Trưởng Kho

Mô tả Công việc
1. Xây dựng bộ máy và điều hành hoạt động của bộ phận Kho
2. Xây dựng cấu trúc của phòng:
- Phối hợp phòng HCNS xây dựng sơ đồ tổ chức của phòng; định biên nhân sự;
- Tuyển dụng và đào tạo nhân sự: Đảm bảo các thành viên trong bộ phận kho được đào tạo đầy đủ về các quy trình và quy định, cũng như phát triển kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả. Định kỳ tổ chức đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và thực hiện các biện pháp khích lệ, đào tạo nâng cao khi cần thiết
3. Phân công nhiệm vụ: Tổ chức phân công nghiệm vụ cho từng thành viên trong bộ phận, đảm bảo rằng mỗi người có trách nhiệm rõ ràng, có tiêu chí đánh giá cụ thể tiêu chuẩn, chất lượng hoàn thành của mỗi công việc.
4. Thiết lập hệ thống quản lý thông tin: Thiết lập và duy trì hệ thống quản lý thông tin hiệu quả, đảm bảo rằng tất cả các dữ liệu xuất, nhập, tồn Kho được cập nhật kịp thời, chính xác trên phần mềm Bravo
5. Xây dựng văn hóa, môi trường làm việc trong bộ phận, thúc đẩy sự hợp tác và chia sẻ giữa các thành viên, đảm bảo rằng các thành viên làm việc cùng nhau một cách hiệu quả và thông tin được chia sẻ một cách đầy đủ và kịp thời.
6. Đảm bảo tuân thủ quy trình và quy định: Đảm bảo rằng tất cả các hoạt động của Kho tuân thủ các quy trình và quy định của công ty
- Xây dựng hệ thống quy trình, quy định hoạt động của Kho đảm bảo rõ ràng, hiệu quả
- Cải tiến quy trình lưu trữ và xuất hàng để nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu thời gian xử lý.
- Đề xuất các giải pháp công nghệ mới để cải thiện quy trình quản lý kho
7. Xây dựng các hướng dẫn công việc, form biểu, cách làm, cách kiểm tra, tiêu chí đánh giá cho từng công việc trong phòng.
8. Xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai, giám sát thực hiện
9. Lập kế hoạch và tổ chức:
- Lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát hoạt động kho bãi hàng ngày
- Đảm bảo việc tiếp nhận, lưu trữ và phân phối hàng hóa được thực hiện đúng quy trình và hiệu quả.
-Theo dõi và quản lý mức tồn kho, đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn để đáp ứng nhu cầu sản xuất và khách hàng
10. Cải tiến và tối ưu hóa các quy trình, quy định trong quá trình thực hiện:
-Hợp tác với các bộ phận khác để tối ưu hóa quy trình cung ứng, từ việc đặt hàng đến nhận hàng và phân phối
11. Đảm bảo tính phối hợp, hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty:
- Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác như sản xuất, bán hàng, và mua hàng để đảm bảo quy trình cung ứng hiệu quả.
- Cung cấp thông tin cần thiết về hàng hóa cho các bộ phận liên quan
12. Xử lý ngoại lệ và vấn đề phát sinh: Trưởng Kho phải xử lý mọi ngoại lệ và vấn đề phát sinh trong hoạt động kho bãi, bao gồm (không giới hạn) các việc giải quyết các sai sót, tranh chấp, các vấn đề pháp lý, các phát sinh khác liên quan đến bộ phận. Đảm báo có thể ứng phó hiệu quả với các vấn đề, giảm thiểu thiệt hại và hoạt động kho bãi diễn ra suôn sẻ
13. Báo cáo:
Thực hiện báo cáo định kỳ và đột xuất cho Ban TGĐ công ty để theo dõi, đánh giá và cải tiến hiệu quả hoạt động của kho: Báo cáo tồn kho, báo cáo nhập kho, báo cáo xuất kho, báo cáo kiểm kê, báo cáo sử dụng hàng hoá, báo cáo mất mát và hư hỏng hàng hóa, báo cáo chi phí tồn kho, báo cáo hiệu suất kho, báo cáo theo dõi đơn hàng, báo cáo phân tích xu hướng,....
14. Phân tích và đánh giá: Từ số liệu thống kê, đọc và phân tích báo cáo, đánh giá hiệu quả hoạt động kho đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kho
15. Xây dựng và duy trì hệ thống báo cáo: Tham gia vào việc xây dựng và duy trì hệ thống báo cáo, đảm bảo rằng thông tin hàng hóa, linh kiện được ghi chép và báo cáo một cách đúng đắn và kịp thời.
16. Tham mưu, tư vấn
- Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc trong việc bố trí, sắp xếp layout kho hàng
- Tư vấn, cảnh báo các rủi ro về hoạt động kho bãi: An ninh, an toàn, tồn kho, bảo mật
17. Nhận diện rủi ro: Chủ động trong việc nhận diện các nguy cơ và rủi ro có thể ảnh hưởng đến hoạt động kho . Bao gồm (không giới hạn) việc phân tích môi trường làm việc, quy trình kiểm soát và các yếu tố nội bộ để xác định các vấn đề tiềm ẩn.
- Xây dựng và thực hiện biện pháp kiểm soát rủi ro: Dựa trên việc nhận diện và đánh giá, đưa ra biện pháp kiểm soát rủi ro để giảm thiểu hoặc loại bỏ các rủi ro tiềm ẩn, thiết lập các quy trình kiểm tra nội bộ, tăng cường kiểm tra và cân nhắc các phương pháp bảo hiểm.
- Báo cáo và thông tin: Báo cáo cho ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan về tình hình kiểm soát rủi ro. Cung cấp thông tin chi tiết về các rủi ro đã được nhận diện, biện pháp kiểm soát đã triển khai và các vấn đề cần giải quyết.
18. Tham gia đề xuất các phương án, phương pháp và đầu tư phần mềm trong việc quản lý kho