Trợ Lý Giám Đốc

1. Hỗ trợ Giám đốc phân tích thông tin và ra quyết định
• Tiếp nhận, phân loại tờ trình, báo cáo và đề xuất; làm rõ vấn đề, thông tin thiếu và nội dung cần Giám đốc quyết định.
• Tổng hợp bản tóm tắt điều hành: bối cảnh, số liệu, tối thiểu 2 phương án khi phù hợp, tác động, rủi ro và kiến nghị.
• Đọc hiểu chỉ tiêu tài chính quản trị cơ bản (P&L, doanh thu, giá vốn, ngân sách, dòng tiền) và số liệu vận hành chuỗi để đặt câu hỏi phản biện.
• Làm việc với đơn vị tư vấn tài chính bên ngoài, Kế toán, Ops và các bộ phận chuyên môn để kết nối khuyến nghị với điều kiện triển khai nội bộ; không thay thế vai trò cố vấn tài chính hay người thẩm định.
2. Điều phối thông tin, dự án và chỉ đạo liên phòng ban
• Chuyển hóa chỉ đạo của Giám đốc thành đầu việc có mục tiêu, người phụ trách, thời hạn, kết quả cần bàn giao và tiêu chí hoàn thành.
• Đôn đốc, xác minh tiến độ với các Trưởng phòng/đầu mối; báo sớm việc trễ hạn, sai lệch mục tiêu, vướng mắc phối hợp.
• Phối hợp chuẩn bị họp điều hành, tài liệu, dữ liệu và nội dung cần thảo luận; hỗ trợ thống nhất các điểm chưa rõ trước khi trình Giám đốc.
• Theo dõi các dự án trọng điểm và nhiệm vụ đột xuất theo phân công; tuyệt đối không thay Trưởng phòng quyết định nghiệp vụ thuộc thẩm quyền của họ.
3. Quản lý lịch làm việc, công tác và hậu cần trực tiếp cho Giám đốc
• Lập và cập nhật lịch làm việc/lịch họp; chủ động sắp xếp thứ tự ưu tiên, kiểm tra xung đột lịch và nhắc lịch trước các mốc quan trọng.
• Chuẩn bị lịch trình công tác: phương tiện di chuyển, đặt xe, vé máy bay/tàu, khách sạn, địa điểm họp, đặt bàn, các dịch vụ booking cần thiết theo yêu cầu.
• Tổng hợp chi phí dự kiến, lựa chọn phù hợp và trình duyệt trước khi đặt; kiểm tra xác nhận booking, thông tin liên hệ, giờ đón/trả, hành trình và phương án dự phòng.
• Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, danh sách đầu mối, agenda và các điều kiện cần thiết cho từng chuyến công tác/cuộc gặp; cập nhật ngay khi lịch thay đổi.
4. Liên hệ đối tác, báo giá và công việc theo contact Giám đốc giao
• Được Giám đốc giao làm đầu mối liên hệ nhà cung cấp, đối tác, đơn vị dịch vụ hoặc người liên hệ cụ thể để trao đổi thông tin, thu thập hồ sơ và xin báo giá.
• Tổng hợp, đối chiếu báo giá theo phạm vi, điều kiện thương mại, thời hạn, chất lượng, phát sinh và rủi ro; đề xuất lựa chọn để Giám đốc/bộ phận có thẩm quyền xem xét.
• Sắp lịch làm việc, xác nhận nội dung trao đổi, theo dõi phản hồi và nhắc các bên hoàn tất những thông tin còn thiếu.
• Chuyển các nội dung mua sắm, hợp đồng, thanh toán cho Thu mua/Tài chính/Pháp chế khi cần; không tự ý cam kết giá, đặt cọc, ký kết hoặc sử dụng mối quan hệ của Giám đốc ngoài phạm vi được giao.
5. Ghi chép, quản lý đầu việc và chủ động nhắc Giám đốc
• Ghi chép đầy đủ và chính xác cuộc họp, cuộc gọi, trao đổi quan trọng; phân biệt rõ ý kiến tham khảo, chỉ đạo, quyết định đã duyệt và nội dung chờ xác nhận.
• Duy trì một hệ thống nhật ký chỉ đạo/action tracker thống nhất: đầu việc, người phụ trách, deadline, trạng thái, tài liệu liên quan và bước tiếp theo.
• Chủ động nhắc Giám đốc các mốc cần xem xét/phê duyệt, lịch hẹn, cam kết với đối tác và thông tin có nguy cơ bị bỏ sót; nhắc đúng lúc, không chờ Giám đốc hỏi.
• Cuối ngày/cuối tuần gửi tóm tắt ngắn các việc hoàn thành, việc chờ quyết định, việc quá hạn và ưu tiên sắp tới; chủ động kiểm tra lại thông tin còn mâu thuẫn.
6. Hỗ trợ đối ngoại và các nhiệm vụ trọng điểm
• Chuẩn bị thông tin đối tác, tài liệu song ngữ, agenda và nội dung thảo luận cho hoạt động phát triển kinh doanh, nhượng quyền/hợp tác quốc tế khi được phân công.
• Tham gia họp, hỗ trợ giao tiếp tiếng Anh, tổng hợp kết luận và phối hợp các bộ phận triển khai đầu việc được duyệt.
• Hỗ trợ các công việc phát sinh ưu tiên cao của Giám đốc với tinh thần bảo mật, chủ động và linh hoạt trong phạm vi hợp lý.