Trợ Lý Bán Hàng ( Sales Admin )

I. Tiếp nhận đơn hàng, thông tin sản phẩm và các thông tin thay đổi từ khách hàng cho các phòng ban liên quan. Theo dõi tiến độ sản xuất
1. Tiếp nhận đơn đặt hàng/ hợp đồng từ nhân viên kinh doanh/khách hàng. Kiểm tra các thông tin trên đơn hàng, hợp đồng, báo cáo TBP.
2. Cập nhật đơn hàng, thông tin sản phẩm vào bảng tổng hợp đơn hàng, chuyển giao các đơn hàng và thông tin sản phẩm các cho phòng ban liên quan (SX, KT&QC).
3. Tiếp nhận và cập nhật các thông tin, yêu cầu thay đổi về sản phẩm ( thay đổi về in ấn, quy cách, kích thước, bao bì, tiến độ giao hàng) cho phòng SX, KT & QC.
4. Theo dõi nhập - xuất - tồn hàng hóa để chủ động cho việc đôn đốc tiến độ sản xuất, tiến độ giao hàng và báo cáo cho TP.
5. Tiếp nhận bản thiết kế vật tư đã được khách hàng xác nhận từ NVKD và chuyển cho các phòng ban liên quan gồm SX-Kế hoạch vật tư, KT&QC.
6. Làm và cập nhật báo giá cho các sản phẩm đang sx hoặc sản phẩm mới cho các khách hàng đang quản lý, chốt đơn hàng, làm và ký kết hợp đồng với khách.
II. Lập kế hoạch giao hàng, để xuất hàng
1. Lập và thông báo kế hoạch xuất hàng cho bộ phận chứng từ và kho.
2. Liên hệ với hãng xe - tàu /forwarder để book vận chuyển;
3. Kiểm tra và xác nhận chứng từ nháp ( mã hàng, số lượng, trọng lượng, đơn giá....) để nhân viên chứng từ hoàn thiện hồ sơ xuất hàng.
III. Gửi chứng từ cho khách, đối chiếu, thu hồi công nợ, tiếp nhận và giải quyết khiếu nại khách hàng, chăm sóc khách hàng sau bán.
1. Gửi chứng từ copy cho khách hàng, đối chiếu công nợ và đôn đốc khách hàng thanh toán tiền hàng. Sau khi khách hàng thanh toán, báo cho nhân viên chứng từ để gửi chứng từ gốc cho khách.
2. Tiếp nhận các khiếu nại của khách hàng liên quan đến chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, sau đó chuyển cho các bộ phận sản xuất, kỹ thuật và QC để các bộ phận xử lý và phản hồi khiếu nại cho khách hàng
3. Chăm sóc khách hàng sau khi bán hàng, duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại để phát triển thêm sản phẩm mới.
4. Báo cáo tổng hợp số lượng đơn đặt hàng, doanh thu, công nợ và tiến độ thu hồi công nợ khách hàng cho TBP
5. Làm thanh toán chi phí lorcal charge của các lô hàng xuất cho hãng tàu hoặc forwarder.
6. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của TP