Mô tả Công việc
I. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Đảm bảo chất lượng các dịch vụ vận hành (bảo vệ, vệ sinh, côn trùng, kỹ thuật...) theo đúng tiêu chuẩn Công ty.
Giám sát và duy trì chất lượng
phục vụ cư dân/khách hàng
Đảm bảo sự vận hành trơn tru của toàn bộ hệ thống dịch vụ tại dự án.
II. NHIỆM VỤ CHÍNH
1.
Giám sát dịch vụ - vận hành hiện trường
Kiểm tra, giám sát và đánh giá chất lượng dịch vụ của các nhà thầu:
bảo vệ, vệ sinh, xử lý côn trùng, cây xanh, hồ bơi...
Theo dõi việc tuân thủ tiêu chuẩn vận hành
Phối hợp bộ phận kỹ thuật/nhà thầu kỹ thuật khi có sự cố vận hành, đảm bảo khắc phục nhanh và đúng quy trình.
2. Chăm sóc cư dân
Giám sát nhân viên tiếp nhận & xử lý yêu cầu cư dân
Hỗ trợ hướng xử lý hoặc trực tiếp giải quyết các tình huống phức tạp, các khiếu nại cấp độ cao.
Theo dõi SLA - thời gian xử lý yêu cầu, đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đúng quy trình.
Đánh giá mức độ hài lòng cư dân, theo dõi tỉ lệ khiếu nại và đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng.
3. Quản lý thông tin - Công nợ
Quản lý hồ sơ thông tin cư dân, cập nhật chính xác và bảo mật.
Gửi thông báo, công văn của BQL đến cư dân/khách hàng.
Kiểm soát tiến độ và tỷ lệ thu hồi công nợ dịch vụ của dự án; hỗ trợ đôn đốc khi cần.
4. Quản lý hồ sơ - thanh quyết toán - ngân sách
Kiểm soát hồ sơ thanh toán, tạm ứng, thanh/ quyết toán hàng tháng của Bộ phận.
Kiểm tra và đảm bảo nhập liệu chi phí đúng vào phần mềm ngân sách.
Kiểm soát hồ sơ thanh toán cho các nhà thầu: bảo vệ, vệ sinh, cây xanh, hồ bơi...
Báo cáo chi phí hàng quý và lưu trữ hồ sơ theo quy định.
Quản lý quỹ hoạt động của Bộ phận QLVH - BHBT.
5. Công việc giấy tờ - hợp đồng
Thực hiện và kiểm soát thủ tục ký mới, thanh lý Hợp đồng dịch vụ theo yêu cầu của Quản lý tòa nhà.
Theo dõi các thông báo, quyết định, tài liệu liên quan đến vận hành dự án; lưu trữ và cập nhật đầy đủ.
6. Báo cáo & phối hợp
Báo cáo định kỳ/đột xuất về tình trạng vận hành, chất lượng dịch vụ và phản ánh cư dân cho QLTT/CEO.
Phối hợp với các phòng ban nội bộ để xử lý yêu cầu cư dân hoặc các vấn đề vận hành liên quan.
Tham gia họp định kỳ, đào tạo, chia sẻ kinh nghiệm trong bộ phận nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ.
7. Các nhiệm vụ khác
Hỗ trợ các công việc khác theo phân công của Quản lý trực tiếp và Ban Lãnh đạo.