Trưởng phòng Tổ chức Hành chính

Mô tả Công việc
Công tác quản lý điều hành chung
Chịu trách nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động Phòng TCHC: Tổ chức bộ máy; phân công nhiệm vụ, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát nhân viên Phòng TCHC thực hiện công tác hành chính, nhân sự, văn thư, lưu trữ, lễ tân... theo quy định Công ty.
Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý, sử dụng, bảo quản đúng mục đích tài sản Công ty.
Thực hiện kiểm tra các văn bản của Phòng TCHC (tờ trình, báo cáo, đề xuất...) khi trình BLĐ, chịu trách nhiệm trước BLĐ, trước pháp luật về tất cả các quyết định của mình.
Công tác quản lý văn bản hành chính, văn thư lưu trữ
Chủ trì xây dựng các văn bản (nội quy, quy định, thông báo, công văn, biểu mẫu...) trình BLĐ phê duyệt; chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, giám sát các bộ phận, phòng ban thực hiện đúng các văn bản ban hành.
Quản lý công tác văn thư, con dấu, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư lưu trữ.
Quản lý, lưu trữ, cập nhật hệ thống văn bản, tài liệu, thông tin... trên phần mềm Docpro.
Kiểm tra các văn bản hành chính của các bộ phận, phòng, ban (công văn, thông báo...) trước khi trình BLĐ ban hành.
Quản lý, theo dõi kết quả thực hiện nhiệm vụ của nhân viên nộp báo cáo định kỳ.
Công tác lễ tân hành chính
Quản lý thực hiện hồ sơ thủ tục cho nhân viên Công ty đi công tác trong nước, nước ngoài.
Chủ trì tổ chức thực hiện các quy định, kiểm tra, an toàn vệ sinh lao động, y tế...
Quản lý việc chuẩn bị phòng họp, phục vụ các cuộc hội họp, phòng làm việc BLĐ và đón tiếp khách đến làm việc với BLĐ, các bộ phận, phòng, ban.
Công tác nhân sự
Chủ trì xây dựng các quy định về sử dụng lao động, tiền lương, thưởng, phụ cấp... trình BLĐ phê duyệt và tổ chức thực hiện.
Quản lý việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá chất lượng nhân viên.
Giải quyết các chế độ chính sách: lương, thưởng, phụ cấp, BHXH, BHYT, bảo hộ lao động, chế độ lao động nữ, trợ cấp khó khăn... theo quy định Công ty, quy định pháp luật.
Quản lý, theo dõi công tác lập, lưu trữ hồ sơ nhân viên Công ty.
Tổ chức các sự kiện: Nghỉ mát, tổng kết năm, gặp mặt đầu năm, quốc tế Phụ nữ 8/3... theo quy định công ty.
Quản lý, theo dõi thực hiện công tác khen thưởng, kỷ luật. Lập đề xuất xét thi đua khen thưởng cuối năm trình BLĐ. Tiếp nhận, đề xuất phương án trình BLĐ phê duyệt, trực tiếp xử lý các đơn thư khiếu nại.
Công tác quản lý tài sản, thiết bị văn phòng Công ty
Quản lý thực hiện bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa thang máy, thang cuốn, thang ô tô tự động, điều hòa, camera, máy tính, điện thoại... theo quy định công ty.
Thực hiện công tác hành chính khác.
Công tác Phòng cháy chữa cháy
Xây dựng quy định về PCCC, đề xuất mua sắm các thiết bị đúng quy định luật PCCC.
Phối hợp tổ chức tập huấn theo đúng quy định luật PCCC.
Lập kế hoạch, kiểm tra định kỳ các thiết bị PCCC đúng quy định.
Công tác an ninh trật tự
Kiểm tra, giám sát công việc của Bảo vệ theo hợp đồng, quy định Công ty đảm bảo an ninh, an toàn về tài sản, con người Công ty.
Lập kế hoạch trình BLĐ phê duyệt, thực hiện niêm phong văn phòng làm việc, Showroom, các Kho, tài sản... toàn công ty khi nghỉ Lễ, Tết dài ngày hoặc đột xuất theo chỉ đạo của BLĐ.
Làm việc với các cơ quan chức năng trong công tác giữ gìn trật tự an ninh, an toàn xã hội trên địa bàn hoạt động các đơn vị trực thuộc Công ty.