Mô tả Công việc
· Tiếp nhận các chỉ thị trực tiếp về công việc hàng ngày từ kỹ sư trưởng.
· Sắp xếp lịch hẹn /thời gian làm việc cho các bộ phận khi có yêu cầu.
· Sắp xếp và phối hợp tổ chức các cuộc họp dưới sự chủ trì của
kỹ sư trưởng.
· Tham dự và ghi lại biên bản cuộc họp nếu được yêu cầu.
· Soạn thảo và phân phối các bản ghi nhớ, thông tin và các công văn có tính chất công việc được đề xuất bởi Quản lý Tòa nhà / kỹ sư trưởng.
· Lưu trữ các điều lệ, quy định của Tòa nhà một cách khoa học (sổ tay, hướng dẫn thực hiện trang trí nội thất...).
· Nhận và lưu trữ các báo cáo từ các Trưởng bộ phận.
· Gửi các thông tin cần thiết đến toàn thể nhân viên một cách nhanh chóng.
· Thay mặt Kỹ sư trưởng, gửi đi các nhiệm vụ cần thực hiện đến toàn thể nhân viên một cách khoa học và theo dõi để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành chính xác.
· Cập nhật chỉ số điện, nước, phiếu báo hỏng, các biên bản sự cố v.v...để làm báo cáo tuần, tháng, quý đồng thời gửi mail cho cấp trên và các bộ phận liên quan.
· Quản lý hồ sơ, tài liệu và lập thành từng file riêng biệt, thống nhất và được lưu giữ cẩn thận.
· Photo các form, biểu mẫu và làm công văn, tờ trình, báo cáo... liên quan đến bộ phận kỹ thuật.
· Kiểm tra kho, dụng cụ workshop và kết hợp với giám sát để order vật tư. Hàng tháng tổng hợp phiếu nhập, xuất vật tư (bóng đèn, pin, băng dính...) để lên bảng excel tổng hợp nhập, xuất, tồn gửi mail cho bộ phận kế toàn.
· Sắp xếp lịch trực hàng tháng, lịch training hệ thống tòa nhà, bảo dưỡng điều hòa cho phòng kỹ thuật. Thực hiện công tác chấm công, theo dõi các ngày nghỉ... của CBNV trong bộ phận.
· Đảm bảo các báo cáo hàng ngày /hàng tuần /hàng tháng /hàng quý /hàng năm được soạn thảo và nộp đúng thời hạn.
· Hỗ trợ
Giám sát dịch vụ soạn thảo các văn bản (thư từ, fax, bản ghi nhớ, thông báo...) trước khi gửi đến cư dân.
· Thu thập, lưu trữ và báo cáo đến Quản lý Tòa nhà các khiếu nại / các sự việc từ phía cư dân.