Trợ Lý Giám Đốc

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ:
Thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ vận hành để đạt được mục tiêu chung của Công ty
- Tham mưu cho giám đốc trong công tác hoạch định, thực thi chiến lược, kế hoạch hành động cho các mảng nhiệm vụ được giao
- Thay mặt Giám đốc để giải quyết các vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ trong phạm vi thẩm quyền được giao
- Rà soát, phân tích, báo cáo kế hoạch và kết quả công việc hàng tháng của các phòng/ ban
- Tư vấn, hỗ trợ trong công tác thực hiện dịch vụ hành chính
Thực hiện các công tác hậu cần: phục vụ công việc, các buổi họp, công tác, tiếp khách của Giám đốc theo phân công phụ trách:
- Chịu trách nhiệm trong công tác đối nội đối ngoại theo sự ủy quyền, phân công của Giám đốc
- Chịu trách nhiệm rà soát các sự kiện có nghi thức trên sân khấu của Giám đốc, bao gồm: thống nhất kịch bản với Phòng ban tổ chức chương trình, báo cáo cho Giám đốc các nghi thức sẽ thực hiện, rà soát nội dung phát biểu/trình bày của Giám đốc, rà soát danh sách, thông tin về các khách mời VIP (nếu có) mà Giám đốc sẽ gặp gỡ tại sự kiện;
- Tiếp nhận và tổng hợp các yêu cầu họp và sắp xếp lịch làm việc của Giám đốc với đối tác, Phòng và cá nhân liên quan;
- Chuẩn bị tài liệu và các công việc hậu cần nhằm phục vụ các chuyến công tác (máy bay, xe cộ, visa, khách sạn, v.v.);
- Ghi chép, soạn thảo, bổ sung sửa đổi, lưu trữ biên bản các buổi họp và làm việc và gửi cho các bên liên quan;
- Tổ chức, sắp xếp, phân loại các vật dụng phục vụ công việc, trong phòng làm việc của Giám đốc, bao gồm: hồ sơ tài liệu lưu trữ, tài liệu để đọc, kho quà tặng, sổ danh thiếp đối tác, hộp danh thiếp của Giám đốc, các vật dụng khác, v.v.
Thực hiện tiếp nhận, phân loại và lưu trữ các văn bản trình ký Giám đốc:
- Tiếp nhận và phân loại, hỗ trợ rà soát công văn, đề xuất, văn bản trình ký Giám đốc (đánh số thứ tự, phân loại theo mức độ cấp thiết, loại hình văn bản, v.v.);
Thực hiện tổng hợp và lập đề nghị thanh toán đối với các khoản chi phí của Giám đốc
Chủ trì/ Phối hợp thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Cấp trên