Trợ Lý Hành Chính

MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chúng tôi đang tìm kiếm một Trợ lý Hành chính chủ động, trách nhiệm và linh hoạt để hỗ trợ các công việc hành chính văn phòng, quản lý lịch làm việc, và phối hợp cùng Giám đốc trong công tác tổ chức, tuyển dụng và vận hành. Trợ lý Hành chính sẽ là cầu nối hỗ trợ đắc lực cho Ban Giám đốc và các phòng ban trong công tác quản lý hành chính văn phòng.
TRÁCH NHIỆM CHÍNH
• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, nhắc lịch cho Giám đốc.
• Theo dõi thời gian làm việc, nghỉ phép của nhân viên; hỗ trợ công tác chấm công, báo cáo hàng tháng.
• Soạn thảo, lưu trữ, bảo quản hồ sơ, văn bản, hợp đồng, báo cáo theo quy định. Đảm bảo các tài liệu luôn được cập nhật, dễ dàng tra cứu.
• Tổng hợp báo cáo công việc hành chính định kỳ gửi Ban Giám đốc; lưu trữ dữ liệu và cập nhật kịp thời theo yêu cầu.
• Làm việc chặt chẽ với các phòng ban, đối tác bên ngoài để đảm bảo các hoạt động hành chính diễn ra thuận lợi.
• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, đặt phòng họp, hỗ trợ chuẩn bị tài liệu và thiết bị cho các cuộc họp, sự kiện công ty.
• Theo dõi công văn đến/đi, hợp đồng, hóa đơn.
• Theo dõi, kiểm kê, đề xuất mua sắm, quản lý và sử dụng tiết kiệm, hiệu quả các vật tư, tài sản văn phòng. Hỗ trợ công việc văn phòng: in ấn, văn phòng phẩm, thanh toán chi phí.
• Hỗ trợ Giám đốc trong công tác tuyển dụng: đăng tin tuyển dụng, lọc hồ sơ, liên hệ ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu từ Giám đốc.