống Kids Online và các nền tảng quản lý học tập của nhà trường.
Tổng hợp lịch dự giờ, đào tạo, hồ sơ giáo viên và hồ sơ học sinh theo yêu cầu.
Hỗ trợ tổ chức các buổi họp chuyên môn, đào tạo nội bộ và các hoạt động phát triển chuyên môn.
3.
Quản lý dữ liệu học sinh và sĩ số
Cập nhật, quản lý dữ liệu học sinh, danh sách lớp, thông tin nhập học, chuyển lớp và nghỉ học.
Theo dõi sĩ số học sinh, hỗ trợ điều phối nhân sự và lớp học phù hợp với số lượng học sinh thực tế.
Theo dõi các hoạt động ngoại khóa, câu lạc bộ ASA và tổng hợp báo cáo theo yêu cầu.
Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo dữ liệu chính xác, đầy đủ và được cập nhật kịp thời.
4. Điều phối thông tin và hỗ trợ phụ huynh
Tiếp nhận, ghi nhận và phân loại phản hồi của phụ huynh, giáo viên; chuyển thông tin đến đúng bộ phận phụ trách và theo dõi tiến độ xử lý.
Hỗ trợ soạn thảo, rà soát và gửi thông báo song ngữ Việt - Anh tới phụ huynh và giáo viên theo nội dung đã được phê duyệt.
Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành, đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác và nhất quán.
5. Quản lý hồ sơ và báo cáo
Tổng hợp, cập nhật và lưu trữ hồ sơ học sinh, hồ sơ giáo viên, dữ liệu KPI và các báo cáo vận hành.
Quản lý hồ sơ theo đúng quy trình, quy định về bảo mật thông tin và chính sách bảo vệ trẻ em của nhà trường.
Theo dõi công văn, văn bản, quyết định, chứng từ và các tài liệu hành chính thuộc phạm vi phụ trách.
Thực hiện các báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Ban Giám hiệu.
6. Hỗ trợ tổ chức sự kiện và công việc hành chính
Chuẩn bị lịch trình, danh sách, tài liệu và các điều kiện hậu cần phục vụ họp giáo viên, họp phụ huynh, Open Day, Khai giảng, Summer Camp và các sự kiện khác.
Phối hợp với các phòng ban như Vận hành, Bếp, Tuyển sinh, Marketing và các bộ phận liên quan để triển khai công việc đúng tiến độ.
Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác theo phân công của Ban Giám hiệu.
1. Trình độ và kinh nghiệm
Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Giáo dục Mầm non, Sư phạm, Hành chính hoặc các ngành liên quan.
Có từ 1 năm kinh nghiệm ở vị trí giáo viên, trợ lý Ban Giám hiệu hoặc vị trí điều phối, hành chính tại trường học; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại trường quốc tế.
Có hiểu biết về hoạt động vận hành trường học và quy trình phối hợp giữa các bộ phận là một lợi thế.
2. Kỹ năng và năng lực chuyên môn
Có khả năng tổ chức, sắp xếp và điều phối thời khóa biểu, lịch làm việc và nhiều đầu việc đồng thời một cách khoa học.
Kỹ năng quản lý dữ liệu, hồ sơ và lập báo cáo chính xác, có hệ thống.
Kỹ năng giao tiếp, phối hợp liên phòng ban và xử lý tình huống hiệu quả.
Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Excel; có khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc.
Có khả năng giao tiếp và viết
tiếng Anh tốt để phối hợp với giáo viên nước ngoài và xử lý các tài liệu song ngữ.
Cẩn thận, chủ động, có tinh thần trách nhiệm cao và chú trọng đến chi tiết.
3. Phẩm chất cá nhân
Tư duy dịch vụ, lấy học sinh và phụ huynh làm trung tâm.
Có khả năng làm việc độc lập, làm việc nhóm và quản lý thời gian hiệu quả.
Linh hoạt, bình tĩnh và chủ động giải quyết các vấn đề phát sinh.
Có tinh thần bảo mật thông tin, đạo đức nghề nghiệp và ý thức tuân thủ các quy định về bảo vệ trẻ em.