1. MỤC TIÊU VỊ TRÍ
Trợ lý Tổng
Giám đốc là vị trí làm việc trực tiếp cùng Tổng Giám đốc, có vai trò kết nối - điều phối - giám sát - thúc đẩy việc thực thi các công việc quan trọng của Công ty.
Người đảm nhiệm vị trí này không chỉ hỗ trợ lịch trình và hành chính cho Tổng Giám đốc mà cần có khả năng nắm bắt nhanh vấn đề, tổng hợp thông tin, theo dõi tiến độ và chủ động thúc đẩy các bộ phận hoàn thành công việc theo định hướng của Ban Lãnh đạo.
Đây là vị trí phù hợp với ứng viên có tư duy quản trị, khả năng giao tiếp tốt, nhạy bén trong kinh doanh và mong muốn phát triển lâu dài cùng Ban Lãnh đạo trong lĩnh vực chăm sóc thính giác - thiết bị trợ thính - ốc tai điện tử.
2. TRÁCH NHIỆM CHÍNH
A. Hỗ trợ trực tiếp Tổng Giám đốc
Quản lý và điều phối lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác và các cuộc hẹn quan trọng của Tổng Giám đốc.
Chuẩn bị tài liệu, báo cáo, số liệu và các thông tin cần thiết trước các cuộc họp/làm việc.
Tham dự các cuộc họp theo phân công; ghi nhận nội dung, kết luận và các đầu việc cần triển khai.
Theo dõi, đôn đốc và cập nhật tiến độ thực hiện các quyết định/chỉ đạo của Tổng Giám đốc.
Chủ động nhắc việc, cảnh báo các vấn đề có nguy cơ ảnh hưởng đến tiến độ hoặc mục tiêu chung.
Hỗ trợ Tổng Giám đốc trong việc chuẩn bị nội dung làm việc với đối tác, bác sĩ, chuyên gia, nhà cung cấp và các bên liên quan.
B. Điều phối vận hành và triển khai chiến lược
Là đầu mối phối hợp giữa Tổng Giám đốc và các phòng ban.
Theo dõi các dự án/đầu việc trọng điểm do Tổng Giám đốc giao.
Xây dựng bảng theo dõi công việc, deadline và mức độ hoàn thành của từng đầu việc.
Đôn đốc các bộ phận thực hiện đúng tiến độ.
Tổng hợp các vấn đề tồn đọng và đề xuất phương án giải quyết.
Hỗ trợ triển khai các kế hoạch mở rộng hệ thống, phát triển điểm bán/cơ sở, cải tiến quy trình và nâng cao chất lượng dịch vụ.
C. Hỗ trợ Marketing & phát triển thương hiệu
Phối hợp với Marketing trong việc triển khai các chiến dịch truyền thông, sự kiện và chương trình dành cho khách hàng.
Theo dõi tiến độ các hạng mục marketing quan trọng theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc.
Hỗ trợ chuẩn bị nội dung làm việc với bác sĩ, chuyên gia, bệnh viện, phòng khám và các đối tác chiến lược.
Theo dõi hình ảnh thương hiệu và chất lượng truyền thông tại các điểm tiếp xúc với khách hàng.
D. Đối tác, bác sĩ và chuyên gia
Hỗ trợ Tổng Giám đốc trong việc duy trì và phát triển quan hệ với các bác sĩ, chuyên gia thính học, bệnh viện, phòng khám và đối tác.
Chuẩn bị lịch làm việc, nội dung trao đổi và tài liệu liên quan.
Theo dõi các cam kết và đầu việc sau các buổi làm việc.
Hỗ trợ tổ chức các hội thảo, chương trình đào tạo hoặc sự kiện chuyên môn khi được phân công.
E. Báo cáo & phân tích
Xây dựng và duy trì hệ thống báo cáo
phục vụ Tổng Giám đốc.
Tổng hợp dữ liệu từ các bộ phận và chuyển hóa thành thông tin ngắn gọn, dễ hiểu, có trọng tâm.
Phân tích các vấn đề phát sinh và đưa ra nhận định/đề xuất ban đầu.
Chuẩn bị báo cáo tuần/tháng/quý hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu.
1. Học vấn & kinh nghiệm
Tốt nghiệp Đại học trở lên.
Ưu tiên các chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Marketing, Y tế, Ngoại thương, Ngôn ngữ hoặc các ngành liên quan.
Có từ 1-2 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý Tổng Giám đốc, Executive Assistant, Business Assistant, Project Coordinator, Management Trainee hoặc vị trí tương đương.
Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong lĩnh vực y tế, thiết bị y tế, chăm sóc sức khỏe, bán lẻ, dịch vụ hoặc hệ thống chuỗi.
Có kinh nghiệm làm việc trực tiếp với cấp quản lý cao là một lợi thế lớn.
2. Năng lực chuyên môn
Có khả năng tổng hợp và phân tích thông tin tốt.
Thành thạo Word, Excel/Google Sheets và PowerPoint/Google Slides.
Có khả năng lập báo cáo, theo dõi KPI và quản lý tiến độ công việc.
Có tư duy logic, biết xác định vấn đề và ưu tiên công việc.
Có khả năng quản lý nhiều đầu việc cùng lúc.
Có kỹ năng tổ chức cuộc họp, quản lý lịch và theo dõi action items.
Tiếng Anh giao tiếp và đọc hiểu tài liệu tốt
3. Phẩm chất cá nhân
Tư duy hướng kết quả, không chỉ đơn thuần hoàn thành nhiệm vụ.
Giao tiếp tinh tế, chuyên nghiệp và có khả năng làm việc với nhiều cấp độ nhân sự.
Cẩn thận, bảo mật và đáng tin cậy.
Có khả năng chịu áp lực cao và xử lý công việc phát sinh.
Có tư duy dịch vụ và sự đồng cảm với khách hàng, đặc biệt trong lĩnh vực chăm sóc thính giác.
Sẵn sàng học hỏi kiến thức về thính học, thiết bị trợ thính và ngành chăm sóc sức khỏe.