Trưởng Ban Hành Chính Tập Đoàn

Mô tả công việc
Mức độ phù hợp và xếp hạng của bạn so với ứng viên khác như thế nào?
I. Thông tin chung
Bộ phận Ban Hành chính Tập đoàn
Chức danh Trưởng ban Hành chính Tập đoàn
Mã công việc
Cán bộ quản lý trực tiếp Phó Tổng Giám đốc được phân công
II. Nhiệm vụ cụ thể
A. Quản lý hành chính và dịch vụ văn phòng
● Quản lý việc tiếp nhận, điều phối nhu cầu hành chính; kiểm soát dịch vụ văn phòng phẩm, in ấn, máy photocopy, nước uống và chuyển phát nhanh;
● Quản lý công tác phí, đặt vé máy bay, khách sạn; kiểm soát chi phí đi lại, viễn thông, điện nước, thuê văn phòng và nhà công vụ;
● Kiểm soát dịch vụ hành chính tại dự án; công tác khắc dấu, danh thiếp, công chứng, chứng thực và các đề xuất phát sinh;
● Phối hợp tổ chức hội nghị, sự kiện nội bộ, hoạt động trang trí lễ Tết, quà tặng đối ngoại và phúc lợi hành chính;
● Kiểm tra điều kiện làm việc tại văn phòng; quản lý ngân sách, hồ sơ thanh toán và đề xuất tiết giảm chi phí hành chính;
● Xây dựng quy trình, định mức, biểu mẫu hành chính; kiểm tra việc áp dụng và báo cáo kết quả thực hiện.
B. Quản lý hoạt động mua sắm tập trung
● Quản lý kế hoạch mua sắm hàng hóa, vật tư, thiết bị và dịch vụ hành chính; kiểm tra đề xuất, nhu cầu, ngân sách và tiến độ;
● Kiểm soát khảo sát thị trường, lựa chọn nhà cung cấp, so sánh báo giá, đàm phán giá và điều kiện thương mại;
● Tổ chức lựa chọn nhà thầu, nhà cung cấp phục vụ thi công, trang trí, sản xuất, in ấn, lắp đặt và các sự kiện được giao;
● Quản lý danh sách nhà cung cấp, hợp đồng và đơn đặt hàng; theo dõi giao nhận, nghiệm thu, bàn giao và bảo hành;
● Kiểm soát hồ sơ mua sắm, thanh toán, công nợ và hiệu quả tiết kiệm chi phí; báo cáo các vấn đề phát sinh.
C. Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ và kho
● Quản lý tiếp nhận, ghi nhận, gắn mã, cấp phát, điều chuyển, cho mượn, thu hồi tài sản/CCDC; kiểm soát hồ sơ bàn giao;
● Kiểm soát bảo hành, bảo trì, sửa chữa, thay thế, thanh lý tài sản; bố trí chỗ ngồi và điều chỉnh mặt bằng làm việc theo phân công;
● Quản lý kho, nhập - xuất - tồn; ưu tiên điều chuyển, tái sử dụng tài sản trước khi đề xuất mua mới;
● Tổ chức kiểm kê định kỳ, đột xuất; đối chiếu số liệu, xử lý chênh lệch, mất mát, hư hỏng và kiểm soát định mức;
● Quản lý phần mềm, dữ liệu và báo cáo tài sản; phối hợp dự trù ngân sách mua sắm, sửa chữa hàng tháng.
D. Quản lý phương tiện và tổ lái xe
● Quản lý phương tiện ô tô, hồ sơ xe, đăng ký, đăng kiểm, bảo hiểm và các thủ tục liên quan;
● Kiểm soát kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa, an toàn và hiệu quả sử dụng phương tiện;
● Quản lý tổ lái xe; phân công lịch, điều phối xe và lái xe phục vụ công tác, khách hàng, đối tác theo phân công;
● Giám sát tác phong, an toàn giao thông, chất lượng phục vụ; chủ động bố trí xe và lái xe dự phòng;
● Kiểm soát chi phí nhiên liệu, cầu đường, gửi xe, bảo dưỡng; theo dõi lịch trình, số km và báo cáo hiệu suất sử dụng xe.
E. Tổ chức công tác tâm linh
● Lập kế hoạch, chủ trì tổ chức lễ động thổ, khởi công, cất nóc, nhập trạch, khai trương, lễ tạ tại khu vực miền Bắc;
● Tổ chức lễ xông đất, khai xuân, giỗ, Tết và các nghi lễ định kỳ theo yêu cầu;
● Phối hợp các đơn vị chuẩn bị thời gian, địa điểm, khách mời, lễ vật và phương án tổ chức; làm việc với thầy lễ và nhà cung cấp;
● Kiểm soát tiến độ, chi phí, chứng từ và báo cáo kết quả tổ chức các nghi lễ.
F. Quản lý bộ phận lễ tân
● Quản lý, hướng dẫn và đào tạo nhân viên lễ tân; kiểm soát chất lượng đón tiếp, khánh tiết, đăng ký khách và tiếp nhận thông tin;
● Giám sát sảnh, quầy lễ tân, khu vực tiếp khách; bảo đảm tác phong chuyên nghiệp, vệ sinh và trật tự;
● Quản lý lịch đặt phòng họp, chuẩn bị phòng và trang thiết bị; phối hợp xử lý sự cố và phục vụ cuộc họp, hội nghị, sự kiện;
● Phân công, kiểm tra các công việc thư ký, tạp vụ và hỗ trợ hành chính trong phạm vi bộ phận lễ tân.
III. Báo cáo
● Báo cáo định kỳ/đột xuất cho cấp Quản lý trực tiếp về kế hoạch, chi phí và kết quả hoạt động của các bộ phận hành chính thuộc phạm vi phụ trách;
● Kịp thời báo cáo rủi ro, công việc chậm tiến độ, sai lệch ngân sách hoặc vấn đề vượt thẩm quyền; đề xuất biện pháp xử lý.