Trợ Lý Phòng Dịch Vụ

1. Quản lý và cập nhật hồ sơ, tài liệu
Quản lý, cập nhật hồ sơ công trình, hồ sơ dịch vụ
Quản lý và cập nhật định mức công
Theo dõi và cập nhật việc thực hiện công việc định kỳ bộ phận Dịch vụ trong bảng Theo dõi định kỳ (ngày thực hiện, lần thực hiện, số công thực hiện).
2. Theo dõi, quản lý nhân sự tại các công trình.
Điều động nhân sự các công trình theo yêu cầu công việc
Theo dõi nhân sự mới về công trình
Theo dõi nhân sự điều chuyển hàng ngày, hàng tuần ( Phối hợp với phòng nhân sự )
Tổng hợp và bàn giao thay đổi nhân sự hàng tuần,
Tổng hợp danh sách thay đổi TT hàng tháng (chốt ngày 29) và chuyển phòng HC-NS
3. Trao đổi thông tin và phối hợp với các bộ phận nội bộ.
Là đầu mối thông tin của bộ phận DV với các BP, với các công trình. Giúp việc hàng ngày cho Trưởng bộ phận trong việc trao đổi thông tin nội bộ.
Kiểm duyệt giấy tờ, đề nghị, đề xuất....trước khi trình Trưởng bộ phận
Tham gia họp giao ban và các buổi họp phát sinh khác
Lưu trữ tài liệu, văn bản, giấy tờ....
Tổng hợp, báo cáo các hoạt động của phòng khi có yêu cầu
4. Thực hiện triển khai công trình mới.
Thực hiện khảo sát và tư vấn khảo sát công trình mới khi có yêu cầu
Phối hợp cùng phòng Kinh doanh khảo sát và xây dựng phương án công trình mới khi có yêu cầu.
Lên kế hoạch & triển khai công trình mới: chuẩn bị vật tư, máy móc thiết bị, sắp xếp các vị trí nhân sự để công trình mới được hoạt động ổn định, hoàn thiện bộ HSCT & bàn giao lại công trình cho Giám sát công trình.
5. Hướng dẫn, hỗ trợ công trình hiện hữu xây dựng, điều chỉnh, thay đổi phương án, nhân sự, công việc, MMTB...
Sắp xếp, điều động nhân sự khi có sự biến động, tham mưu cho Trưởng bộ phận về việc điều chuyển giám sát khi có yêu cầu. Phân công lại các vị trí nhân sự của công trình (nếu cần thiết): bố trí lại vị trí làm việc, điều chỉnh lại lịch vệ sinh định kỳ, chấn chỉnh tác phong làm việc của nhân viên
Họp giao ban với Giám sát công trình & công nhân khi cần để phổ biến kịp thời về chính sách, quy chế làm việc, an toàn lao động của Công ty, đồng thời ghi nhận những khó khăn để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp hoặc xin ý kiến chỉ đạo.
Kiểm tra, ghi nhận và xử lý các trường hợp vi phạm kỷ luật của nhân viên ở các công trình được phân công.
Phối hợp với bộ phận tuân thủ tiến hành đi kiểm tra tính tuân thủ và kiểm soát chất lượng dịch vụ tại các công trình. Chủ động phát hiện các điểm không phù hợp đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện chất lượng DV công trình, hướng dẫn làm việc hiện tại cho hiệu quả hơn.
Phối hợp với bộ phận tuân thủ và đào tạo cùng tiến hành đào tạo nhân viên mới hay giám sát mới.
Kiểm soát việc sử dụng máy móc, thiết bị của công trình được phân công....
Kiểm soát Phối hợp, hướng dẫn Giám sát công trình giải quyết các sự cố, phát sinh trong quá trình thực hiện dịch vụ. Tham gia giải quyết các phát sinh tại công trình.