Trưởng Bộ Phận Kho Vận

I. NỘI DUNG CÔNG VIỆC
1. Nhiệm vụ chính:
Giám sát và quản lý bộ phận Kho vận.
- Rà soát và giám sát các báo cáo, kết quả công việc được thực hiện bởi các nhân viên thuộc bộ phận Kho vận.
- Xây dựng kế hoạch hành động, nội dung công việc cần thực hiện và phân công công việc cho nhân viên thuộc bộ phận Kho vận.
- Tích cực tham gia vào việc nhân diện các vấn đề hiện có và tìm kiếm giải pháp phù hợp nhằm nâng cao chất lượng công việc của bộ phận Kho vận.
 Thực hiện các công tác quản lý nhân sự đối với bộ phận Kho vận.
 Xây dựng kế hoạch công việc, hướng dẫn, chỉ đạo và đánh giá hiệu quả công việc của các nhân viên kho.
 Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự (ngắn hạn và dài hạn) cho bộ phận Kho vận.
- Trực tiếp tham gia vào quá trình tuyển dụng nhân sự cho bộ phận Kho vận.
Quản lý và điều tiết hoạt động kho vận.
- Tham gia tính toán và duy trì lượng tồn kho tối ưu theo kế hoạch giao hàng và kế hoạch kinh doanh.
- Quản lý điều tiết mọi hoạt động của kho thành phẩm phục vụ cho các hoạt động kinh doanh của Công ty được kịp thời và hiệu quả.
- Lập kế hoạch công việc ngày, tuần, tháng cho bộ phận Kho vận trên cơ sở thông tin từ các bộ phận, phòng ban liên quan hoặc trực tiếp từ Ban giám đốc, tổ chức thực hiện, giám sát quá trình thực hiện các nghiệp vụ của bộ phận Kho vận.
- Hướng dẫn và giám sát nhân viên kho thực hiện nghiệp vụ Nhập - Xuất kho đúng quy định"nhập trước, xuất trước", kiểm đếm và phân biệt trạng thái hàng hóa trong kho, tuân thủ quy cách sắp xếp hàng hóa trong kho, xếp hàng trên Pallets và các quy định trong quy trình quản lý kho, nhằm giảm thiểu những sai sót, chi phí phát sinh.
- Giám sát đôn đốc nhân viên kho hàng ngày kịp thời cập nhật số lượng xuất nhập thực tế và đối chiếu với hệ thống, tổng hợp báo cáo Nhập Xuất Tồn kho gửi cho các bộ phận liên quan theo quy định.
- Kiểm soát các mã hàng thành phẩm, vật tư tồn kho thuộc diện hàng lỗi, kém chất lượng, không thể sử dụng được, hoặc đã hết đơn hàng. Từ đó gửi báo cáo cho Ban Giám đốc, bộ phận Kế toán và các phòng ban liên quan có phương án xử lý, tránh để lâu ngày chiếm mặt bằng lưu kho.
Duy trì và triển khai các hệ thống tiêu chuẩn trong kho:
- Triển khai và duy trì việc thực hiện áp dụng tiêu chuẩn trong vận hành hệ thống kho, như tiêu chuẩn 5S; PCCC, SA8000, ISO.
- Tổ chức thực hiện và giám sát công tác bảo quản lưu trữ hàng hóa trong kho gọn gàng, khoa học đúng hướng dẫn của nhà sản xuất, tránh hàng hóa bị ướt, đổ vỡ và đảm bảo an toàn PCCC.
- Cùng các nhân viên kho lập sơ đồ Layout kho và cập nhật sơ đồ khi có phát sinh hàng hóa trong kho hoặc có sự luân chuyển vị trí hàng hóa trong kho.
Tổ chức, giám sát và kiểm kê kho:
- Tổ chức và giám sát việc kiểm kê kho định kỳ hoặc đột xuất đảm bảo chính xác số lượng hàng hóa tồn kho thực tế với sổ sách và hệ thống phần mềm.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về tình hình sử dụng kho bãi, kế hoạch chuẩn bị mặt bằng lưu trữ trong thời điểm hàng hóa Min, Max. Cảnh báo hàng bán nhanh, bán chậm, vật tư tồn kho tối thiểu tối đa tránh thiếu hàng hoặc lãng phí do tồn đọng vốn trong kho.
Tham gia kiểm soát việc tính toán phát hành nhu cầu vật tư; tiến độ hàng về và duy trì lượng tồn kho tối ưu theo kế hoạch sản xuất và kế hoạch giao hàng
- Tham gia hỗ trợ và kiểm soát lại việc tính toán MRP cho tổng đơn hàng đã nhận và phát hành yêu cầu mua vật tư từng phần theo tiến độ giao hàng và kế hoạch sản xuất tránh để vật tư mua về quá nhiều tồn kho mà chưa cần thiết sử dụng.
- Tham gia kiểm soát việc đặt hàng của bộ phận thu mua: Số lượng, tiến độ hàng về đảm bảo phù hợp với kế hoạch sản xuất và yêu cầu giao hàng, tránh tồn kho, lưu kho gây lãng phí.
- Tham gia tính toán và duy trì lượng tồn kho tối ưu theo kế hoạch giao hàng và kế hoạch sản xuất.
- Phối hợp cung cấp thông tin theo yêu cầu của ban Kiểm toán nội bộ.
- Đầu mối tiếp nhận thông tin, phân công công việc cho các nhân viên trong bộ phận Kho vận phù hợp với khả năng và năng lực cá nhân.
- Đảm bảo công việc của bộ phận Kho vận hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra.
- Lập kế hoạch ngân sách của bộ phận Kho vận.
- Báo cáo đánh giá hiệu quả hoạt động theo tháng/ năm.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác thuộc chức năng, nhiệm vụ của chức năng và theo sự phân công của cấp trên.
II. TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN
1. Trách nhiệm:
- Đảm bảo những thông tin, phân tích, dự báo, cảnh báo đầy đủ, chính xác và trung thực.
- Bảo mật thông tin trong quá trình làm việc.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật và Ban Giám đốc Công ty.
- Tuân thủ đầy đủ, nghiêm túc quy định và chính sách của Công ty.
- Phối hợp tốt với các bộ phận, phòng ban,
- Đề đạt những giải pháp, ý kiến để cải tiến hiệu quả của bộ phận cũng như cá nhân.
2. Quyền hạn:
- Phân công công việc cho nhân sự được giao phụ trách và xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
- Ký soát xét hồ sơ, đề xuất, tờ trình trước khi trình Ban giám đốc phê duyệt.